应用型高校行政管理中面临的问题及改进措施

任晨阳

(宿迁学院, 江苏宿迁223800)

高校办公室作为高校重要的管理服务部门，同时也是学校的“窗口”部门，在学校的行政管理体系中承担着上情下达、对外联络、综合协调、综合服务、管理督办等多项职能[1]。高校行政综合管理是高校运行的“中枢”，行政综合管理体系是实现学校跨越式发展的基础保障[2]。办公室行政管理和综合服务水平高，能在很大程度上提升学校在行政管理、教学科研、人才培养和服务地方经济等各方面工作的成效，同时也展现了学校整体的工作水平和对外的良好形象。近年来，地方高校、民办高校纷纷向应用型本科高校转型发展，高校办公室管理内容也要随之转型，所需要面临的挑战也相应增加，管理制度有待完善、重管理轻服务等问题日益凸显，影响办公室的行政管理效能。

一、应用型高校办公室工作的特点

(一) 综合性相对于校内其他职能部门，办公室的行政管理工作范围更广，内容更加具体和琐碎，有时还需要与学校多个部门协作共同完成。同时，办公室还要及时收集和把握上级的方针政策和指示精神，熟悉学校的工作计划、安排在学校各部门的具体落实情况。除此以外，学校具体职能部门没有明确负责的事务，办公室也需要主动跟进落实。

(二) 服务性办公室工作有较强的服务性，基本指导思想是“三服务”理念，即服务好学校领导、服务好学校各职能部门、服务好广大师生员工。同时,办公室工作中对文件、会务、事务的处理等也体现了较高的服务性。办公室工作服务质量的高低，还取决于工作人员的服务意识。

(三) 随机性办公室会经常面临一些需要急办的任务，处理突发问题。因此，办公室工作的临时性、突发性和随机性特点较明显。如学校在承办学术年会期间，政府部门临时安排调研任务，类似情况时有发生，这就要求办公室既要高效、保质、保量地完成学校重大会务工作，又不能影响接待政府部门的调研活动。

(四) 时效性办公室作是高校各项工作运转的中枢部门，无论是接收主管部门发文和工作指示，还是学校的上行请示，亦或是校内相关信息的通知和传递，还是学校的重大事项的跟进与督办，都需要快捷、及时和准确，这就要求办公室工作人员必须在规定的时间节点内完成相应的工作，才能体现工作效能。因此，高校办公室工作的特点还具有时效性。

(五) 保密性办公室在办文的过程，会有一部分的涉密文件；在办公室办会过程中，还会接触到学校很多重大事项的安排和决策；办公室工作人员，长期在核心的岗位工作，一些领导讨论的机密信息也会较早地知道。以上都是学校工作的机密信息，办公室工作人员必须做到“管住嘴”，做到高度的保密。

二、应用型高校办公室行政管理面临的问题

(一) 管理制度不完善高校办公室工作综合性强、随机性大、时效性高，必须要有严格的管理制度和标准的办事流程，否则，将会影响办公室甚至学校其他职能部门的工作效能。当前，虽然在办公室文件流转、会务安排和综合事务中，已经形成了系统的工作制度和办事流程，但并不完善，与应用型高校的办学定位还不配套。另外，还有部分高校存在执行走样甚至不按制度执行的情况。在学校发展的不同阶段，如何及时调整制度建设，规范办理流程，保障办公室工作的有效开展，是管理中面临的首要问题。

(二) 综合协调能力不足办公室工作和联系对象是上级政府、兄弟院校、企事业单位及学校内部各职能部门，负责做好学校综合性事务工作，具有协调各方的重要职能。因此，高校办公室会遇到各种各样的事情、各种各样的矛盾。综合协调、化解矛盾、减少分歧是办公室的难点工作，工作人员在处理这些问题的时候，往往会显得能力不足、经验不够，稍有不慎，还会引起更加激烈的矛盾，未能起到协调的作用。

(三) 业务水平不够很多人认为办公室人员就是“打杂的”，跑跑腿、传传话，打打材料，领导安排什么就做什么，也不用追求工作创新，甚至不用主动思考工作[3]。事实上，办公室工作人员不仅要做好自身的本职工作，还需要了解学校的发展规划，教学单位的教学科研工作，学生管理工作和学校其他职能部门的工作。这就要求办公室工作人员成为“全面手”，要加强多方面知识的学习，熟悉国家的大政方针，了解各学科常识，知晓各职能部门常规业务内容和范围。但是，办公室工作本身存在人手少、任务重，事务杂等特点，想要进行系统、专业的学习和培训难度较大。

(四) 服务意识不强虽然很多高校的办公室工作提出了“三服务”工作理念，但是落实到具体工作中，就出现了工作打折扣的现象。一些办公室工作人员受到官僚主义思想的侵蚀和影响，更多地把服务重心放在了领导上，加之办公室事务繁杂，所以在服务学校职能部门和广大师生上就有所欠缺，表现出服务意识不强等问题。这就很容易造成部分师生对学校办公室的工作不满意，甚至对学校工作有意见。另外对于领导的服务还会出现具体事务工作多，参谋助手作用发挥不明显等现象。

三、改进应用型高校办公室行政管理的措施

(一) 加强制度建设无论是什么工作，健全的管理制度，规范的工作程序都是高校行政管理工作有效开展的基础。对于办公室工作，更是如此，因为办公室工作具有综合性、随机性和时效性，如果没有完善的管理制度和规范的工作流程作为保障，就容易出现管理和工作上的混乱甚至失误。首先要做到职责分明，权限清晰，责任到岗，责任到人，确保各项工作每个节点都有据可依，有章可循；第二，在保证管理制度和工作流程规范化的同时，还要根据学校应用型的办学定位要求，做好适时、及时的完善、调整和补充。第三，确保制度有效落实，办公室工作要随时接受各职能部门和广大师生的监督。

(二) 提升综合协调能力综合协调工作是高校办公室行政管理中的一项重点工作，直接关系到学校行政工作效能。首先要了解学校的各项规章制度，熟悉各部门单位的岗位职责，把握好领导的意图；其次要加强与校内部门单位的沟通联系，减少分歧，让大家的目标向着一个方向去努力；最后还要联络协调好与业务指导单位、地方政府、社会各界的关系，对外展示良好的学校形象。

(三) 提高业务水平如果办公室工作人员有较高的业务水平，那么他完成日常事务性工作的效率也较高，提升办公室工作人员业务能力，也是体现学校高效管理的关键所在。办公室工作人员除了在文件处理、会务安排和综合事务等本职工作上要成为“专家”，还要在教学、科研、人事管理等知识方面成为“全面手”，办公室工作人员在本岗位的业务上要做到“精”和“专”，在其他相关工作的专业知识储备上也要做到“宽”和“广”。办公室的工作人员在不断加强文笔功底的同时，还需要提高综合协调能力，组织管理能力，现代化办公室设备运用的能力，临场应变能力等，才能更加有效地提升业务水平和工作效能。

(四) 增强服务意识办公室的工作更多的是服务性工作，“三服务”的工作理念不能只是口号，而要真切落实到实际工作中去。办公室工作人员要摆脱官僚主义思想，强化思想认识，做好服务领导工作的同时，在对职能部门和广大师生员工的服务上更要做到热情、周到、细心，主动。在办公室工作权限之内的问题，及时予以解决，超出工作职能范围的，能够综合协调的，尽快帮助协调，提高工作实效。要提高服务意识，不仅要有制度的制约，关键还需要提高自身的职业道德修养，要学会正确处理得与失的关系，甘当印度诗人泰戈尔笔下的“绿叶”。这样，才能真正改进工作中的服务方式、服务态度、服务质量。