高职院校档案安全管理问题及对策

刘 丹

(长江职业学院，湖北 武汉 430074)

档案安全是高校档案工作的底线，是高校档案事业发展的根基。随着现代化网络技术的发展，高校档案工作已迅速向数字化、智慧化档案迈进，与此同时，在电子档案大量涌现的情况下，加强高职院校档案安全管理是十分必要的。2016年4月，国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中指出，“坚持安全第一、守牢底线。把档案安全摆放在档案工作头等重要位置，坚持实体安全与信息安全并重，切实提升安全保障能力，牢牢守住档案安全底线。档案安全高效化。档案安全的基本条件和应急、灾备机制更加完善，人防、物防、技防‘三位一体’的安全防范体系更加健全，档案网络和信息系统风险管理能力全面提升”。新时期，档案安全管理的根本目的是保证档案实体的完整性和档案信息化的安全性。如何正确认识高职院校档案管理中存在的安全隐患问题，至关重要。

一、高职院校档案安全管理的必要性

(一)确保档案实体安全

高职院校档案中，档案实体包括从事招生、教学、科研与管理等活动直接形成的，且具有保存价值的各类纸质档案、实物、电子资料以及声像档案，档案实体和内容的安全是保障传统档案的重要依据，具有档案参考和凭证的重要作用，库房设备则是保证档案安全的基础保障。近年来，高职院校档案馆(室)建设上根据国家及湖北省对档案馆(室)的要求，一些高职院校对馆(室)进行重新建设或扩充和改造，库房配套新设备的使用为档案保管提供了更安全的保障。然而，根据近几年曝光的档案安全事故来看，国内外仍有档案被盗和烧毁事件发生，需要引起档案工作者，乃至所有教职员工共同重视。

(二)档案信息化建设安全

在现代化科技快速发展下，高职院校档案信息化也越来越被广泛利用，它将高职院校档案由传统纸质档案经过技术处理和加工成数字化档案后，通过电子文件的方式进行检索与查阅，有效减少了档案原件的使用率，加强了档案在网络技术领域新的存储、利用方式，使现今的电子文件能在几十年甚至是几百年后还能被读取和利用，从而提高了档案原件的使用寿命。[1]然而，国家及湖北省多次召开档案会议，强调档案网络安全隐患问题。近几年，某高校信息平台被恶意攻击，将学校系统瘫痪或篡改成其它信息，给学校乃至社会带来不良影响。因此，档案网络安全工作仍存在不少问题和短板，风险隐患不容小觑。

二、高职院校档案安全管理存在的问题分析

近年来，湖北省档案局下发《关于进一步筑牢安全防线确保档案安全的通知》以及湖北省教育厅办公室下发《关于开展档案安全风险隐患排查整治工作的通知》，由此可见，档案信息化工作必须要建立在档案安全的基础上，才能发挥档案利用功能。

(一)高职院校档案管理队伍建设不足

档案收集、整理和保管是档案工作者的基础职责。随着高职院校建校规模的不断扩大，一些高职院校有合并的院校，档案数量不断增加。合并后的学校档案，由于历史遗留问题导致档案凌乱，需要投入很多的精力、时间以及人手才能整理有序，此外，校园扩建规模后的基建档案、招投标(设备)档案、审计档案、财务档案以及声像档案都会随之增加。

部分民办职业院校及高职院校仍然存在大部分档案室专职档案员中，仅有一人或人员稀少的状况，并身兼其它行政职责，造成无暇专心档案工作，日积月累的档案未能得到有效管理，档案室的安全隐患难以预测。

(二)高职院校档案安全意识不强

在档案安全中，人是主要因素。档案库房是高职院校实体档案的堡垒，是实体档案安全的保障，库房设备的使用与管理由人来完成，最终取决于档案人对档案库房建设的认识与安全意识[2]。譬如新建设或升级的档案库房建设不符档案馆(室)建筑设计规范要求，以至于出现墙壁或屋顶漏水的现象；档案室引进的库房设备，档案人员操作不当，学习力不足和安全意识不强等问题；档案利用者在查阅档案时，未经允许擅自拍照和窃取档案原件，部分档案长期处于外借状态，并未履行档案借阅登记手续；少数应该归档的重要档案还握在某些领导或部门工作人员手里，无人知晓，出现档案遗失或档案不齐全现象，这样的情况在许多高职院校档案室屡见不鲜，给档案带来不安全风险。

(三)高职院校档案信息安全风险较高

高职院校档案信息安全具有二个特征：一是风险集群性。大数据时代，高职院校将档案进行处理、加工成数字化、网络化，档案信息安全面临的风险就越高，原因在于档案管理系统一旦出现黑客攻击或系统故障，将会造成巨大损失以及难以补救的局面；二是综合交叉性。高职院校档案共分为十二大类，分别来自于学校各个部门在各项活动中经过收集与整理而直接形成的档案，有传统档案、电子档案、实物档案和声像档案。来源多样，类型不一，彼此独立，但又彼此联系。

大数据环境下，高职院校档案信息安全风险分别表现为网络安全风险、数据安全风险、平台安全风险，以及服务安全风险。[3]档案信息如果不被重视和规范管理，容易受到不法分子利用，损坏档案管理系统。

(四)档案信息对外开放界限不清

随着现代科技的发展，带动了高校档案系统的信息化产业。许多高职院校都逐渐购置了正规和安全的档案管理系统，从最早的单机版、小网络版、大网络版以及升级版档案管理系统，它是由档案管理系统公司、高校办公系统OA公司、高校信息办公室、以及高校档案室等技术人员联合开发而成，根据不同高校的需求来设计开发档案管理系统。

有些高校在设计之初，未能查考升级版的档案管理系统的开发情况，造成档案管理系统在研发过程中问题不断，原因是档案能否对外开放的界限不清。按照国家档案事业发展“十三五”规划纲要的指示，档案信息化与互联网利用成为发展趋势，也给档案信息安全带来了更大挑战。现阶段，高职院校档案对外开放和信息化还未能真正得以实现。

(五)保密档案认识不到位

1988年，《中华人民共和国档案法》的实施将档案事业发展纳入法治化轨道。2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，再次强调了档案工作的重要性，从完善档案工作体制机制、建立健全档案资源、利用、安全保密的体系，加大对档案工作的支持保障力度等方面，对新时期档案工作提出了全面要求。近几年，国内仍有发生保密档案被外泄事件，造成不可估量的危害，由此可见，档案信息安全在大数据环境下，高职院校保密档案和敏感档案所面临的风险更为复杂。

三、加强高职院校档案安全管理的具体措施

(一)提高档案安全责任意识和抓好安全责任落实

首先，要全员高度重视档案安全工作，牢固树立“安全第一、预防为主”的档案安全管理工作原则，高职院校档案部门要严格组织对档案库房及周边消防报警系统、灭火设施设备、监控录像系统、机电空调设备、温湿度记录议、除湿器以及消毒设备等进行了全面排查，对可能存在的安全隐患要逐一研究解决，严防档案安全事故发生，并从学校总体安全工作角度，把档案安全作为学校安全重要基础工作抓实抓好。

制定并完善《档案管理实施细则》《档案工作领导小组及鉴定领导小组》《档案安全突发事件应急预案》等文件，严格落实档案安全应急预案相关责任，做到权责清晰、各负其责。

其次，档案工作部门应根据国家及省里有关档案工作相关文件精神，结合本校档案工作实际情况，及时组织各部门档案管理人员对文件精神进行认真传达和学习，多元化开展关于档案安全教育的宣传活动，提高全校人员对档案安全管理方面的意识，增强责任感及使命感。[4]

(二)严查安全隐患和杜绝档案安全事故

根据“安全第一、预防为主”的档案安全管理工作原则，档案工作部门要严格按照国家《档案馆建设标准》、《档案馆建筑设计规范》建设高校档案馆(室)。另一方面，要在学校经济条件允许的情况下，改善档案保管条件，配备档案室及库房内符合国家规格的相关设施设备，并组织定期对档案室档案安全情况开展全面排查，防患于未然。

要定期维护档案库房及消防自动报警系统、灭火设施设备、监控录像系统、机电空调设备、自动温湿度记录议、除湿器、消毒设备以及其它有关档案设备。要严格按照档案安全管理要求，强化日常安全及重大节假日前档案室安全运行检查工作，做好防虫、防湿、防潮、防高温、防火、防盗、防光、防鼠、防尘等“九防”要求，及时更换防虫和防霉药物，并定期对档案库房杀虫灭菌。对可能存在的安全隐患逐一研究解决，严防档案安全事故发生，确保档案室一切运转正常。

(三)建立健全档案安全管理长效机制

2015年8月，国务院印发《促进大数据发展行动纲要》。2016年4月，国家档案局印发《关于进一步加强档案安全工作的意见》。2016年11月，全国人大常委会通过《中华人民共和国网络安全法》，要求维护网络数据的完整性、保密性和可用性。2017年12月，习近平总书记进一步指出，要运用大数据提升国家治理现代化水平，切实保障数据安全。在高职院校档案工作加快数字化步伐与推动信息化进程的同时，需建立健全档案与信息安全管理长效机制；建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系；加强涉密计算机的管理及涉密人员保密意识；做好异质异地系统数据备份，确保档案数据长期安全保存，库藏档案资料保存完整、安全和零事故。

(四)正确处理档案信息化与档案安全问题

2017年全国档案安全工作会议指出：既不能为了安全保密而拒不开放利用，也不能忽视安全保密而盲目扩大开放利用[2]。这意味着凡是开放利用影响到国家和学校利益的档案，须严格按照有关法律法规和学校规定办理。随着当前科学技术的快速发展，数字化档案、智慧档案馆已经广泛开展运用，各高职院校逐渐将重要或全部传统档案进行处理，加工转化为数字档案。

在利用档案中，对涉及档案安全的保密文件及敏感文件成为档案信息化建设中的重要问题。既要实现高校方便获取和利用档案信息，特别是建立有数字化档案，可以方便、快捷和有效地查询所需的档案信息；又要关注档案信息化安全所受到严峻挑战。

高校档案部门人员经过联合探讨，认为目前高校档案信息内容还不适宜在网络平台上完全公开与开放，可以突破原有的传统安全观念，适当开放一部分档案，譬如毕业生成绩查询、学生档案查询、录取名册查询以及毕业生名册查询。总而言之，档案工作部门要准确把握档案安全面临的新情况新挑战，结合学校实际，以服务高校教育教学为主线，确保提高档案工作规范化、法治化和信息化。