国企人事档案管理急需改进

□ 梁小涛 刘建功

人事档案管理是人力资源管理的重要内容。人事档案是对个人经历、政治思想、业务水平、工作表现，以及工作变动等情况进行归纳的文件材料，是全面正确识别人员并进行培养、选拔、任用的重要依据。当前，企业工资分配、社会保障制度等各项改革措施也在不断深化，企业员工档案管理如何紧跟企业发展的步伐，更好地服务企业？

档案具有证实性凭证和服务性参考作用

用好用活人力资源，识别、培养、选拔干部，除从专业技术方面考察、甄选、甄别外，还要把人事档案当作重要参考依据。人事档案主要有两个方面的作用：证实性凭证作用和服务性参考作用。

在证实性凭证方面，人事档案形成的证明证据链具有真实性和原始性，是其他任何材料都不可替代的依据和凭证，是个体经历真实、全面的反映。单位招考政审，出具以档案为依据的各种证明，都要参阅人事档案。在服务性参考方面，查阅档案可以清楚了解个体工作轨迹，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。

现代企业为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能的全面、准确地了解员工，通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等结合。在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料，继续汇总、归入本人档案。人事档案还是科学确定个人信用体系的重要参考依据。

档案材料收集、归档和查阅使用存在问题

当前，国有企业在档案材料收集、档案归档、档案查阅使用上有进一步提升的空间。

在档案材料收集方面，以收集的人事档案材料为例，这些材料提供的信息存在质量问题。主要原因是甄别与收集体系不完善，导致人事档案一定程度存在信息失真、信息缺失、信息较少等情况。

在档案归档方面，在人事档案管理机制上，劳资双方签订劳动合同后，用人单位才可以调档。在市场经济条件下，人员流动较频繁，很多单位会忽视档案，甚至导致人员与档案脱节等问题。

在档案查阅使用方面，由于受传统思想的束缚，部分企业档案在收集鉴别、整理归档、查阅借用等方面没有完善的规章制度，在文件归档、登录、统计等一系列环节全部采用手工操作的方式。在个别单位，档案甚至可以随意查阅。

加强对档案管理的组织领导、使用管理和信息转化

党的十八大以来，《干部人事档案工作条例》印发，中央组织部在全国分级分批集中开展干部人事档案专项审核工作，对档案造假问题进行专项整治，制度建设加强，营造了干部人事档案管理的良好氛围。

国有企业要进一步加强对人事档案工作的组织领导工作，做到人事档案收集、归档、使用和查阅分开，同时对人事档案管理加强考核，明确考核结果与相关工作人员绩效之间的密切联系。进一步加强人事档案使用管理，明确档案要有充分体现干部忠诚、干净、担当的材料，为干部人事等工作提供全面准确鲜活及时的档案信息服务，用严格制度和严明纪律规范档案“建、管、用”各个环节。要加快人事档案信息化建设，积极开发相关数据库应用软件，有步骤、有计划地对企业档案进行数字化处理，科学地管理好新型档案材料。要提升人事档案管理人员素质，加强对档案管理工作人员的培训，使其能够掌握现代化档案管理方法及手段，以保证其能够更好地开展档案管理工作，建立机制确保档案信息不泄密。