浅谈数字化信息在医院档案管理中的应用

刘 洋

(张家口市第五医院，河北 张家口 075000)

随着时代的进步和互联网技术的发展，在医院档案管理中，传统的纸质档案管理模式的弊端逐渐显露出来，纸质的档案管理模式难以满足新时期档案管理工作的需要，档案管理工作逐渐实行数字化管理模式。

1 数字化信息在医院档案管理中的重要性

医院综合档案数字信息化管理是一项长远发展管理模式，它具有非常重要的现实意义，医院的综合档案数字信息化管理是医院管理中重要的组成部分，但是，现在的档案工作队伍存在着专业知识老化、专业面窄以及知识结构不合理、缺少档案管理专业人才等一系列问题，严重地阻碍了医院档案管理工作的健康发展，必须采取专业化的管理手段进行信息化管理，进而提升医院的综合水平。

很多医院已经充分认识到了数字化信息在医院档案管理中的重要性，医院档案资料不仅是为广大医务人员提供丰富、真实的信息资源，也为医院领导的决策和管理提供准确、完整以及可靠的原始数据，方便档案数据的查找和储存；医院档案管理工作为我国医疗机构的发展提供了重要的数据信息。加强数字信息化管理，不仅对于提高医院资源管理的有效性具有重要的意义，还对医院整体管理水平的提高有很大的帮助。

2 传统档案管理方式的缺陷

2.1 信息缺乏完整性

很多医院的实际状况不同，导致医院的管理系统各不相同，很多医院自身档案的基数很大，可是在实际工作中，档案管理人员将价值较高的档案资料随意摆放，导致很多纸质档案出现丢失现象，并且经过长时间保存，很多的档案已经模糊不清，一些重要的档案信息已经丢失，最终造成医院传统档案管理方式缺乏完整性。

2.2 缺乏统一的管理

制度体系的健全是档案管理的有效保障。由于医院各部门之间缺乏良好的沟通和协作，一旦制度体系不完善，就会出现档案资料重复或者利用率较低的现象，必然会对医院档案的稳定性产生一定的影响，进而导致医院档案数据泄露,最终对档案的安全性能造成严重的影响。因此，要建立健全完善的管理体系，加强各个部门之间的互动与交流，对违反要求的管档人员要做出严重的处罚，保证有价值的档案得到完整的收集和保存。

2.3 涵盖面窄

如今医院档案所涵盖的内容越来越广，不仅只是文书、财务、人事档案等，还有对病例资料的存档，档案内容越来越丰富。但是，现在很多医院根据以往的经验会对档案进行压缩管理，导致不少需要加入到档案管理中的材料并未被列入进去。

3 数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用

很多医院的档案管理大多数是依靠人工操作，其管理效率十分低下，传统的信息管理工作都是以手工抄写的形式，对工作人员的学历、性格、爱好、工作年限等进行整理，其工作效率较差，还容易出现差错。一旦保存的不够完整，多年之后纸张就会变得模糊，很多信息就无从查找，事后进行补充完善也十分困难，造成大量的时间和人力浪费。但是，数字化档案管理系统就不同，它可以有效避免以上问题的发生。因此，医院要发挥数字信息化档案管理系统在医院档案管理中的优势，提升档案管理人员的业务水平，医院档案管理部门要根据科学的管理方法来提高医疗机构综合档案信息的使用效率，保证医院工作人员在掌握相关专业知识的基础上，熟练掌握和利用好现代化的档案数字化设施。除此之外，医院应定期安排档案数据管理人员参加业务培训活动，确保档案管理者实时了解最新的管理理论，顺应时代发展的需要，用行之有效的方法避免医院传统档案管理方式上可能存在的管理漏洞。计算机的储存空间是很大的，可以对相关的信息进行全面的储存，确保档案信息储存的完整性。

3.1 在患者数据管理方面的运用

医院每天都会接收很多的患者，同时也会有一部分的患者出院，因此，要将数字化档案管理系统应用于医院患者数据管理工作中，运用数字化的档案管理系统，根据病患提出的要求选择相关的复印内容，简化了抽取等程序，使患者的医疗档案数据利用率更加高效。

3.2 在医疗器械管理方面的运用

医疗器械的应用与人类的生命健康非常紧密，基于此，医院对医疗器械档案管理也提出了更高的标准和要求，尤其是一些大型医疗器械，如核磁共振仪、CT，等等，对这些医疗器械都要进行高效的管理与记录，并在记录档案的基础上建设完整的医疗器械档案管理制度。医疗器械对医院患者检查和治疗是非常重要的治疗工具，医疗器械的采购计划、检查维修等过程都会进行记录，并将记录数据归档。对于一些大型的医疗器械，因大型医疗器械的价格高昂，使用价值高，所以，在进行档案材料管理的时候更要详尽严谨，档案管理模式的制定不仅能够提高档案管理的工作水平，发挥大型医疗器械的作用和价值，提升医院大型医疗器械的工作效率，有效地提升医院的综合实力。

3.3 在重要数据安全方面的运用

数字化档案管理与传统的档案管理相比较为安全，在档案的使用过程中要加强对计算机系统的保护，提高自身的安全意识。要对计算机进行物理隔离，并且做到专机专用，这样，可对提高重要数据的安全性提供保障。

4 结语

在互联网的大背景下，信息技术已然成为社会各领域发展的重要技术手段。档案的信息化管理是一个全新的发展模式，正处于起步阶段，要更好地发展互联网背景下的医院档案管理工作，需要医院管理人员树立正确的档案管理理念，从各个方面着手，引入信息管理系统，不断推进档案管理数字化建设的步伐，从设备、制度、措施、人才引进、推广等多个方面入手，真正地做到医院的信息化管理，为医院更好的便民、利民服务打下良好的基础，促进医院的可持续发展。本研究借鉴了相关专家和学者的部分观点，对我院综合档案信息化管理的现状进行了系统的梳理，并提出行之有效的优化对策，希望可以为我国的医院综合档案信息化管理发展提供参考。