加强人事档案证明服务规范化探索

殷菁遥

(黑龙江测绘地理信息局 后勤管理中心，哈尔滨 150081)

1 加强人事档案证明服务规范化管理的重要性

1.1 更好地满足人事档案社会化服务的迫切需求

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系等紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。随着社会经济的发展，人事档案证明服务的对象由原来的本单位内部职工发展到今天的社会化全面服务，出具人事档案证明的范围也由从前针对某些历史问题的证明，发展到多个领域，如本人或法定继承人的亲属关系公证、购房改房的工龄证明、职称申报评审的证明、因公出(境)政审手续、居住证等证件的办理、社会保险福利待遇的接续与转移等。人事档案证明服务工作呈现出内容广泛、形式多元、途径多样的新特点，只有加强人事档案证明服务的规范化管理，才能更好地满足人事档案社会化服务的迫切需求。

1.2 对促进人事档案管理工作规范化发展的积极作用

开具人事档案证明一般涉及对服务对象的身份审查、事由审查、登记审批、查阅、复制、出具证明、用印以及留底备份等多个环节，通常需要档案管理人员付出较多时间来完成工作，因此在过程中加强规范化管理，一方面不仅可以在客观上缩短开具证明的时间，提高工作效率，同时也在一定程度上避免了无制可依造成的随意现象及无开具存根或审批备案造成的混乱现象。另一方面，也可以促进档案利用工作中各环节管理的规范化、制度化，从而推动整个人事档案管理工作的全面规范化发展。

2 加强人事档案证明服务规范化亟需解决的问题

2.1 工作流程

随着社会的发展，学历情况认证、购房改房证明等工作正面临服务内容越来越丰富、出证来源繁杂多变的情况，因此在具体的人事档案证明服务中，人事档案管理部门及工作人员除了要按照档案中的有关记载制发证明外，还需要在有关部门的要求或配合下承担相关职能，明确开具证明服务的具体范围、工作步骤，理清档案管理部门的工作职责，才能为档案证明服务的规范化打好基础。

2.2 技术手段

当前对人事档案证明服务的需求呈扩大趋势，对出具档案证明服务的技术手段要求也在不断提升。一些证明的需求者因身在外地或时间不充裕，不便实地求证，普遍需要档案证明的数字化、无纸化，而有限的技术条件将越来越制约档案证明服务的规范管理，因此人事档案证明服务技术手段的提升显得尤为重要。

2.3 档案安全

传统的人事档案多采用“你查我调”的管理模式。为了确保档案资料安全，人事档案管理更加倚重劳动力，使得人事档案实体的保管、保密存在一定的安全隐患。人事档案的数字化管理虽引进了新技术，后期也需要专业的信息管理技术来保障安全，以防出现漏洞。可以说，档案的安全、保密工作是一项常态化的工作，是规范人事档案证明服务的重要保证。

2.4 档案信息的质量保证

出具档案证明一般要结合现有馆藏中的档案记录做出相应的正面证明，如果档案资料不齐全或真实性存疑，例如没有完成干部人事档案的审核工作，没有核对好“三龄两历”的真实情况，则会降低出具证明的准确性。因此，保障档案材料的质与量，也是档案证明服务规范化的关键所在。

3 加强人事档案证明服务规范化的对策

3.1 建立健全有关规章制度，规范出证服务

在《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等法律法规的总体要求下，结合开具人事档案证明服务的实际工作，制定出证服务制度，明确具体的服务范围、工作步骤。对于涉密或因相关原因不能开放出证的，需经有关部门批准后，实施相应工作，为人事档案的安全性、人事档案证明服务规范化管理提供有效的制度保障。

3.2 完善出证服务流程，提高工作效率

人事档案出证服务一般应包括但不限于以下几个环节：a.对出证申请进行审核。档案管理部门应从出证内容、出证事由、利用方式等方面对出证申请进行综合审查，并确认是否可以受理。对拒绝受理的出证申请应说明理由，对可以受理的出证申请，应要求申请者填写登记表，将申请日期、申请出证事由、出证方式写清，并完善好相关审批程序。b.结合申请需求查阅档案材料。有两种情况：一种为档案中有直接可以佐证的材料，一种是可以查到的有关材料，但并不能直接证明申请内容，应把查到的相关内容的原件以复印等方式提供或列入证明中，但不能出具结论性意见，仅供需求者参考。c.形成档案证明材料。通过以上两步准备与分析判断，在与需求者沟通后，选择通过复印档案原件、摘录档案原文或综合叙述的形式提供证明材料。要采用标准的格式撰写，注意表达准确、内容全面，必要时可以对一些情况予以注释说明。d.做好审批手续。由档案管理部门负责人对登记表和所开具的证明材料进行审核，审核无误后签字确认并加盖档案证明专章，同时工作人员应为证明编号并做好备份，以便核查与统计分析。通过这样对出证工作流程进行细化，可以完善工作程序并提升工作效率。

3.3 建立人事档案信息数据库，保证档案信息质量

数据库应当从完善内容出发，在确保内容全面、信息精准的同时，进行定时或随时的更新与维护。在内容完善的基础上，可以配套检索功能。对于利用频率较高、年代久远、易损耗的重点材料，可以采用扫描的方式，在确保安全的前提下留存在计算机中。通过这些技术手段，可以使人事档案信息利用的质量与效率得到大幅度提升，从而助力人事档案证明服务的规范化管理。

3.4 明确角色分工，形成出证服务的内控机制

开具人事档案证明服务的工作看似单一，实则却是一个协同联动的过程。为了减少疏漏，可在工作流程的不同阶段匹配相应的工作人员，确定每个人的角色分工，坚持谁经手谁负责的原则，在工作态度上预防细节的疏漏。另外，此举也可有效防止某个环节出错而导致最后出具证明的错漏。如在第一阶段，即对出证申请进行审核及查阅档案材料的阶段，可以由一般的档案工作人员负责完成。第二阶段，即形成证明材料阶段，应由档案管理部门的负责人进行撰写、把关。最终阶段，即履行审批手续阶段，可以由相关领导、负责人来完成。这样将出证服务的每项工作落实到具体岗位的目标与任务中，可减少人事档案证明服务过程中的疏漏，达到加强人事档案证明服务规范化的目的。