试论信息化时代下档案管理的创新及发展

2020-01-11 14:01
中文信息 2020年12期
关键词:企事业档案资料档案管理

(博州民政局,新疆 博乐 833302)

近些年,信息技术逐渐渗透到各个领域,应用范围不断扩大,推动现代化社会迅速发展。虽然信息技术优势众多,同时也带来新的挑战,档案管理效率及质量飞速提升的同时,也出现网络安全问题。为此,有必要加强创新,从档案管理欠缺的方面入手,包括管理方法、管理人员、管理制度、资金等方面,考虑到信息化时代特点,实行针对性的创新管理措施,才能更加充分地利用档案资料,为档案行业未来发展奠定基础。

一、信息化时代档案管理创新的必要性分析

在信息化时代下,人们可以通过网络沟通互动,打破时间空间的限制,交流越来越频繁,产生的信息也不断增加,这就对档案管理提出新的要求。档案记录的文件较为重要,主要记录一些重要事件及资料,企事业单位在作出重大决策前,都需要科学借鉴,这都突出了档案管理的重要地位。

二、信息化时代下档案管理存在实质问题

1.管理方法落后于时代发展要求

就调查发现,很多地区档案管理方法仍然较为落后,甚至仍然沿用手工编写的方式,一些地区虽然引入信息化技术,但是应用程度并不高,加上信息时代下档案数据资料激增,落后的管理方法并不能满足管理需求,大量信息资料堆积成山,没有得到科学有序的处理,手工操作比较容易出现失误,无法保证档案的完整性和真实性,这些问题都阻碍档案管理工作正常发展,也是急需解决的问题。

2.专业人才较为匮乏

无论在哪个领域中,专业人才都极为重要,档案管理也不例外,需要专业人才的引导,才能在信息化时代下更好地管理档案资料,但是实际上信息化档案管理人才严重匮乏,要求具备计算机技能和档案管理专业知识,大部分毕业生只满足一部分要求,无法保证档案管理的顺畅性,经常出现失误问题。同时,现有的档案管理人员大部分都没有接受过系统性的培训,工作态度比较消极,没有认真对待档案管理工作,在工作中消极怠工,敷衍了事。

3.档案管理制度存在较多漏洞

在执行档案管理工作时,需要统一的管理标准及准则,更好地贯彻落实各项管理政策,这就要求档案管理拥有完善的制度作为支持,才能达到预计的管理质量,但实际上大部分企事业单位都没有达到该要求,档案管理制度比较落后,在信息化时代来临后,也没有科学制定相关制度,在出现问题时,经常出现相互推诿的情况,导致问题无法解决。

4.缺乏档案管理工作专项资金

档案管理是企事业发展的重要工作,可以为单位提供宝贵财富,在单位决策是提供可靠的意见,但是很多企事业单位受到市场竞争的影响,工作重心发生倾斜,将创造利益放在首要的位置上,缺乏对管理工作的重视,投入的资金相对较少,甚至一些企事业单位的档案管理工作长时间无法获得资金支持,停留在较为原始的管理状态,无法顺利开展信息化建设,存储方式较为落后,极易出现丢失的问题。

三、信息化时代下档案管理的创新及发展策略

1.科学创新档案管理制度

为了适应信息化时代发展要求,需要建立完善的管理制度,从以下方面入手。首先,相关部门要提升认识,将档案管理作为日常工作的重要部分,加强对各项制度的完善,实现对工作行为的规范约束。其次,构建监管机制,安排专门的管理人员,监督管控整个档案管理过程,确保档案资料按照要求归档,避免出现弄虚作假的行为。在整个管理过程中,还需要加强部门联系,确保信息传递及时,才能降低管理难度。

2.加大对档案管理的资金投入

在信息化时代背景下,档案管理开始引入信息技术,需要足够的硬件设备作为支持,为此需要加强专项资金投入,可以从多方面入手。首先,提高对档案管理的认识,梳理整个档案管理流程,从录入到最终的存储,明确每一个环节需要的硬件设备,估算出档案管理信息化建设需要的成本费用,还要考虑到培训需要投入的成本。其次,要加强资金投入,考虑到企事业单位实际情况,采购需要的先进设备,在条件允许时,还可以购置一些新型设备,不断提高管理效率及质量。

3.加强档案安全管理工作

在档案管理工作进入到信息化时代后,利用计算机设备完成档案管理大部分工作,带来便利的同时也带来安全问题,一些黑客通过网络侵入档案管理系统,篡改、窃取一些重要的档案资料,严重危害他人利益,这就限制档案管理工作正常开展。为此,要加强安全管理,可以引入一些安全管理技术,包括防火墙、杀毒软件、身份认证等,通过上述技术强化档案安全管理。

4.加强档案现代化管理

信息化时代下,档案管理工作要求越来越大,档案作为物质财富和精神财富的总和,在事业单位发展过程中有良好的引导作用。事业单位可以以档案作为依据不断完善管理,继而提供自身的更好发展。在这个竞争激烈的市场环境下,为了更好地发展下去,就必须重视档案的现代化管理,以现代化的管理手段进行档案管理,进而提高档案管理效率。

5.加强对档案管理人员的培养

现阶段,人才在社会发展中发挥的重要越来越大,档案管理行业也需要专业的人才作为支持,为此要加强人才培养,从多个方面入手。首先,要加强专业培训,在教授专业性知识的同时,不能遗漏思想教育,这样才能端正思想态度,加强对职业素养的培养,锻炼管理人员的实践能力。其次,在聘请管理人员时,可以聘请专业能力更强的毕业生,逐渐构建出档案管理队伍,最后,企事业单位还也可以适当投入培训资金,安排核心管理人员出国深造,学习一些先进经验,才能更好地从事档案管理工作。

结语

近些年,档案管理工作量持续上升,工作难度也在持续增加,这都要求档案管理工作作出合理的改变,加强创新发展,从多个角度入手,引入先进的现代化档案管理思想,将档案管理纳入企事业单位的重点工作中,加强档案管理信息化建设,才能充分发挥档案管理全部作用。

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