浅谈高职院校教务管理系统的运行现状与改进措施

（山东传媒职业学院 山东·济南 250200）

0 引言

随着高职院校的迅速发展，办学规模和招生规模的不断扩大，进而对教务管理系统的管理和使用提出了新的要求。我校教务管理系统还未采用智能化的资源调配，面临资源紧缺、数据安全隐患、功能模块不健全等问题，为学院的日常教学管理带来了极大的不便，因此对教务管理系统的改进势在必行。

1 高职教务管理系统在教学中存在的问题

教务管理系统是学院最核心的应用系统之一，涉及学院、系、教师、学生等诸多方面。现有教务管理系统主要功能模块包括学籍、教学计划、师资、排课、选课、考务、成绩、教学质量监控与评价、教材、毕业生管理等。目前教务管理系统在教学中存在的问题有以下几点：

1.1 系统陈旧，部分功能模块使用中经常报错

现有的教务管理系统大多已使用多年，部分功能模块在使用中容易出现系统参数标准信息填报不标准、使用不规范等问题，进而造成系统报错，致使工作无法按时正常进行，工作效率不高。

1.2 系统模块功能单一，没有科学的数据统计

随着高职教育的飞速发展，学院每年的招生数量逐年增加，新进教师人数也呈逐年递增趋势，给教务管理系统的管理和使用提出了新的要求和挑战。例如目前系统中没有教师课时费统计功能，教务处每月安排专人负责教师课时费审核工作，学院专、兼职教师人数众多，教务处投入了大量人力物力以完成此项工作；系统中没有统计教师“监考记录”功能，学院每学期组织大量的各类考试，人工计算费时费力，纸质监考记录也不便于存放；在开课管理中缺少分级教学管理，由于高职院校学生来自全国各地，课程基础水平参差不齐，多个专业或多个行政班的学生无法按照基础水平分不同级别的教学班上课，教学效果无法得到保障；系统无法实现对教学质量进行完整的评价功能，缺少对教师教学工作量的统计、教务处考核及系部考核的汇总统计以及教学督导评价、顶岗实习、评教等内容的成绩抓取等功能，以上方面均不利于教学管理的科学发展。

1.3 系统数据安全存在隐患，服务器已无法支撑当前的教学要求

近年来，随着网络技术的不断发展，各种黑客攻击在互联网上屡见不鲜，利用各类黑客工具恶意攻击高校服务器，窃取口令账户等恶性事件层出不穷。目前教务管理系统的物理服务器存在超期服务的现象，数据的存储、处理、备份均在此服务器上完成，存储空间已满且主存储扩展有限，数据备份效率低下，长时间占用生产资源，病毒感染、误删除、软件故障等多方面因素进一步威胁数据安全，现有数据保护策略不能满足当前需求。为确保全省高职院校全面实施学分制管理，学院启动了学生网上选课工作，目前的服务器无法满足在校生同时选课的需求，在选课过程中时常出现宕机、卡顿的情况。

2 高职教务管理系统在教学中解决的措施

2.1 提升培训质量，保证管理员教学秘书业务水平

高职教务管理系统的工作千头万绪，系统管理员和教学秘书的业务水平直接决定了工作的有效性。有效的措施如下：引进优质信息化管理人才，建立完整的考核系统和晋升制度，让信息化人才有更好的发展空间。学院应定期开办层次高、有针对性的培训，请公司技术人员到校对相关人员进行培训，在实际运行中发现问题解决问题，在实际运行中细化工作流程，提高系统管理员的业务能力，为更好的使用教务管理系统打好基础。由系统管理员制作简单易懂的操作视频和文字的操作流程发给各教学秘书，让他们在使用教务管理系统时操作更流畅，工作更有效率。在学院内建立教务管理系统工作联络群，在群里及时交流日常使用中发现的问题或更科学合理使用系统的方法等，问题由系统管理员统一反馈给公司并及时解决。

2.2 优化功能模块，增加科学统计

首先教务管理系统需体现出先进的教学与教学管理理念，教务管理系统的宗旨在于使学院教学管理向高水平、规范化、标准化、便捷化迈进。其次优化贴合高职院校办学特点的功能模块，例如在系统管理中增加部门通知发布功能，并添加设置通知已读功能；在考务管理中增加教师录入“监考记录”功能，并添加统计监考费功能；在教学质量评价管理中增加《课堂教学督导评价表》《教学材料督导评价表》，并设置各类质量监控项目加分、减分功能，增加相应督导工作量统计功能；在师资管理的培训模块中增加培训申请功能，教师可以按照年份、系部、级别分类汇总，并增加附件上传功能等；在开课管理中增加分级教学管理，分级教学管理是在开课任务生成以后，对开课任务按照分级教学的要求进一步处理，通过联合课码的设置，可以把分级教学的多个教学班安排在同一个时间点开课，保障该课程的教学进度统一，同时也节约了开课时间点，有利于课表的合理编排，以大学英语为例，大学英语课程可根据学院实际需求，分为A级、B级、C级，按照三个等级来开设不同教学班上课，在进行课程分级分班教学之前，学院一般会组织学生进行分级分班考试，根据考试成绩确定分级学生名单，根据不同的教学方法满足了基础不同学生的实际需求，激发了学生的学习兴趣，进而提高教学效果。再次增加部分科学统计功能，例如增加教师课时费统计功能；增加教师监考费统计功能；增加教师质量监控量化考核统计功能等。最后加强统一的信息标准和规范、优化的业务流程，达到整合各有关系统的教务基础数据、规范教务信息标准的目的，实现学院教务信息的高度统一和共享。

2.3 增强系统安全性和稳定性

首先建立一套合理的数据备份解决方案，采用分级保护的设计理念，为教务管理系统提供不同级别的灾备技术，通过一次完备、永久增量备份替代传统的周期性完备和增量的模式，以达到缩减备份时间和存储空间的效果；通过多副本读写技术可生成可读可写的虚拟副本用于数据恢复，打造统一的数据保护体系。其次建立一套行之有效的网络数据安全值守措施，网络数据安全由网络信息中心负责，学院中心机房应建立严格的门禁制度和日常管理制度，利用杀毒软件做好日常防护、系统漏洞审核和加固工作，对系统漏洞的真实性、严重性进行审核，并每日检查漏洞的修复状况，做好漏洞加固、策略调优并升级规则库。最后增加负载均衡设备，通过虚拟化技术实现一台物理设备虚拟多个负载均衡功能，为教务管理系统提供独立管理负载均衡权限，对教务管理系统进行会话数、新建速率、吞吐量、CPU使用率、内存使用率等进行设置，以达到满足在校生选课的需求。

3 总结

教务管理系统是学院教学最重要、最基本的工作平台，通过现代信息技术整合教务数据、体现现代高职院校教学管理理念、改进教学管理手段，能使学院教学管理工作更科学、更规范、更有效地提升学院的教学水平、教学管理水平，并促使教学管理满足学院的战略发展需要。