新冠疫情防控档案的征集及其管理

张晶晶

（太原市医疗卫生服务中心，山西 太原 030024）

2020年1 月以来，席卷全国乃至全世界绝大部分国家和地区的2019 新型冠状（以下简称“新冠”）病毒，严重干扰了社会秩序，影响了经济社会发展，对我国以社区为基础的基层治理是一场考验，对基层治理水平提出了更高的要求。在我国已经分阶段、分层次复工、复学的时候，全世界众多国家和地区依然在与新冠病毒作斗争。我国在这场抗疫斗争中全民参与，取得了宝贵的经验，值得各个国家和地区借鉴。在抗疫过程当中形成的抗疫档案，不仅是这场抗疫斗争的真实记录，而且为基于记忆的档案建设奠定了基础，更为未来长期与疫情作斗争的工作提供了决策依据。因此，征集疫情档案并对疫情档案进行有序管理和开发利用，具有一定的现实意义和长远意义。

1 新冠疫情防控档案的归档范围

新冠疫情防控档案是在新冠疫情防控过程中形成的与抗疫相关的纸质资料、图片、音频、视频等原始记录，这种原始记录真实地记录了新冠疫情防控的工作和生活，对归档范围提出了很高的要求。

1.1 从征集内容来看归档范围

从征集内容来看归档范围，新冠疫情防控档案的归档范围应当包括综合类档案、医疗防治类档案、医疗救治类档案、医疗援助类档案、抗疫督查类档案、物资保障类档案、科技攻关类档案、社会参与类档案、宣传报道类档案等十大类，涉及到疫情的防治、救治、援助、督查、数据统计、物资保障、科技攻关、社会参与、宣传报道等各个方面。

1）综合类档案。综合类档案类似于文书档案，主要记录国家和政府以及单位关于疫情防控的决策部署和政策引导情况，主要包括习近平总书记关于抗疫的重要讲话；中共中央、国务院、国家卫生健康委员会及有关部门，中共省委、省人民政府、省卫生健康委员会、省新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作领导小组办公室（以下简称“防控办”）及相关联合机构，各地市及其卫生健康委员会、防控办、各部门防控办关于新冠肺炎防治的指示、决定、措施、通知，以及有关计划、有关部署、相关总结、会议记录、会议纪要和大事记等文件材料[1]。

2）医疗防治类档案。这次新冠病毒的防治，防治为主，救治为重。由于与传染性非典型肺炎，即严重急性呼吸综合症（Severe Acute Respiratory Syndrome，SARS）病毒相比较，新冠病毒致死率虽然低于SARS，但是传染率高于SARS，传染速度和范围都大于SARS，因此，新冠病毒的防治显得尤为重要。党和政府、著名专家、新闻媒体纷纷把新冠病毒的防治当成首要任务，医疗防治知识通过各种渠道不断宣传，例如钟南山院士、李兰娟院士对公众介绍防疫知识，山西中医研究所5 位专家开出防治新冠肺炎的药方等，这些医疗防治知识是大众健康的重要组成部分。

3）医疗救治类档案。医疗救治类档案主要指在救治新冠肺炎患者的过程中形成的一系列档案，包括新冠肺炎患者的定点医院管理、救治方案、医疗监测、用药、会诊等在救治活动中形成的文件材料，这些文件材料是医院、医生、新冠肺炎患者共同努力的现场资料，可为新冠肺炎疫苗的研制提供第一手资料。

4）医疗援助类档案。新冠疫情发生后，医疗援助成为不同于以往的一道亮丽风景。从国内疫情控制过程来看，各省（自治区、直辖市）纷纷派出医疗队援助湖北省重灾区，同时，各省（自治区、直辖市）以及社会人士甚至企事业单位，都纷纷给湖北省捐助经费和医疗、生活用品等物资，体现了举全国之力抗击新冠疫情的决心，和“一方有难、八方援助”的合作精神。从国际疫情合作防控过程来看，我国在国内疫情基本控制之后，派出医疗小组援助疫情严重国家，并且给疫情严重国家援助口罩、消毒液、呼吸机、防疫服等各种医疗用品，体现了我国的大国担当和社会责任的正面形象。因此，医疗援助类档案的征集，充分体现了我国中国特色社会主义建设和满足人民美好生活需求的实际行动。

5）抗疫督查类档案。抗疫督查类档案主要指抗疫过程中对虚假信息传播、官员失职渎职、防控疫情不力等行为进行督察或监察的档案。抗疫督查类档案充分表明了党和政府抗击疫情的决心和对抗疫不力行为的监督以及处罚，是我国提升治理能力的重要举措。

6）物资保障类档案。物资保障类档案是指新冠肺炎抗疫过程中保障医疗物资和生活物资形成的各类档案。在新冠疫情防控过程中，医疗物资一度缺乏，是对我国产业生产能力的考验。我国以社区为基本单元，居家防控疫情，物资保障就成为人民生活的重要组成部分，对此，采取了一把手亲自抓物资保障的措施，保证了医疗物资和生活物资的供给。正是由于物资得到了保障，社会才能够保持安全稳定。

7）科技攻关类档案。科技攻关类档案是指科研机构和科研人员在疫情防控防治中形成的过程性记录和数据[2]。科技攻关档案分成两类：一是疫情防控过程中对新冠肺炎患者救治的医疗研究档案；二是对新冠病毒疫苗的研制档案。两类档案都是救治患者、防控新冠肺炎的重要攻关档案。

8）抗疫统计类档案。抗疫统计类档案是指在抗疫过程中形成的各种统计数据及其分析档案，这些档案既是社会大众了解和分析疫情状态的基础数据，又是政府和企事业单位采取抗疫措施的基本依据，更是科研攻关人员掌握疫情和病毒发展的动态依据。

9）社会参与类档案。社会参与类档案是指社会各界力量参与新冠肺炎抗疫形成的各类档案。在抗疫过程当中，除了卫生部门和医务人员，农村两委会、社区工作者、志愿者、公安、交通等部门[3]都积极参与了疫情的防治和救治工作，形成了社会参与的各种记录，例如社区街道管控工作记录、进出各地的证明、小区进出证、登记表、测温仪、测温记录、村干部演讲记录、工作证、袖标、宣传单、标语口号、横幅等，共同构成了不同以往疫情的社会责任档案。

10）宣传报道类档案。宣传报道类档案主要指对抗击疫情的舆论报道，特别指对英雄人物和英雄事迹报道形成的档案，例如对火神山医院和雷神山医院建设的报道，对钟南山院士、李兰娟院士的报道，对一线医护人员的报道，对支援湖北省除武汉市外的16 个市（州、县级市以及神农架林区）的19 个省（自治区、直辖市）200 多个医疗队的报道，对新冠肺炎治愈者的报道，对物资供应的报道，对社区管理的报道等。

1.2 从载体形式来看归档范围

从载体形式来看归档范围，除了纸质资料，还应该包括照片、音频、视频等载体资料，例如一线医务人员及抗疫工作者、抗疫志愿者的个人照片、采访影像、工作影像等。随着信息技术和通信技术的发展，进入了大数据时代，大数据在抗疫过程中发挥了重要作用，任何人的任何信息基本都能通过大数据获取、传播，因此微信、QQ 等新媒体的网页截屏、对话记录也是抗疫档案。

2 新冠疫情防控档案的征集方式

2.1 政府有关部门正式发文

抗疫行动由党中央决策部署，政府有关部门组织，全民参与。疫情期间，各个档案管理部门基本上都正式发文，要求做好新冠疫情防控档案工作，对疫情防控档案整体工作的管理机制、有关部门责任的落实、文件材料的收集整理、归档移交和提供都提出明确要求[4]，对新冠疫情防控工作档案归档范围和档案保管期限作出规定。征集档案就是做好新冠疫情防控档案的第一步。

2.2 档案馆主动搜集

一般工作人员的档案意识薄弱，不了解哪些资料能够作为档案归档，甚至不知道疫情档案是新形势下的专题档案，特别是基层人员的抗疫档案，更是不容易留存下来，例如志愿者志愿服务的凭证、记录，社会组织、个人捐赠物的凭证、记录、实物等。这就要求档案工作人员现场征集档案，实现档案工作的“四同步”管理。

2.3 社会捐赠和个人自愿捐赠

抗疫期间，社会捐赠和个人捐赠是一个亮点，社会捐赠主要是社会各界为抗疫捐赠经费、医疗物资、生活用品的行为；个人捐赠则是大众资源捐赠经费、医疗物资、生活用品的行为。在社会捐赠和个人捐赠中留存的档案资料，也可以通过社会捐赠和个人捐赠的方式，捐赠给档案管理部门。

3 新冠疫情防控档案的征集要求

档案管理部门对新冠疫情防控档案的征集有以下4 点要求。

一是征集的档案必须是原创的，没有知识产权争议。也就是说，疫情档案产生于新冠疫情防控期间，是各机构、各部门自行制定、实施、宣传督导的各项政策和措施等的纸质材料、音频资料、视频材料。

二是征集的档案需要配置文字说明，说明档案是什么、做什么、谁在做。档案是基于记忆、传承记忆的，为了传承记忆，需要配套文字说明，以便查阅人员了解档案产生时的情况。

三是对档案捐赠者要做简介[5]。简介需要说明捐赠者是什么人，在什么情况下捐赠的档案，解决是什么、有什么的问题。

四是征集的音频档案、视频档案要有一定的清晰度。如果档案征集时清晰度不足，那么保管久了清晰度更差，因此，在征集时需要对档案的清晰度做出说明。

4 新冠疫情防控档案的分类和加工以及整理

新冠疫情防控档案征集之后，就面临分类、加工、整理的问题。由于新冠疫情是新形势下新出现的公共安全问题，其防控档案可以作为专题档案归档，其分类也可以作为专题档案给予分类号码。国家有关部门和档案管理机构没有明确出台专题档案分类体系，各个档案管理部门可以自行规定分类体系。例如一般档案的分类号是“年度+类号+流水号”，可以把专题档案类号单独定位ZT（专题），由于专题档案很多，因此可以在ZT 下再细分类目YQ（疫情），这样，疫情档案的分类号码就可以设置为“2020ZT-YQ-流水号”，然后案卷加工、整理、上架。

在多年的抗击SARS 的斗争过程中，形成了应对SARS 的档案资料，积累了相关经验，形成了有关传染病防治的人才队伍、平台条件、技术储备，专项研究得到重要发展，为此次高效有力抗击新冠肺炎疫情，奠定了坚实的基础。新冠疫情防控档案是党中央领导全国各界众志成城抗疫的重要历史记录，档案记录了大量的经验、知识和教训，对今后重大疫情和突发事件的防治与研究具有重要参考借鉴价值[6]。