现代企业档案管理的“五要”工程

王巍

档案是企业的信息资源，是企业的宝贵财富，是企业改革和发展的轨迹。档案管理在企业管理中具有不可替代的作用。同时是企业管理工作中重要的组成部分，是维护企业的经济利益、合法权益和维护历史真实面貌的重要性、基础性工作。近年来，国华徐州发电有限公司累计利用档案材料7000多卷次，创直接经济效益达2亿元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。

随着市场经济的逐步完善和国有企业改革的不断深入，企业一方面需要依法从事各项经济活动，越来越重视凭据作用;另一方面，在决策时越来越注重决策的科学性。而科学正确的决策需要对大量信息进行分析。这两方面都直接决定了档案工作在企业管理工作中将发挥更加重要的作用。企业档案工作如何紧跟企业改革和发展形势，为企业改革与发展提供全方位服务？笔者认为，关键是从以下“五要”入手。

一、要迅速提升企业档案管理的现代化水平

企业档案部门应争取领导支持，为档案信息化建设营造良好的发展环境。信息时代已经到来，如何依托计算机技术，建立高效、方便、快捷的档案信息系统，更好地服从、服务于企业的发展是档案工作面临的重要课题。但档案信息化建设必须以一定的资金、技术和人才为基本条件，因此，如何取得领导的重视与支持，为档案信息化建设创造一个良好的环境显得尤为重要。近年来，我们在积极拓展档案服务领域，提高服务效果的基础上，积极争取领导的重视与支持，初步建立了档案信息系统网络，为档案信息化建设奠定了一定的基础。

公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统，清华电子档案管理系统是一个功能齐全的综合档案管理系统，是一套处于领先地位的优秀的档案管理软件，包括数据录入子系统、收集整编子系统、档案查询子系统、权限设置子系统、借阅管理子系统、数据转换子系统、数据维护子系统、销毁管理子系统、统计报表子系统、光盘制作子系统、WEB查询子系统。它采用客户机/服务器方式，实现计算机对信息管理的网络化。更主要的是它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接，避免了档案人员对现在管理系统中已有数据的再次输入。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用本公司现在使用的“OA”办公自动化LOTUS NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

二、要高度重视企业档案收集齐全完整

收集是档案工作的起点，是发挥档案作用的前提。归档制度是企业档案收集工作的规范和标准，制定科学合理的归档制度和归档范围，是做好收集工作的基本保证。制定相应的归档制度，并在实践中对各职能部门的归档工作予以监督执行，是档案部门的基本职责，也是做好档案收集工作的重要前提。在企业管理制度与归档制度健全的情况下，接收企业档案的移交归档是企业档案收集工作的主要方法。文件材料归档制度，应明确文件材料归档范围、归档时间、归档程序、归档要求以及控制归档质量的措施，文件形成、归档责任。

制度建设是带有根本性、长期性和稳定性的工作。近年来，公司着眼于建立规范化、系统化、科学化的企业档案管理体系，狠抓制度建设。首先，将档案管理进行指标分解，纳入公司各级人员和岗位经济责任制，按月对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。其次，根据企业档案管理的专业特性，制定了企业档案管理的业务流程，明确了在档案管理的各个节点上，领导干部、工程技术人员、管理人员和专兼职档案员的工作职责。对各项档案资料管理制度，公司本部均专门行文发布，使其具有了权威的约束效力，从而实现了档案资料的超前管理、有序控制，取得了显著效果。

三、要强化档案管理工作的服务意识

企业档案人员应充分认识档案工作的服务性， 以优质服务为企业的经营管理和决策提供信息支持。具体应做到以下三点：首先， 必须熟悉馆藏档案内容， 做到每个档案工作人员对所保管档案心中都有一本账， 这样在利用者上门时就会心中有数。其次，进行利用调查。对一些经常利用档案的工作人员，可给其发放档案利用调查表，了解不同时期对档案利用的不同需求，了解利用者大多需要哪部分档案，通过这些活动可以对档案的编辑研究工作起到指导作用，使档案人员在编研时做到有的放矢。再其次，应广泛收集利用效果。利用效果包括查档解决了哪些问题、解决程度怎样、获得了怎样的经济效益，由此来分析档案利用工作开展的好坏，并从中积累经验，找出差距，不断提高利用工作水平。

四、要增强企业档案管理人员的效益观念

市场经济的实质是效益经济，在现代企业制度下，企业的任何活动都要服从于效益原则，拥有用户是档案事业存在和发展的关键。档案部门要增强效益观念，但是，由于最初“重藏轻用，以藏为主”的观念一直到今天还在一部分档案工作者的头脑中不同程度地存在着，笔者认为档案部门应开展优质服务、规范服务、承诺服务，改良服务态度，提高查全率、查准率，使利用者高兴而来，满意而归。重新强调档案机构的服务性宗旨是十分必要的，即要“一切为了用户”。以档案用户为中心，积极开展各种深层次的档案信息服务。

例如公司设备缺陷管理成效显著。截至2015年10月25日，本年度公司共发生各类设备缺陷3205条，总消缺率99.22%，与去年同期3532条，总消缺率99.22%，与去年同期3532条相比，缺陷数量减少327条，同比下降9.3%。 公司两台百万机组投产之初，设备缺陷多，治理难度大，单是2012年就发生各类设备缺陷9213条。公司始终将设备缺陷管理工作视为设备有效治理的重要手段，根据实际情况，先后于2012和2014年两次修订公司《设备缺陷管理实施细则》，严把设备缺陷管理关，使检修消缺合格率明显上升，设备故障率大幅度下降，整体健康水平得到很大提升。为加强公司设备缺陷管理，提高缺陷管理水平，保证及时消除发生的各类缺陷，公司生产技术部下发了《关于要求进一步加强缺陷管理的通知》和《关于要求加强外围设备缺陷管理的通知》等通知，及时组织各部门分析现场发生的各类缺陷，定期进行设备缺陷分析，并充分利用机组检修和调停机会，积极组织各部门进行消缺。通过以上管理措施的有效实施，公司设备缺陷管理水平得到明顯提高，缺陷数量逐年下降，从2012年的9213条，2013年的6165条，到2014年的4486条，再到截止目前的3205条，缺陷数量逐渐趋于稳定，消缺率始终保持在较高水平，为机组安全稳定运行提供了保障。几年来，公司设备维护部、生产技术部等部门的工程技术人员和检修人员到档案室借阅了1号、2号机组基建档案、设备档案等科技档案案卷多份，档案人员业务熟练，熟悉馆藏，调卷准确、迅速，为1号、2号机组设备缺陷消除提供了有力保障。

五、要尽快提高档案管理人员的素质

档案工作不仅是一项服务性很强的工作，而且是一项专业性很强的工作，要提高档案管理水平，首先必须提高档案人员的业务素质。随着档案管理工作的现代化，要加强档案业务人员培训，加强档案信息化人才队伍建设。由于档案管理信息化后形成的电子档案的信息内容是数字化的，所以电子档案管理人员既要掌握档案管理基础知识，又要掌握计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识，最好还要熟悉一门外语。因此，必须加强对档案业务人员的知识培训，尽快提高档案业务人员的专业技能。企业档案干部要求既懂生产专业知识，又具备档案专业知识。企业档案干部应精通外语及计算机知识。

如生产专业知识，企业档案干部要求既懂生产专业知识，又具备档案专业知识。科技档案工作很重要的一个目的，是使储存的科技档案充分地得到利用。这就要求科技档案部门迅速、准确地向利用者提供所需要的科技档案。要做到这一点，笔者的体会是：一要“家底”清，二要工具全，三要懂生产专业知识。平时对收集归档来的各种技术图纸和文件材料，一般都浏览一遍，天长日久就会比较熟悉综合档案室有哪一些科技档案了。这不但便于提供利用者指定要求利用的图纸和文件材料，而且还可以主动介绍同类型的其它图纸和文件材料，提供给利用者选择参考。熟悉档案室所藏科技档案，做好咨询服务工作，编制各种得心应手的检索工具，实现科技档案的有效利用，这是档案干部的一项重要工作。笔者作为从事科技档案管理工作的档案干部，不仅具备档案专业知识，而且了解和掌握专业生产知识，这样能更好地熟悉馆藏档案的内容和成分，工作起来才能得心应手，有利于帮助工程技术人员迅速查找需要的科技档案，易于和科技人员的沟通，便于和工程技术人员的交流，有利于实现科技档案的有效利用。有些班组工程技术人员对我说：“多亏你在这，不然我们很难找到需要的图纸资料！”。由于笔者既懂科技档案管理知识，又懂生产现场专业知识，公司工程技术人员都信任我为他们查找科技档案，综合档案室其他档案干部在查找科技档案遇到困难时也喜欢向笔者求教。这几年来，笔者公司综合档案室每年利用科技档案达800卷册以上，取得了显著的经济效益和社会效益，为企业发展作出了应有的贡献。

（作者单位：国家能源集团国华徐州发电有限公司档案室）