科研机构如何做好档案管理中的保密工作

刘昊星

(天津国际生物医药联合研究院 天津300457)

1 科研机构做好档案管理中保密工作的现实意义

档案管理包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用等。对于科研机构来说，最重要的档案类别为科技档案，科技档案是科研机构科学技术成果的集中体现，反映着科研机构的研发技术水平，具有极大的开发利用价值和指导决策价值，是科研机构具有核心竞争力的宝贵资源。因此，在档案管理的各个环节中加强保密工作，是科研机构维护自主知识产权，保证机构可持续健康发展的关键举措，具有十分重要而深远的意义。

2 科研机构档案管理中保密工作存在的问题

2.1 保密意识有待提高

当前，随着科学技术的快速迭代升级，许多科研机构将工作的着眼点完全聚焦于科技研发，力争领跑行业，因此出现了部分科研机构领导只重视研发创新，忽视日常行政管理工作的情况，特别是对档案管理中的保密工作知之甚少，甚至不闻不问，仅由内设机构负责人全权代理。另有部分科研人员缺乏保密意识，没有学习过《保密法》，不懂得如何界定国家秘密与工作秘密，认为自己没有接触到涉密文件，就“无密可保”，或者认为信息网络四通八达，“有密难保”。还有一些科研机构的档案管理人员，仅仅掌握国家秘密的保密措施，对于工作秘密、科学技术秘密如何辨析、如何保护含混不清，导致界限不明，标准不清，工作难以有效开展。

2.2 档案保密制度不健全

在制度体系建设方面，许多科研机构虽能制定并执行档案管理相关规范，但对档案的保密工作没有切实可行的措施，甚至完全空白；或者仅有国家秘密档案资料的管理规定，但对工作秘密、科学技术秘密却没有详细的制度约束。在档案的分类管理上，没有从密级和类别上进行细化，档案的使用权限没有划分，对管档人员的保密职责也没有明确规定，导致在实际操作过程中，无从监督档案使用的保密情况，工作秘密、科学技术秘密档案也与一般档案一样，使用申请程序简单，极易造成档案收回不及时、不完整，或者随意复制、随意传播的情况。

2.3 档案管理人员职业素质不高

科研机构的档案资料种类繁多，涉及到学科交叉融合的情况也十分普遍。随着科研机构学术交流日益国际化、全球化，外文文献和档案资料大量涌入科研机构，逐渐占据了科研机构馆藏的很大比例。由于许多科研机构在档案管理人员的选拔聘用上都呈现出“年龄偏大、学历偏低”的特点，这类人员仅具备最基本的档案整理技能，无论学术背景还是保密意识，都无法适应当前现代化科研机构档案管理的需要，特别是在保密工作层面上，无法精准辨晰秘密档案和一般档案的区别。对网络信息技术的不了解，使得这类管档人员无法对秘密档案采取有力的保密防范措施，对网络泄密更是束手无措。

2.4 信息化背景下防范档案网络泄密能力不强

在网络信息技术迅猛发展的今天，电子档案在科研机构档案中的比例快速上升，通过计算机和网络开展档案管理已成为必然，为科研机构档案的开发利用提供了极大便利。网络技术广泛运用的同时也带来了泄密隐患，网络可以说是科研机构保密防线的最薄弱环节，无论是移动存储介质的即插即用，还是办公自动化设备的互联共享，都有可能成为秘密信息泄露的渠道，甚至是别有用心者实施秘密窃取的突破点。档案管理人员的管理不力和档案使用人员的疏忽，都对档案信息的秘密安全形成极大威胁，特别是工作信息在网上发布时，如未能严格审批和采取访问限制措施，则极易造成工作秘密、科学技术秘密的不胫而走，这些情况给科研机构带来的经济损失都是难以估量的。

3 科研机构加强档案管理中保密工作的措施

3.1 加强对科研机构人员的保密宣传教育

为提高科研机构工作人员的保密意识，最有力的措施就是将保密宣传教育落实落细，使科研机构人员认识到做好保密工作是保护档案资源安全的重要法宝。一是要深入了解科研机构人员对保密措施的掌握情况，有针对性的组织开展《保密法》《科学技术保密规定》等保密法律法规的宣讲解读，将保密工作与档案管理结合起来，从普法角度为科研机构人员指明保密“红线”；二是要充分利用保密法治宣传周、保密工作自查自评等时机，对科研机构档案管理情况进行自我评价，自我改进，查找保密工作漏洞，及时加以整改；三是在科研机构人员中间开展保密知识讲座，运用正反面案例进行典型教育，为科研机构人员敲响警钟，使其时时刻刻绷紧保密之弦。

3.2 进一步建立健全档案保密制度

为使档案管理的保密工作更加规范化，科研机构应进一步加强档案保密制度建设，按照《保密法》《中共中央关于加强和改进保密工作的意见》等制度和文件精神，结合科研机构自身实际情况，制定《国家秘密载体管理办法》《科技档案使用规定》《档案管理工作人员职责规范》等规章制度，对国家秘密载体、工作秘密、科学技术秘密等档案资料，既有归总又有区分地实施管理，明确档案管理人员职责要求。在计算机网络的保密管理方面，应对涉密计算机、涉密移动存储介质和非涉密计算机、非涉密存储介质分别制定保密规定，使档案资料的存储和传递更加安全规范，做到保密工作有章可循、有据可查。此外，更为重要的是，对于科研机构这一从事科学技术活动的特定机构来说，还应制定本机构的《科学技术保密规定》，要求学科带头人、课题组负责人承担起科技档案的保密责任，并在所有课题参与人员中执行保密承诺制，签订保密协议，防止发生科学技术成果失密泄密情况。

3.3 推进职能合并提高档案管理人员保密素质

无论制度如何完善，归根结底需要人来执行方可取得成效。当前，部分科研机构分别设立了档案管理部门与保密安全部门，人员上则由档案管理部门承担档案保管和利用职能，保密安全部门承担机构的保密工作和安全防范职能。两个部门虽各有明确职责，但在实际管理过程中，两部门往往职能交叉较多，业务联系紧密，可以考虑将保密安全部门的保密职能分离出来，与档案管理部门合并，共同承担管档保密职责，并至少配备二人以上，可起到相互监督、便于改进的作用。在此基础上，要不断提高档案保密人员的素质和水平，一方面要具备强烈的责任感和保密意识，另一方面要熟练掌握档案管理和保密工作的新知识、新技术，同时还要深刻了解自身机构的科学技术工作特点，有侧重地学习机构的主要研发方向及其科研前沿信息。在综合掌握多种技能、多领域知识的情况下，才能游刃有余地承担起档案管理和保密工作的双重责任。

3.4 提高档案网络信息技术保密水平

科研机构的网络信息技术运用，不仅体现在档案资料存储数字化和网络的普遍应用上，还体现在网络信息系统的逐步推行上。在此情况下，一是要增加保密专用检查监控设备的投入，定期对机构内各终端设备进行保密检查，及时发现问题、及时堵塞漏洞；二是要在机构内铺设局域网，通过分级管理、访问限制等手段保护日常资料信息的传输安全，使用规范；三是要加强对保密要害部门、岗位的保护，对涉密网络与互联网实行物理隔离，防止以任何媒介、任何形式泄露秘密信息。

总之，档案是科研机构的珍贵资源，做好档案管理的保密工作是档案管理人员的首要职责。因此，科研机构的档案管理人员要在我国科学技术工作的新形势、新要求下，不断强化保密意识，提高档案管理和保密工作水平，以档案保密工作为科学技术工作保驾护航、做好服务，推动科研机构持续又好又快发展。