浅析事业单位档案信息化管理建设的策略与方法

◎刘金英

（河北省优抚医院 河北 石家庄 050000）

随着信息化科学技术的飞速发展，事业单位档案管理信息化建设已成为必然趋势。时代的发展对档案管理工作提出了更高的要求，档案管理要以更加合理科学的信息存储方式，为档案查阅者提供更大的便利。事业单位档案管理信息化建设不可能一蹴而就，需要档案管理人员久久为功，不断加深对计算机信息录入和存储操作的掌握程度，不断更新、优化管理理念和手段，推动事业单位档案管理信息化迈步新的发展阶段。

一、事业单位档案信息化建设现状与问题

目前事业单位档案信息载体，已由传统的纸张文档向数字化在线文档进行转变，其意义十分突出。纸质档案储存可以避免外界环境因素影响，而且可以长久保存下去；档案文件信息可以在网上快速传送和分享，为线上资料信息分享和远程交流提供了极大便利；线上档案信息通过网络可以面向广大群众进行公开查询，使事业单位在降低运行成本的同时加快了工作效率。

推进事业单位档案信息化管理建设，有利于档案管理人员提高工作效率；合理分类和管理档案，也有利于事业单位工作人员查阅相关信息。同时，借助信息化手段能够将档案文件安全地储存于电脑上，减轻了档案管理人员纸质档案文件保养工作量及工作压力。

目前档案信息化管理建设中存在信息化专业人才缺乏、领导层重视程度不高等方面的问题。许多事业单位领导层在工作重心上大都比较忽视档案管理建设工作，档案信息化建设进程比较缓慢；许多事业单位信息化专业人才缺口较大，对档案管理人员的专业知识培训也不够系统，管理人员的信息化管理操作水平无法达标。比如在最基本的档案分类和整理工作，管理人员无法灵活熟练地运用计算机系统的基本操作快速完成，或者非常容易发生失误，甚至导致档案被错误删除或损坏。

二、事业单位档案信息化管理的优势与特点

（一）档案信息永久化管理

传统实体档案容易受到外界各种因素的影响，不易保存。如环境阴湿会损坏档案，遇到火灾等会大面积丢失，并且事业单位档案不论是对事业单位自身还是当地经济、政治的发展都有着很重要的影响，一旦丢失或被损坏而没有档案备份将会造成难以想象的后果。事业单位档案信息化管理能够通过云端技术对档案进行永久 存储。

（二）档案信息查找便捷化

事业单位档案包含的信息非常多，对档案进行整理需要消耗大量的时间和精力并且容易混淆。档案信息化管理能够将实体档案进行压缩并自动存入档案库进行编号，工作人员只需要输入对应号码或单位名称等关键信息就能在短时间内准确查找出来，大大提升了事业单位档案管理方面的工作效率。以昆明市某事业单位档案室案卷收集情况为例，自2015年购进信息化管理设备以来的四年间，文件级已经达到了百万余条，已实现案卷目录及文件级目录的全部录入，档案信息化管理程度已经达到了百分之百，现已建立完整的数据库并启用数据传输端与云端传输技术相结合，为工作人员的信息查找提供了极大便利。

（三）档案信息安全化

传统实体档案封存管理的方式并不具备很高的安全性，不法人员要想获取某些档案信息非常容易。事业单位档案的信息化管理系统内部有非常灵敏的防火墙装置及感应系统，要想调取档案信息需要以工作人员的身份登录事业单位内部网站，若系统检测到某些异常操作将会立即关闭档案调取通道并启动报警装置，极大提高了档案信息管理的安全性。

三、提升档案信息化建设的策略与方法

（一）加强档案管理员信息化专业知识培训

档案管理人员的专业能力和综合素质，直接决定了事业单位档案信息化管理建设的最终成果。档案管理工作具有操作性较强的特点，所以必须有针对性地开展信息化技术操作能力培训；否则即使事业单位及时购进了专业设备，也无法在信息化建设中发挥应有的作用。所以，必须重视和加强对管理人员信息技术方面的专业知识培训，使管理人员能够牢固掌握档案管理工作的专业知识和工作手段。面对信息化技术发展日新月异的新形势，档案管理人员必须与时俱进，浏览和阅读最新的信息化知识，不断增加自身的信息化知识储量和最新技术操作，这样才能更加从容地应对事业单位档案管理工作新要求。

（二）重视档案信息化标准规划建设

事业单位应针对档案信息化建设实际，及时制定相关制度与措施，不断提出新的要求和标准，促进信息化建设更加规范、有效。档案信息化进程的规范化和标准化，包括档案的录入、存储和相关软件的开发等方面。特别是信息化档案的录入是最不容许出错的重要环节，主要包括文件数据条目的著录和计算机的录入两个步骤；如果未对相关工作进行严格规范，会造成信息与人物不匹配等问题。因此，要严格遵循相关法律规定，对工作操作进行规范；要根据档案信息管理实际情况，对档案存储方式和存储载体进行严格统一，以保证存储安全，为今后查阅提供方便；要规范档案信息化软件开发工作，借助一套规范的信息化档案录入存储系统，保障档案保存安全，在提高工作效率的同时保障档案信息的完整度。

（三）营造良好的工作环境

事业单位档案管理信息化，是档案管理复杂化向简单化转变的过程，也是由内部封闭、单一管理到面向社会服务的转变过程。面对信息涌现和交流频率都大大增加的新形势，档案管理工作必须顺应时代潮流，不断引入现代化的理念和手段方法优化目标，不断创新档案信息化管理方法；要强化档案信息化建设法律意识、牢固树立法律观念，不断完善相关制度，不断学习法律知识来规范工作行为。事业单位档案管理工作人员应转变意识，与时俱进，将档案管理工作一体化观念贯彻进自己的工作准则和标准中。这样才能营造良好的工作环境，提高事业单位档案管理工作效率。