关于企业档案信息化建设的思考

◎袁 景

（新疆生产建设兵团第八师玛纳斯河肯斯瓦特水利枢纽工程建设管理局 新疆 石河子 832000）

企业档案信息化建设是企业信息战略的关键部分之一，是利用现代信息化技术对企业档案进行统一的智能化整理和科学管理工程。企业档案信息化建设能够提高档案使用效率，以更加便捷的方式面对用户；能够极大节省企业人力、物力资源，大大降低企业档案管理成本，提高企业经营效益，提升企业核心竞争力。

一、目前企业档案管理中存在的问题

（一）缺乏档案管理信息化意识

当前许多企业的管理层缺乏档案信息化建设的意识，没有从根本上认识到档案信息化建设对企业发展的深远意义。一些企业简单地认为档案信息化就是建设档案信息管理系统；还有部分企业的经营规模较小，认为档案信息化建设没有必要，并且为了节约成本还依赖于纸质档案的保存和使用。

（二）企业档案信息化建设发展不均衡

企业档案信息化建设发展不均衡的情况，主要集中在横向比较上。一些规模较大的企业，在档案信息化建设上所投入资金较多，拥有更多的专业性人才；而一些规模较小的企业在这方面的投入不足，甚至部分企业自身经营都比较困难。还有许多企业，档案信息化建设起步较晚、信息化基础条件较差，虽然现在基本人手一台计算机电脑，都可以实现顺利联网；但是企业档案信息化建设技术人才少，人力物力资源分配不到位。

（三）企业档案信息化建设缺乏整体规划

企业档案管理发展的几十年来，有关部门在实际工作中并没有认识到档案信息化建设的重要性，对于企业档案信息化建设也缺乏必要的宏观指导；许多企业对自身发展情况不做过多考虑，或者是为了完成上级任务，建设了与企业发展不符的档案管理系统，这不光对企业发展起不到作用，还会在某些程度上阻碍企业档案的信息化建设。

（四）企业档案管理团队素质亟待提升

随着近年来计算机技术和互联网技术的不断发展和进步，企业档案不再单纯的以纸质形式出现，加入了很多比如视频、音频类的载体形式，这给档案管理人员带来了很大的挑战，对档案管理人员的个人素质和整个团队素质提出了更高的要求。部分企业档案管理团队不具备专业的技术素养，无法满足信息时代档案信息化建设的目标需要，十分不利于企业的快速发展。

二、实施“四个强化”，推进档案信息化建设

（一）强化企业档案信息化建设意识

意识决定实践，企业管理决策层只有树立起档案信息化建设意识，才可以更好地推进档案信息化建设活动。首先，要转变企业档案管理理念，充分认识到档案管理对企业发展的重要性。企业档案记录着企业多年来发展进步的历程，对企业未来发展起着指导作用；建设企业档案信息化，可以提高档案管理效率和使用效率，有利于企业发展。随着信息时代的不断发展，企业档案载体形式更加多样，我们不可否认纸质档案在企业发展中所发挥的作用，但是现代的档案管理更加符合时代潮流，切合时代发展需求，减少了人力、物力资源的浪费，提高了企业档案管理的质量。

同时，要加强宣传、协调联动。企业档案信息化不仅需要工作人员的努力，还需要多方面的配合与推动；加强对档案信息化建设的宣传，让这一新型档案管理形式深入人心；只有让员工深刻了解到企业档案信息化建设的内涵，才能促进档案信息化建设的开展。

（二）强化企业档案信息化建设统筹规划

各个企业的发展状况参差不齐，这就需要政府相关部门进行统筹安排和指导。对一些发展规模较小、资金不足的小型企业，应进行有目的、有针对性的扶持，在人力、物力方面给予一定帮助，并在期限内进行考核、验收和整改。同时，各个企业之间要开展交流与互助。企业档案信息化建设不能仅仅依靠政府，还要自食其力，比如可以去参观一些大型企业档案管理成果，从中吸取经验和教训，以一种积极主动的态度去学习和进步，加快小型企业档案信息化建设。

（三）强化企业档案信息化基础设施建设

企业档案信息化建设是一个整体工作，需要多方面的软件、硬件支持，所以企业要加大这方面的资金投入，强化基础设施建设。在硬件方面，不同企业应根据自身的资金能力和发展需求，配置一定数量的基础设施设备如计算机、打印机等；在软件方面，要根据自身发展需要来选择适合的各种文书档案软件、科技档案软件、财务会计档案软件等。

（四）强化企业档案管理团队专业技能培训

人才是推动企业档案信息化建设的关键因素；加快企业档案信息化建设进程，需要培养更多的高素质档案人才。传统的档案管理方式较为简单，档案管理人员只需要具备一定的档案管理知识基本就可以胜任，但是现代档案管理信息化建设则需要全方位的复合型人才。企业在选拔、招聘档案管理人才时，要有一定的专业性门槛，选拔人员必须要掌握熟练的计算机技术；在进入企业后，要进行档案管理方面专业技能的培训，让他们掌握档案信息化建设的流程和要求，将自身的计算机技术与档案管理知识相结合。同时，要加大对企业现有档案管理人员的知识技能的培训，比如定期开展一些知识讲座，聘请专业人才来进行现场指导等。

三、结语

综上所述，档案信息化建设是信息时代企业档案管理的主要方向，企业档案信息化建设和管理有利于企业进一步发展，符合企业信息化战略的目标。企业档案的信息化建设要经历一个漫长的过程，需要我们共同努力去完善和改进，针对企业实际提出有效解决措施。这是新的时代赋予我们的重大理论和实践课题。