浅谈化工企业的档案电子化管理

◎赵敬华

（新疆美克化工股份有限公司党政办公室 新疆 库尔勒 841002）

在化工企业中，材料储存、设备运行安全都离不开严谨的档案管理。随着科技发展，化工企业生产规模逐渐增大，传统档案处理方法已不能适应企业发展需求，大规模的数据处理工作繁重而且进度缓慢，不利于企业经济效益提升。在新的形势下，档案电子化管理已成为化工企业创新发展的重要途径。

一、企业档案电子化管理的意义

随着科技快速发展及信息化建设的不断深入，办公自动化在各个行业越来越普及。档案管理已成为当前信息化改革的重要方向之一，只有有效提升档案管理效率，档案服务价值才得以体现。目前，许多企业跟随潮流开始推行档案电子化管理，建立了全面、先进的电子档案管理系统。但部分企业只将档案电子化管理当作摆设，档案管理中常常出现电子信息与纸质信息发生冲突现象，拖延工作效率，造成资源浪费。

化工企业有着不同于普通企业的特点，其档案管理包括科技档案、设备档案等，产品研发、市场经济、工程设计、项目开发以及设备引进、维护等构成化工企业档案管理系统，每一项数据记录的真实性、实时性都影响着企业的生产价值。目前，许多化工企业在档案管理上存在较多的薄弱环节，电子化档案的运用开发还只停留在初步阶段，电子档案管理在化工企业的应用还有很大的发展空间。化工企业必须面对新的市场竞争环境，增强企业科技意识，提升设备设施管理水平，完善电子档案管理制度，推动我国化工企业创新发展。

二、化工企业档案电子化管理的作用

档案电子化管理有利于提升档案管理效率、提升化工企业工作效率。其作用及优势主要体现在以下几个方面：

（一）方便档案信息录入与查询

在传统的档案信息录入方式中，纸质资源需要人为耗费大量时间整理和输入。尤其是化工企业中，大量科技档案和众多设备数据资料常常会涉及较大的工作量，人为整理难免会出现纰漏，还有部分数据档案很难用纸质文件阐明。档案电子化管理则可以建立一个企相关的目录表，将所有文件通过扫描进行保存、分类，录入多种格式的文件，便于保存科技档案中部分类别的资料文件，也方便档案信息查询。

（二）提升档案管理工作效率

传统档案管理通常只保留一份有效文件，有关人员借阅后就不能满足其他人员的需求，严重降低工作效率。电子化档案管理，可以将信息成果多份拷贝，及时推送至各个相关部门，主动进行推送信息服务。这样有利于提升档案管理效率，有利于拓宽档案管理服务对象，有利于化工企业工程项目管理和设备管理。

（三）促进信息二次加工

面对日益复杂的市场形势，化工企业中各项资料数据随时都有大规模更改的可能性；大量的数据和资料依靠人为手工加工，必将耗费大量人力物力。电子档案信息可以在原有档案信息基础上进行编辑更改，且能够细化信息加工内容、保留加工过程，并逐步实现与大数据时代的接轨。档案数据经过大数据处理后，能够精准分析企业在生产、经营、管理上的不足之处，帮助企业找出适合未来发展的最佳道路。

（四）有效储存信息资源

相比传统纸质信息档案储存，电子档案储存优势非常显著。纸质档案存储需要占据大量的空间场所，并随着纸质档案数量增加需要不断扩大保存空间。电子档案储存与空间占据基本无关，其数据存储方式更多、更广，深度和宽度都远远优于纸质档案，在安全性能上也有着独特优势。电子档案文件记录的介质层通常拥有良好的密封性，有助于其长时间保存：细化文件权限；登入身份核查；可读性文件归档。

三、推进化工企业档案电子化管理有效途径

推进化工企业档案电子化建设，必须针对企业实际实现“四个强化”，不断提高档案电子化管理水平。

（一）强化制度管理

随着企业档案电子化的推行，一些管理方面的问题也随之出现，如档案管理人员利用信息转入的空缺改动数据，使数据缺乏真实性，其主要原因在于企业领导缺乏对档案电子化管理的重视，缺少规范的规章制度。为加强档案电子信息录入工作的真实性，突显档案管理工作的服务价值，化工企业要根据电子化档案管理实际制定相关规章制度，并构建对应的数据库，不断完善和改进制度建设。

（二）强化人才建设

目前企业中档案管理工作人员平均年龄较高，传统档案管理队伍亟需更新，以适应兴起的档案电子化管理模式。化工企业要依据内部实际，引入适合企业发展的电子化信息管理平台。要积极引导档案管理人员深入学习新的管理知识，定期组织电子化档案管理操作培训；要引入相关计算机人才、档案管理人才，依托电子化档案平台建设为企业档案管理注入新的人才活力，为企业内部管理奠定坚实的人才基础。

（三）强化信息管理

随着设备生产效率的提升、科技研发进度的加快，化工企业信息档案面临的工作日益增加；再加上化工企业安全生产工作的需要，许多细节之处都需要完善记录并妥善保存。因此，及时更新科技设备、材料信息是当前档案电子化管理重要的日常工作之一。档案电子化管理人员需要时刻关注企业内部运行状态，定时检查档案库更新状况，有效保证档案信息的完整性，利于电子档案在后期进行优化工作。

（四）强化创新意识

化工企业要积极面对新的机遇与挑战，提升企业内部治理水平，完善档案电子化信息平台建设，发挥档案服务价值；要积极寻找企业在当前形势下的短板，并针对短板进行突破和创新。我国化工产业尚在科技起步阶段，要密切关注国际大数据时代的市场动向，适应市场形势的发展与变化，不断提高档案电子化管理水平。