浅谈事业单位档案信息化管理

◎刘新颖 邓庆军

（滦平县机关事务管理中心 河北 滦平 068250；中石油河北承德销售分公司 河北 承德 067000）

实现事业单位可持续发展，必须坚持与时俱进的发展理念，不断进行改革和创新。事业单位档案工作具有一定的特殊性，随着社会服务工作范围扩大、档案数量不断增加，档案工作和事业单位整体发展愈加密不可分。事业单位档案管理工作面临着信息化发展的新要求，这也成为当下需要深入研究和实践的重大课题。

一、事业单位档案管理工作中存在的问题

当前事业单位档案管理工作存在诸多问题，影响了档案管理信息化进程。

第一，对档案信息化工作重视程度不足。对档案工作缺乏足够重视，是阻碍档案工作信息化的主要因素。在现实工作中主要体现在从事档案信息化管理人员专业性不足，对于档案管理工作考核力度不够。据调查显示，当前在事业单位对档案工作人员的年龄、能力等条件限制都较为宽松，不利于档案工作信息化效率的提高，不利于充分发挥档案管理工作功能。部分事业单位领导认为档案管理工作只是简单的文件整理、信息记录，并不需要较强的专业素质，也不需要投入过多的人力资源；许多事业单位对于档案管理工作的考核并不严格，甚至没有建立关于档案管理工作的考核标准，影响了档案信息化管理工作开展。

第二，档案信息化工作管理制度不完善。事业单位档案信息化需要内部各个部门的有效衔接和配合，需要根据单位工作实际需求建立完善的档案信息网络，为各项工作开展提供借鉴和帮助。随着计算机信息技术在档案管理中的广泛应用，当前事业单位档案管理工作明显滞后，主要表现在管理制度建设不足，管理方法存在明显滞后性。相关调查结果显示，当前档案工作仍然受到传统模式的局限。通过纸质档案存储来实现相关信息数据的调取和利用，这样的管理方式不仅仅使档案利用效率较低，也容易使档案出现损坏，对于档案工作的监管也主要依靠传统摄像头的记录，并不全面。同时，对信息技术手段的利用不足，档案管理没有进行科学的精细化管理，制约了事业单位整体信息化建设。

第三，档案信息化专业人才缺乏。随着档案信息化的推广和应用，对档案管理人员的要求越来越高，不仅要求他们具备专业的档案管理能力，还要具备高水平的档案信息处理能力，能够熟练运用各种档案管理软件。但是从事业单位档案管理现状来看，现有档案管理人员年龄结构不合理，缺乏专门的技术培训，不能满足当前档案信息化工作的新要求；许多事业单位没有建立一支专业化的档案信息化工作队伍，不能充分发挥档案信息在事业单位发展中的重要作用。

二、事业单位档案信息化管理策略

（一）转变档案信息化观念

档案管理人员要根据事业单位工作出现的新变化和新特点，摒弃以往简单的工作方式，全面推动档案信息化建设，发挥档案资源在事业单位工作中的重要作用。为了适应新时期的发展要求，事业单位档案管理人员要协调好管理工作各个环节，充分开发各种档案资源，不断引进先进的信息化技术，采用现代化管理模式，树立档案信息整合共享理念，提升自身业务水平，推动事业单位档案管理工作健康发展。

（二）创新档案管理方式

计算机技术、电子技术等现代化手段都能为档案工作提供技术支持，电子档案建设也是未来档案工作的重要方向之一。事业单位要加大信息化投入，积极建设电子档案管理平台，实现档案的及时存储和修改，保证档案的准确性和保存的长久性，解决纸质档案管理的局限问题。电子档案建设需要事业单位加强专业人才的聘用，以高素质的队伍来推进档案工作信息化建设。要进一步提升自身办公自动化水平，扩大档案信息资源服务范围，提升内部服务能力，提高电子档案利用率，丰富档案内容，为事业单位发展提供借鉴和帮助。与此同时，事业单位要加强网络与信息安全管理，建立完善的安全技术防范体系，提升档案信息安全技术管理水平，做好日常安全管理保护工作，健全信息基础设施建设，为整个档案信息化工作提供保障。

（三）完善档案信息化管理制度

事业单位要做好“顶层设计”，从宏观上做好档案信息化工作指导，规范管理流程，建立完善的管理制度，保证后续工作正常开展。要对档案工作制定严格的工作标准和考核标准，明确任务目标和权责分配，提高档案工作效率；实现自我检视、自我建设、自我完善；针对档案信息化工作存在的问题、针对不同工作环节，细化工作标准，促使各项管理制度落实到位。

（四）优化事业单位档案信息化内容

事业单位要根据自身工作实际需求，坚持循序渐进原则，有步骤、有选择地开展档案信息化工作。严格按照国家制定标准，做好信息化档案和电子文件归档工作，建立数字化数据库，做好重点档案管理；保证信息化档案格式符合标准，对档案数据信息进行规范化处理，实现档案资源共享，真正把内部档案资源信息化开发和利用纳入标准化发展轨道。在进行档案信息编研过程中，要对档案信息进行系统整理和加工，提升档案信息化服务水平，为事业单位发展提供重要信息支撑。

三、结语

档案工作对于事业单位的决策制定、人事调动、统筹规划等各项工作都有着重要作用，事业单位档案信息化是需要我们在今后工作中不断探索的重要课题。面对新形势，事业单位要转变档案信息化工作观念，创新档案工作管理方式，建立现代化档案信息化管理系统，完善档案工作信息化管理制度，促进档案信息化工作持续发展。