档案管理信息化建设中的难点及解决措施

◎沙力塔娜提·比马西

（新疆维吾尔自治区塔城地区文化馆 新疆 乌鲁木齐 834700）

档案管理信息化已经成为必然趋势，档案管理的安全性问题是目前的最大难点。应从细节入手，保持严谨的工作态度，提升安全管理意识，引进最新的科学技术，严格按照工作流程实施档案的信息化管理策略，将安全风险问题降到最低，为档案创造一个安全的存放空间。

一、档案管理信息化的优势

第一，查阅档案时更加便捷。每年存档的文件资料众多，经过多年积累后，要查阅一份多年前的旧档案就要将档案室翻查一遍，浪费很多时间，完全不符合现代化快节奏的工作模式。实现信息化管理后，只要在电脑中输入所要查找资料的名称和录入时间点，就能够很容易地查找到资料，前后只要几秒钟，省时省力。

第二，节约材料和空间。通常意义的档案室需要一个较大的空间，必须通风良好，始终保持环境的整洁和干燥，这样才能完整的保存档案资料。但目前提倡无纸化办公，这种传统的档案室显然没有信息化档案管理受欢迎，只需要几台电脑，就能将多年的档案资料保存起来，而且条理清晰。

第三，异地调阅档案资料更容易。以往异地调阅资料需要发传真或邮寄，所需时间较长，并且很容易出现各种意外，导致档案资料中的信息缺乏准确性。实现信息化管理后，只要进入网址，就能轻松查阅，工作效率更高。

第四，减少工作量，提高工作效率。以往档案室工作十分辛苦，多年积压的档案资料每隔一段时间就需要重新整理、检查，避免丢失或破损，对于损毁严重的档案还需重新抄录。如果档案过多，还要寻找新的存储空间。档案资料实现信息化管理之后，管理人员只要在资料收录时严格按照程序进行就能确保档案资料的完整性和规范性，能避免很多简单重复的工作，工作效率大幅度得到提高。

二、档案管理信息化建设过程中的难点分析

信息化管理固然有很多优势，但是档案信息化建设有很多重要的技术难点问题需要攻克。比如非常重要的安全性问题，如有重要档案内容泄露，将会造成无法预测的损失和后果。

其原因主要是：第一，传统的档案借阅需要经过多个相关部门领导的同意，这种操作具有很强的约束性。但是对于信息化管理程序来说，档案管理系统容易被侵入，不利于对档案内容的保密。第二，很多档案管理人员对专业软件的使用和维护能力较弱，这就会在档案存储和保存的过程中出现安全漏洞，严重时会导致大量资料的丢失或损毁，后果无法想象。第三，部分工作人员安全意识不强，工作中缺乏细心和耐心，档案输入和保存过程没有按照规定程序进行，这会让很多档案资料处于危险之中。由此可见，加强档案管理系统的安全性是最大的技术难点。

三、解决难点问题的具体措施

（一）建立健全安保系统

通常情况下，档案管理部门所使用的管理系统安全等级较高，需要及时补救和完善、不断优化升级，建设更为安全的管理系统；管理系统内必须安装专业的杀毒软件，定期更新杀毒，降低网络病毒引起的安全性问题。同时，管理程序的编写也要符合档案管理工作的实际要求，保障档案资料的安全。日常工作当中，档案的存档要按规定的流程操作，所有的档案都要存有备份，重要的档案资料可以用纸质档案和电子档案共存的方式进行存档，这样更有利于吸收二者的优势，提高档案管理的安全系数。

（二）多种安全防范技术相结合

在档案信息化建设中，可以使用多种技术手段，共同维护档案资料的安全。第一，可以采取档案加密的管理方式，完善加密技术，利用密文的形式存储重要的档案资料，这样能够有效避免黑客入侵等手段盗取档案内容。第二，可以使用文件签署技术来提高档案管理的安全性。该技术包括手写签名及证书签名，在查阅档案资料时可需要持有相应的文件资料，如签名真实，则表示该文件具备合法性。第三，可利用身份验证技术限制查阅人员和管理人员的权限，身份不符或密码不正确都没有权利使用档案管理系统；还可以设置防火墙，安装监控系统，将多种安全防控措施结合起来，共同为档案管理工作服务。

（三）加大档案管理岗位培训力度

要解决档案安全性的难题，必须从档案工作人员入手，提升他们的安全防范意识，自觉遵守档案信息化管理的操作流程，使安全观念深入人心，养成良好的安全操作习惯。必须制定档案安全管理制度，实施岗位责任制，明确工作人员的责任范围，避免出现责任划分不明确等问题。制定档案的安全保密等级制度，让工作人员保持危机意识，了解自己所从事工作的重要性以及档案内容泄露的后果。目前我国逐步健全与网络安全相关的法律法规政策，也在积极研究提高信息管理安全效率的信息技术，因此必须加强对档案管理人员的岗位培训力度，将最新的信息管理技术和网络安全法规要求传达给工作人员，让他们在提高业务能力的同时产生安全操作的意识，这样才能有效解决档案的安全性问题，为建设信息化管理奠定良好的基础。

（四）规范档案管理信息化管理

只有规范化的档案管理，才有实现档案管理工作效率及质量的稳步提升。档案信息化管理规范化，应遵循具体档案资料信息化转换的标准，针对同行业及领域提出统一标准。这样才能对档案资源进行深度开发和利用，助力各行各业的持续发展。除此之外，应继续建立健全各项管理制度，将档案信息化管理工作加以分类，给出具体的管理要求及管理准则，从而提升档案信息化管理工作的质量。

（五）革新档案信息化管理技术

档案信息化技术的高效性，归功于先进的信息技术。应考虑吸取世界各国的先进管理经验，借鉴其档案信息化管理技术来提升我国的信息化管理水平；单纯的引进先进的档案信息化管理技术不能满足我国的发展需求，还应鼓励本土不断创新信息化管理技术，扶持相关的科研项目，不断推广和应用信息化管理技术，提升档案管理工作效率及质量。为达到此效果，国家公共服务职能部门应率先落实档案信息化管理；各企业都要推进档案信息化管理技术应用。以此为档案信息化管理技术的研究工作提供强劲动力，提升档案信息化管理团队的专业素养，促进档案信息化建设稳步发展。