档案数字化管理在医院档案管理中的应用

◎刘 瑞

（天津市东丽区张贵庄社区卫生服务中心 天津 300300）

随着信息化时代的到来，医院传统档案管理模式以及无法满足不断增长的信息管理需求。通过运用数字化管理模式能够有效地优化医院档案的管理，医院需要转变传统观念将数字化管理应用于医院的档案管理当中，以此来提升医院的档案管理效率。

一、档案数字化管理在医院档案管理中的作用

医院通过将传统的档案管理模式与数字化管理模式相结合，以此来提升医院档案管理的效率。档案数字化管理能够为医院提供一个档案检索的平台，便于档案管理员工对档案的整理与查询。档案数字化管理可以为医院各个科室的工作人员提供便捷的查询服务，这都是传统档案管理模式所不具备的。档案数字化管理能够对医院所有员工的档案进行鉴别、收集、整合以及保管，减少了档案管理人员的工作量，让管理人员可以从传统繁忙的整理档案工作中解放出来。档案数字化管理还能帮助档案管理人员进行档案的归档与编目，提升档案管理人员的工作效率。同时医院有许多的技术人员需要进行专业相关的论文写作，档案数字化管理就能让他们在进行相关论文文献的查找时更加便捷，为他们的学术研究提供了有力依据。档案数字化管理的应用也为医院加强管理水平，加快信息技术的转化提升档案管理效率提供了帮助。

二、传统档案管理存在的不足

（一）重视程度较低

医院对于档案管理缺乏重视，认为档案管理是不重要的工作，所以在招聘档案管理人员时过于随意，造成了档案管理工作人员综合素质较低的情况。医院在对员工进行培养时，由于缺乏对档案管理工作的重视，往往会忽略对档案管理人员进行专业培训[1]。这就导致了医院档案管理部门的工作人员，专业水平无法得到提升，甚至会出现缺乏职业精神的情况出现，进而影响医院档案的管理，造成医院档案出现混乱、丢失、损坏等情况。

（二）信息化水平较低

目前科技水平发展迅速，信息化技术普及范围十分广泛。但是部分医院依旧在使用传统的档案管理模式，缺乏与时俱进的意识。这些医院普遍信息化建设落后，没有引进信息化相关的专业人才，同时严重缺乏信息化的硬件设备。在医院档案管理工作中，管理人员在进行档案的查找时往往需要通过大量的翻找才能找到需要的资料，这就导致管理工作人员工作量增大且效率低下的问题出现。这种查找方法远不如通过信息数字化技术进行查找的效率，同时纸质档案存在着诸多的问题。不仅会展及大量的储存空间，还会因为天气环境的原因受潮出现发霉腐烂的情况，并且纸质档案还容易出现破损丢失的情况，对档案管理人员的工作造成不利的影响。

（三）部门分工不明确

医院在对档案管理部门的分工不够明确，同时缺乏相关管理制度，造成档案在管理的过程当中经常性的出现问题。由于缺乏相关档案管理制度，医院在对档案管理部门进行人员分配时就会出现将非专业的人员分配到档案管理部门。这种情况就会导致这类人员在档案管理岗位上无法发挥自己的专业才能，更有甚者会出现在其位不谋其事的现象。由于档案管理部门缺乏职责的分工，并且该部门边缘化严重，对于档案的管理工作中缺少专业指导，出现问题时没有责任人。同时因为档案管理部门分工不明确，不同管理人员对档案的管理权限有重叠之处，导致管理责任不能清晰划分。

三、档案数字化管理在医院档案管理中的应用

（一）加强人才培训

为建设医院档案数字化管理模式，就需要对档案管理专业方面的工作人员进行培训，同时还应引进档案管理专业的相关人才。首先，对于档案管理工作人员要提高他们的信息化知识的掌握，提升他们的计算机水平，从而能够在档案管理工作中在遇到问题时能够及时的找寻解决方法，继而避免因工作时的问题对医院造成损失。其次，医院在招聘档案管理人员时，要做到对应聘人员的专业能力、职业素养以及综合能力进行考评，择优录取。定期开展档案管理知识与技能方面的培训或是讲座，提高档案管理工作人员的知识水平与专业技术。并在培训后对参与培训的档案管理人员进行考核，以此来检验他们对所学管理知识的掌握程度。还可以通过制定奖惩制度，提高档案管理人员的工作积极性，比如：在培训中获得优秀成绩或是在日常工作中工作表现突出的档案管理人员，可以获得经济奖励。而成绩不合格或是在日常工作中懒散缺乏工作态度的档案管理员工，医院可以对其进行适度的惩罚。通过奖惩机制来刺激档案管理人员不断地提升自己专业水平以及职业素养。医院人事部门在进行人员招聘时，可以选取档案管理对口专业的毕业生扩大应聘的人数，提升应聘质量。对于新入职的档案管理人员要做到及时的培训、教育以及考核，确保档案管理人员拥有良好的职业精神以及熟练的专业技能。档案管理人员对于新入职的员工要做到以身作则、严以律己、认真负责以及严格规范自身行为[2]，为新员工树立一个积极向上的榜样。只有通过规范化的培训教育与管理措施，才能够使档案管理人员的综合素质得到提升。并且通过明确标准化的流程来进行人才的招聘选拔，医院内部通过严格的机制与方法来培养人才，从而建立一个档案管理的人才队伍。

（二）加强设备投入

医院为进行全面数字化覆盖，就需要加强相关设备的投入，并对购进的设备进行合理科学的管理。这样就能通过先进的数字化设备帮助医院完成档案数字化的管理。首先提升档案管理人员的技术水平，保证档案管理人员能够高效地使用数字化设备，进而充分发挥数字化设备的功能，为医院的档案管理提供更快速、更便捷的帮助。数字化设备的投入，能帮助档案管理人员减小工作量，并提高工作效率，同时还能增强档案对医院的价值意义。医院在加强设备的投入之后，还需制定一套系统的设备管理方案。保证数字化设备定期的维护与保养，数字化设备具有实时性与动态性，需要档案管理人员不断地进行系统的更新与改进。这样才能完善数字化设备的机能，从而更好地服务于医院档案的管理工作。良好的数字化设备能够在档案的收集、归纳以及管理过程当中做到自动化，降低档案管理工作人员的工作强度，为医院档案管理提供支持。

（三）完善信息化平台

通过完善医院的信息化平台，能有效地帮助数字化档案管理的应用。完善信息化平台，首先需要在医院的局域网内构建档案管理网络，将档案根据类别进行划分，重要档案进行加密。其次是开发档案管理网络，并通过信息化平台与档案管理网络之间相互对接，实现信息共享。之后通过信息化平台对档案进行筛选与归纳，这就可以省去原有的纸质档案。对于医院重点项目可在信息化平台上进行重点管理，如：医院的科研项目或是管理试点等重要的项目，都可以在信息化平台上建立独立加密的档案，并根据其特性进行分类归属。对于普通档案医院可选择性的在信息化平台上进行公开，方便各科室进行文献、资料查阅或是为各科室提供医疗科研资料等。