从干部人事档案专项审核看高职院校的干部人事档案管理

摘要：干部人事档案专项审核工作是近年来干部人事档案工作的一项重要工作。本文结合高职院校专项审核工作實际，提出当前高职院校干部人事档案管理工作的一些建议。

Abstract： The special review of cadre personnel files is an important task of cadre personnel file work in recent years. This paper combines the actual examination work of higher vocational colleges and puts forward some suggestions for the management of personnel records of cadres in higher vocational colleges.

关键词：专项审核;人事档案管理;建议

Key words： special review;personnel file management;recommendations

中图分类号：G472.4                                    文献标识码：A                                  文章编号：1006-4311（2019）35-0037-02

0  引言

干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，是党培养和使用干部的重要依据。如果人事档案信息不能真实反应出干部实际情况，那会给组织人事工作带来许多困难和不利因素。这些年，全国范围内人事档案造假事件频发。针对这一现象，为贯彻全面从严治党、从严监督管理干部的要求，2014年10月起全国范围内分三批开展了干部人事档案专项审核工作。高职院校的干部人事档案亦在此次专项审核的范围内。以下是笔者结合这几年工作实际，通过干部人事档案专项审核工作的具体开展对高职院校干部人事档案管理工作的一些思考。

1  高职院校开展干部人事专项审核工作的意义

1.1 干部人事档案专项审核的结果为选拔任用干部、建设师资队伍提供重要依据

高职院校有着为社会培养高技术、技能型专门人才的使命，是承载着教育、科研、指导等多项职能的教育单位。因此无论是引进人才还是提拔任用的干部都是高职称、高技能的专业人员，因而需要对真实准确反映个人成长的人事档案材料进行严格审核。在学校领导的指导和监督下，高职院校全面开展干部人事档案专项审核工作，既能够真实地反映干部的德、能、勤、绩，又是科学地提拔任用干部的有效依据;同时，准确真实的档案信息可以将高职院校教师群体的各项人事数据（如专业、学历、职称、年龄、性别等）做最直接地呈现，高职院校人事部门也可以此为参照，为师资队伍建设指明方向。

1.2 干部人事档案专项审核是防止干部人事档案涂改造假的重要手段

近些年来，电视、网络等多种媒体频繁曝出干部档案涂改造假案例，这在群众心中造成了极为负面的影响。造假的人事档案是干部个人成长的虚假反应，严重破坏了选拔任用干部的公平公正，进一步影响了党在广大人民中的威信。做好干部人事档案专项审核工作，既威慑了个别在学校中为了某些原因试图在人事档案上投机的干部，又从根源上保证人事档案内容的准确真实，为公平公正选拔干部和人才提供了材料依据。

1.3 专项审核工作能推动高职院校干部人事档案的走向规范化

当前，吸引和管理人才是高职院校组织人事工作的重中之重，人事档案作为评价和衡量干部个人德、能、勤、绩、廉的有效载体，是高职院校组织管理工作中强有力的抓手。但是干部人事档案管理部门在学校各级各类职能部门中，较为边缘化，它的作用也被低估。在日常工作中，部门仅负责档案材料的收集、整理、收藏和提供查借阅功能。由于高职院校对人事档案规范化管理重视不够，其在学校人力资源管理过程中发挥的作用微不可见。高职院校人事档案工作应抓住干部人事专项审核工作这个契机，不断完善干部人事档案管理制度，使干部人事档案管理工作不断规范。

2  干部人事档案专项审核中的存在问题

2.1 干部人事档案中信息记载前后不一致

在干部人事档案专项审核工作中发现人事档案中存有许多信息前后不一致的现象，尤其是出生年月、参加工作时间、学历学位、工作经历等“三龄两历”信息。可谓是出生年月越写越小、参加工作时间越写越早、学历学位越填越高、工作经历越写越丰富。

①在出生年月的记载上，许多干部由于阴历、阳历差异导致虚实岁换算而存在相差一岁的情况;也有一些干部在书写最早的入团志愿书时由于年纪较小或字迹潦草导致的出生年月前后不一，更有极少干部因为入学、入伍、加入共青团、加入共产党等原因，将年龄有意更改导致的信息不一致。

②在工龄学龄的的记录上，主要由于干部个人在不同阶段的学习和工作的具体时间不清晰而引起不同时间填写的各类材料上的时间记载前后不一致。

③在入党时间的记载上，不同地域的党员有的以支部大会通过入党决议的时间作为入党时间，有的以党委会通过批准发展党员时间作为入党时间而出现填写入党时间的前后信息不一致。

2.2. 干部人事档案材料的缺失

在整个干部人事档案专项审查过程我们发现“一人一卷”的干部人事档案，档案材料缺漏现象严重。缺失的材料主要有干部职工年度考核、学历学位、考察任免材料。以学历学位为例，见表1。

根据专项审核要求，干部相应的学历学位需要具备如上相关材料。然而在整个审查过程中，对应的学历学位具备整套的档案材料者屈指可数，这给专项审核工作中学历学位的认定工作带来了巨大困难。

2.3 人事档案材料形成部门报送、转递不及时

产生人事档案材料相关部门的工作人员、干部本人档案管理意识较为淡薄。相关部门的工作人员往往没有及时将形成的干部录用信息、人事任免、职称材料、岗位聘任等材料进行报送转递;有些如干部个人外出培训、在职学习获得的学历学位、个人所获荣誉等重要材料，由于干部个人没有人事档案管理的概念，从而将这些材料保留在自己手中，也没有及时送达干部档案管理部门。目前高职院校的干部人事档案管理普遍存在“你交我收、你要我找”的被动工作模式，因此最新的形成人事档案材料报送、转递滞后现象严重。

3  高职院校人事档案管理中存在问题的解决措施

3.1 不断完善现有的档案管理体制，落实人事档案材料归档工作的责任

高职院校的干部人事档案管理工作，必须牢牢遵循《干部人事档案工作条例》，并结合本校实际对干部人事档案管理工作进行科学合理的规划，规范人事档案的管理。①完善干部人事档案管理制度，使档案管理人员在日常工作中有章可依、有据可查。②联系工作实际和当前干部人事档案管理工作的具体要求，对档案工作不断细化，进一步明确岗位责任。档案材料收集范围通过培训、通知等方式，使材料产生部门进一步明确什么材料需要上交，什么时间必须上交档案管理部门。

3.2 加强档案政策学习，提高全员档案识

①通过视频会议、专题培训等形式组织人事档案材料产生部门，特别是人事处、组织部的相关工作人员学习人事档案管理制度、人事檔案材料收集范围、收集时间、材料要求等。②通过讲座、咨询等形式，使干部个人进一步明确在职培训、学历进修、学位获得、各类奖惩需主动提供给人事档案管理部门，以保证干部个人人事档案的完整性。干部人事档案关系到每个干部的切身利益。

3.3 对干部人事档案内容加以甄别

①查看人事档案中是否存在故意缺漏或涂改某些档案内容，如有疑似的，进行分类、登记、汇总。并查找当地当时的相关文件，初步判定材料缺失或涂改的原因（特别是出生日期、学龄工龄、学历学位信息、个人经历等）。②检查档案中是否存有造假的档案材料。除了查看有疑问的单一材料以外，进一步查明这一材料与其他相关材料的记录是否存有逻辑联系再进行具体分析。常见的有干部档案中干部履历表中的信息与4-1学历、4-2职称、4-4培训、9-2任免材料相互之间的变化是否符合逻辑。

4  干部人事档案专项审核工作给予当前高职院校干部人事档案管理的启示

4.1 改变干部人事档案管理模式，推进干部人事档案信息化建设

在互联网技术日益发达的今天，数字档案的作用也越来越强大。区别于传统的“一人一卷”的纸质档案，人事档案信息化建设则是充分运用计算机技术，利用干部人事档案管理软件，用数字化的形式贮存人事档案纸质材料。在实际应用中可以根据查询内容设置查询权限，实现干部人事档案的多次重复查阅和利用，提高了人事档案管理工作的效率。同时在使用中，不仅能充分保护实体档案，又可以避免人事档案的损坏、涂改、替换。

4.2 打造一支综合素质强的干部人事档案管理队伍

当前，干部人事档案的管理对档案工作管理人员有着高要求的综合素质，不仅要具备档案管理专业知识，还要掌握较高的信息化管理技能，从而为事业单位人事档案管理提供坚实的智慧保证。首先人事档案工作人员要能从思想上高度重视干部人事档案管理工作，并且政治可靠、工作责任心强、作风正派。其次高职院校内部要有针对档案管理人员的工作激励机制，同时加强档案管理人员的人事档案业务实践技能和基础理论知识的培训，鼓励档案管理人员多走出去，积极参加组织部、上级档案部门组织的继续教育培训和学术交流研讨会。通过和不同单位同行间的业务交流，使档案工作人员能成为在做好自己本职工作的基础上不断掌握新技能，拓宽新视野的复合型人才，确保适应现代化干部人事档案管理工作的要求。

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