职业教育档案管理工作策略分析

王海峰

摘 要：随着新时期发展，为了不断提高职业教育档案管理水平，要重视结合工作实际，有效的进行管理实践，从而才能充分结合有效的管理模式，进一步落实管理工作，以不断提高职业教育档案管理水平，希望通过实践分析，能够为相关工作人员提供有效参考。

关键词：职业教育;档案管理;策略分析

为了不断完善职业教育工作，需要提高对于档案管理的认识，在有效的开展职业教育档案管理工作过程，要提高对于职业教育档案管理的认识，以此才能有效的运用完善的管理方式，进一步加强管理水平，从而为职业教育档案管理工作提供有效保证，下面进行具体分析。

1 职业教育档案管理的重要意义

各类档案的归集整理工作在职业院校整体工作中具有较大的比重，这部分工作所体现出的价值和意义较为深远，对各类教学、科研、荣誉等历史文件材料的系统整理不仅可以大力促进职业教育的整体发展，还能从基础工作层面提升对文档综合管理工作的质效，因此当前的职业教育机构应高度重视对历史遗留文档的管理工作，并应用较为先进的理念和方式对各类档案进行有序而系统的管理。从目前的职业教育机构的档案内容来看，大致可以将现存档案归为下列几类：一是关于日常的教学材料;二是基于教学活动的科研项目的记载材料;三是教育机构的各层级人员档案及相应的奖惩记录;四是与教育教学相关的其他材料。可见，职业教育机构的档案管理内容较为庞杂，涉猎范围广泛，整理任务艰巨，必须采取较为专业、系统的管理方式对其进行有效的整理备案，否则将影响到教学质量及学校的长远发展。职业院校需建立相应的管理系统及制度规范，以标准化的制度规范历史文件的整理行为，并增强信息科技在档案整理工作中的参与力度，运用科学手段提升本机构对日常档案的管理水平。

2 职业教育档案管理创新的具体措施

通过对职业教育档案管理的重要意义的分析，进一步提高了职业教育档案管理的认识，为了有效的进行管理，需要重视结合实际，有针对性的制定更加完善的管理模式，从而才能有效的提高管理质量，下面结合工作实际，有效的分析具体的管理措施。

2.1 对职业教育档案管理思路进行创新

从目前职业教育机构的档案管理成效来看，大多院校对档案的管理只停留在保存阶段，认为档案管理工作的重心便是保存文件信息，对档案的进一步归类整理、查询使用职能应用率不高，因此档案管理水平一直处于基础阶段。对此，职业院校应彻底转变对档案管理工作的定位和认识，除了有效管理和保存以外，还需加大使用档案归集整理和后期查询的职能，让档案管理工作真正发挥自身价值，帮助学校形成一套具有较强系统性的统计文档的模式。良好的文档管理可以作为该院校的历史发展缩影，通过档案记载便能够清晰了解该院校的教学、科研发展状况及教育人员、学生的素质水平，同时可从历史档案中提取有效的信息，以指导当前的教学实践活动。因此档案管理同样具有服务教学和推动机构发展的职能。

2.2 对职业教育档案管理模式进行创新

档案管理的理念和方式的科学性决定了对其管理的效果水平。因此相关工作人员需科学探索有效方式，来实现对档案的高质量保存和整理。建立科学、实用的工作制度是进一步规范管理行为的前提，按照制度执行管理操作，可以切实保障档案管理的最优效果，同时在档案查阅、检索过程中，也需根据实际情况尽量减少不必要的环节和要求，以便捷为本，高效发挥档案的价值和作用。档案整理和保存的最终价值是为了向日后的查询行为提供文字和数据依据，其服务功能是进行档案管理的核心。若想将文档整理工作的核心职能发挥至最优，则需对现存的档案内容进行有序整理和区分，提高档案归集的系统性，将信息手段应用到档案管理工作中，用数字化的编码方式将不同类别档案进行编码整理，这样在查询时便能够有效缩短不必要的时间浪费，检索人可以依据一定的线索进行方向明确的查询，提高信息获取的速度。在管理工作中，也应加大信息处理技术的应用力度，将各类档案信息及目录以电子文档形式保存在系统中，一旦需要检索查询，便可以通过系统快速获得所需的信息，充分显现其服务特性。

2.3 重视档案管理人员的专业技能培训

从业者整体能力的提高，是推动文档管理工作有序改善的重要方面。制度与模式的执行、应用都要依赖于人员的专业素养。因此对职业人员的能力与素质培养不可或缺。尤其是职业教育的档案管理工作更具特殊性，相較于一般档案管理工作来说，更应接受系统的专业培训，以提高从业人员的职业技能。与此同时，从职业道德和理念层面，也应有所转变，强调档案管理的核心职能为服务，增加档案查阅的高效体验感。与此同时，为了提高与管理设备和技术的匹配性，相关从业人员还应相对提高系统的应用能力和设备的操作水平，只有从业人员熟练掌握并使用设备和系统对档案信息进行管理，才能从根本上提高档案管理水平。让适当的人员从事与能力相匹配的工作岗位，并定期参加职业技能学习，丰富从业经验，提高职业能力，从每个人的自身出发合力推动整体工作水平的提升。

2.4 促进职业教育档案信息资源的开发利用

新时期，为了提高职业教育档案管理水平，要重视合理的开发与利用，从实际分析，衡量文档整体管理水平和效果的一贯标准，是其对档案的保存、处理等方面的效果，而档案管理所应表现出的查询、服务职能尚未被有效开发和使用。职业教育档案所记载的都是分布于各行业、各领域的职员，其职业教育经历、职业素质都会体现在个人档案中，因此职业教育的档案对在职人员在本行业的提升相当关键。若想有效利用档案信息，一方面从职业院校的需求出发，明确档案管理工作的职能和发展方向，细化工作目标和方式，通过先进的管理方式将现存的档案材料进行归类整理，用以今后的查阅和检索;同时，还要改变被动存储的工作状态，主动搜集和归纳相关档案材料，尽量减少档案信息的覆盖死角，让档案储备完善化、细致化。相关的单位也应重视发展档案信息的职能，充分基于档案信息优化资源配置，让管理工作有据可依，依据切实的信息资源合理规划人员和教育资源，推动整体文档处理工作向纵深迈进。

3 结束语

总之，随着新时期发展，为了保证职业教育档案管理质量，要采取科学的管理手段，不断提高管理认识，从而才能为职业教育档案管理工作开展提供有效保证。希望通过以上研究，能够不断提高职业教育档案管理效率。

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