通信企业采购审计研究与分析——以某市上市通信企业为例

(天津中审联有限责任会计师事务所广东分所 广东 广州 510000)

一、前言

采购审计是将财务审计、供应审计、需求审计、管理审计有机结合，对采购全过程实施的检查与分析。其目的是提高采购对象的性价比，降低采购成本，杜绝不合规情况，促进企业经济价值的提升和经营目标的实现。通信企业采购对象的特殊性，要求对采购开展的审计工作既要关注过程审计，更要从审计过程分析采购制度的不足、采购环节的风险、采购实务改进等更为重要的问题。制度设计、过程管理、审批控制、采购后评估应作为采购审计的四个主要关注点，下面笔者分别对其进行研究与分析。

二、通信企业采购审计的目标

寻找制度漏洞，不断改进并确保制度得到有效执行，是通信企业采购审计的首要目标。审计是指为了查明有关经济活动和经济现象的认定与所制定标准之间的一致程度，而客观地收集和评估证据，并将结果传递给有利害关系的使用者的系统过程。通信企业采购审计的标准就是国家有关法律法规和单位有关制度。某市的上市企业还有上级省公司和中央集团公司，因此其制定的制度不能和省公司及集团公司的制度相抵触。采购过程管理以采购制度为依据，因此，对制度的可行性和完善性进行审查和评价是采购审计的重要步骤。对市公司采购制度审计来说存在两个难题。一是自采制度的审计标准，财务制度一般由企业会计准则作为指导依据，而通信行业采购制度则具有较强的企业特点，地市公司的采购分为集采和自采，集采是上级公司确定集中供应商范围和采购单价，企业直接下订单收货。集采必须执行上级的采购制度。自采是地市公司负责采购的全过程。由于地市公司采购对象的复杂性，上级对其采购制度的制定没有具体和统一的要求，如何对制度进行正确分析并提出完善意见，这对审计人员来说是一个挑战，首先，审计人员对采购管理流程和采购对象等缺乏深入了解，很难判断制度的合理性。其次，自采制度审计的标准，同时它又可能存在设计上的毛病。通过审计，对自采制度进行评价，就是要解决这个矛盾，使自采制度不断得到完善。

三、制度有效执行

有完善的制度，还必须确保制度得到有效的执行。首先，要从制度上规范采购各个环节相关人员的行为，对相关人员实行责任追究制度；其次，从管理体制上加强对采购决策者的监督，要实行领导干部回避制度，禁止领导干部直接参与采购的评标工作，重要采购实行集体决策原则。在我们对该通信企业的采购审计中，发现发布的采购专家管理办法中关于“公司领导可参与评标”的规定不符合采购“评标与定标”分离原则。

因此，审计人员应检查与采购相关制度的制定与执行情况，一是采购项目招投标执行的规范性，国有上市通信企业采购的招投标制度通常由国际四大会计师事务所和其他专家参与制定，相对比较规范。重点检查招投标组织程序是否严格，评委的抽取过程是否合理。

四、案例分析

在这家国有通信企业采购审计中，我们发现了以下情况。

(一)评委抽取过程不规范

查看项目“中国某公司2018—2019年机房土建及配套设计公开招标项目(地市)”评标过程中时，抽取评委的视频录像，发现工作人员在抽取评委过程中存在被抽取评委“废弃”理由不成立。

(1)2018年8月27日开始从专家库中抽取评委，第一轮第2次抽取，工作人员(视频中07:30)拨打电话联系评委李某(手机号码：1380923XXXX)时，电话无人接听，时隔31秒，工作人员判定为“废弃”(视频中08:01)，原因为“工作或时间冲突不参加评标”。

(2)第一轮第5次抽取，工作人员(视频中24:31)拨打电话联系评委容某(手机号码：1392262XXXX)时，电话中提示“您拨打的电话正在通话中……”(视频中24:42)，时隔1分13秒，工作人员判定为“废弃”(视频中25:55)，原因为“工作或时间冲突不参加评标”。

(3)第一轮第5次抽取，工作人员(视频中27:01)拨打电话联系评委李某(手机号码：1392260XXXX)时，电话中提示“关机”(视频中27:24)，工作人员判定为“废弃”(视频中28:00)，原因为“工作或时间冲突不参加评标”。

(4)第一轮第21次抽取，工作人员(视频中44:30)拨打电话联系评委刘某(手机号码：185200XXXXX)时，电话无人接听，时隔1分30秒，工作人员判定为“废弃”(视频中46：00)，原因为“工作或时间冲突不参加评标”。

(二)中标单位应答文件单位名称与公章名称不一致未进行澄清

中国某公司2018年窗帘采购公开询价项目(地市)项目，预算金额92.44万元(不含税)，采用公开询价方式采购。中标单位公司名称与询价应答文件中公司名称不一致。中标单位为某市商贸有限公司，询价应答文件中公司名称为某市商务有限公司，经查询订单系统，该公司开标一览表中公司名称信息与询价应答文件中该公司印章一致。纸质标书中询价应答文件公司名称与中标单位公司名称不一致，评委未启用澄清程序让供应商进行澄清。

(三)中选供应商提供无效的审计报告

“中国某公司2018—2019年机房土建及配套施工公开招标项目(地市)”，预算金额7 600万元，采用公开招标方式，共分5个标段，其中第1标段中选供应商为某控股集团有限公司。根据2012年8月15日某省注册会计师协会发布的《某省注册会计师行业业务报告防伪报备管理暂行办法》第二章第七条：事务所按照《中华人民共和国注册会计师法》规定开展的注册会计师法定业务，即财务报表审计、专项审计、验资及其他法定业务均应进行业务防伪报备。查看某控股集团有限公司提供的投标文件，2015年度、2016年度财务报表审计报告均由广州某会计师事务所出具，其中根据2015年度财务报表审计报告的报备号在广东省注册会计师协会网站上查询无记录；2016年度财务报表审计报告出具日期为2017年3月29日，经查询某省注册会计师协会网站，该事务所于2016年X月X日被某省财政厅收回会计师事务所执业证书，明确不得继续执业。中选供应商某控股集团有限公司出具的2015年度、2016年度财务报表审计报告均为无效审计报告。

五、总结

针对以上发生的采购问题，我们认为要通过采购审计，在以下四个方面得到提高。

一是要保证企业进一步建立和完善采购管理制度，重视采购法规的学习。审计发现该地市公司的管理机构最近制定了很多制度，由于通信产品物资更新换代快，采购管理制度必须随之不断更新。采购管理及相关人员必须不断学习。要切实做好风险防范工作，涉及的知识面比较多。比如，要能看懂采购文件关键要点，要有一定的法律知识，要对所购买物资和服务特点、质量标准等有一定的了解等。

二是要将采购审计与工程审计、经济责任审计有机结合起来。比如，一些工程审计发现设计远超实际需要，这很容易造成过量采购，采购审计定能发现库存物资积压。要解决这类问题需要采购部门与工程部门相互配合，以减少损失。经济责任审计发现一些代维舞弊多报销费用，采购审计定能发现提供代维服务供应商的履约问题，将一些提供服务不到位的供应商拉入黑名单。

三是要提高验收人员的技能。在对该市国有上市通信企业进行宣传品采购审计时，现场测量海报铜版157G860|570发现，一张海报铜版实际重量为70g，长860mm，宽570mm，厚度0.12mm,故纸张克重142.80[70/(860×570)×1 000 000]g/m2，但订单内容规定海报铜版纸张克重为157g/m2，差异14.2g/m2，差异率为9%，涉及含税金额0.011 4万元。在与验货人员沟通时，他们说不懂怎么计算克重，所以才有这种偷工减料的舞弊现象。

四是重视对整改情况的跟踪，将建议落到实处。对采购审计发现的问题及提出的审计意见，相关业务部门按要求在规定的期限内进行整改，要建立整改情况跟踪机制，通过电话回访、上门督促、公开公示等各种形式，确保各项建议落到实处。