企业档案管理工作的信息化建设探析

文/杨海，贵州开磷建设集团有限公司

1 信息化管理模式在档案管理中的作用

1.1 构建了有流程体系的档案管理工作

信息化管理的档案管理工作给当前阶段档案管理带来的与传统管理最不同的地方在于它能做到资源共享，以及能使档案管理工作变得有条理有流程，利用信息技术可以让档案管理变成自动化管理模式，不需要人为操控，只要在投入使用之前提前设定好相应的程序，计算机就能根据实际情况进行操作，将信息储存和信息共享完美地融合在一起。

1.2 有效地提高了档案管理工作的效率

信息化管理模式的档案管理的主要管理媒介是计算机，这也就意味着在进行档案管理和信息储存时只需要利用计算机网络、硬盘、U盘等工具就能将信息全部储存下来了，这种储存方式首先可以减少纸质储存占有的空间和资源，将信息储存变得环保，并且，工作人员在进行信息化档案管理时只需要操控计算机网络进行工作，而不要耗费大量的人力和物力资源，这在很大程度上使工作变得简洁快速，提高了工作效率。

1.3 增强档案管理工作的准确性

对于任何一个企业而言，档案管理都是十分重要的，在企业档案中不只包括了企业内员工的信息档案，还有关乎企业发展未来的重要信息，因此，企业在对档案管理方面非常严格，它要求较高的安全性和准确性，信息化管理的优势恰好体现了出来，信息技术是以计算机网络技术作为管理手段，以电脑作为信息管理载体的，机械化的技术在精确性和保密性方面都较人工操作更加严格，在查找信息时，利用计算机的检索技术比传统翻阅查找要准确迅速得多。

2 企业档案管理工作中信息化建设的措施

2.1 加强硬件和软件的建设

在档案信息管理系统方面，要深入开发相关软件，配备高质量的硬件设备，不断完善档案信息管理系统。在此基础上，软件系统要统一标准。在输入数据时，档案目录、全文要实现数字化，统一归档格式，档案管理人员要保存纸质档案，录入化档案，满足使用者的实际需求。另外，还要设置信息密级，提升档案的安全性，制定详细的密集标准，档案信息用户要遵守相关流程，并且，设置相应的查询权限，定期为对档案管理人员提高相应的培训，这样可以为档案密级打下安全基础，还能有效避免重复性归档，进一步较快了档案信息数字化的建设效率。

2.2 明确档案管理标准

对档案管理进行信息化建设时，要符合国家的相关规定，达到相应的标准。在信息化建设的过程中，相关工作人员应该从企业的实际情况出发，全面分析企业的管理特点等，根据相关的行业标准，严格管理归档材料，在整体上，进一步加大档案管理的控制质量，在输入信息数据时，要确保信息树立的准确无误，只有这样，才能保证档案内容的可靠性，进而实现档案管理价值。不仅如此，在档案管理制度方面，也需要进行不断建设，对管理制度进行全面完善，全面说明档案管理人员的岗位责任，可以采用责任制，保证档案管理人员履行自身的职责，一旦出现问题时，也可以找到相关的责任人。

2.3 实时收集档案资料

实时收集档案资料是保证企业档案完整、清晰认定、按时归档管理的核心环节。首先，企业应清晰划定综合档案室、具体业务部门员工的岗位责任，制定文书管理、资料管理归档的相关制度，明确员工归档管理的指责，日常收集任务应全面落实到人头，通过全方位搜集确保应归档资料及时归档，并定期进行搜集与补充，避免资料信息的缺失，提升档案资源完整性。另外，各机构应在要求时间段之中快速搜集档案信息、整理基础资料，确保不同类别档案及时归档，同时保证档案信息快速更新，进而实时反映出企业当前的现实发展状况。

2.4 提高档案管理人员的综合素质

对于企业档案信息化建设工作来说，这些工作具有一定的系统性、复杂性，需要具有高素质的档案管理人员来完成这项工作，因此，在实际建设的过程中，要针对相关的工作人员，展开相应的培训，以此来提升档案管理人员的业务能力，并且，全面提升档案管理人员的综合素质。在开展档案信息化的建设工作中，应该从档案管理人员出发，采取有效的措施，充分激发他们的工作热情，使其履行认识自己的岗位职责，发挥自身的主观能动性，进而在档案管理中，具有创新精神，能够实现自己的价值。其次，积极应用现代化设备，引进先进的技术，丰富档案的种类，对于信息化建设的载体，应该不断创新，通过多样化的载体，有助于实现档案信息化建设目标。在建设方法方面，也需要不断创新，积极培养高素质人才，也可以邀请相关专家来指导这项工作，让档案管理人员能有效运用新技术，正确使用相应的设备，全面掌握相关的信息化知识，进而有效的提升档案信息化建设水平。

2.5 档案管理的同步化及实时化

档案的信息资源是企业的核心，直接关系着企业的经济效益，妥善保管企业各项资料有助于提升企业的综合竞争力，进而推进企业的可持续发展。因此，档案管理工作在要顺应时代发展的同时，还应该加快企业的信息化建设进程，积极应用信息化的管理模式，转变以往的管理理念，对传统的管理模式进行创新。不仅如此，对于计算机的存储功能也应该充分应用，在现阶段来看，信息技术的发展很快，在网络信息平台中，全面建设企业档案的数据库十分必要，可以确保各项资料的完整性，还可以让用户可以快速的查找，为用户提供了诸多便利，作为管理人员，也能将档案管理工作实现实时化、同步化的管理目标。

总之，信息化管理模式的作用直接弥补了传统档案管理模式中的不足，为档案管理作出了应有的贡献。

[1]邰曦.信息化对企业档案管理的重要性思考[J].现代经济信息.2017(11).

[2]谢东晓.企业档案管理信息化及其重要性分析[J].办公室业务.2018(05).