烟草企业的物流费用定额管理研究

柏思萍 冯晓琰 陈丽琼 梁 燕

一、引言

随着经济贸易全球化的发展，烟草市场的竞争不断加剧，并且我国的烟草市场还受到国外市场的冲击，同时面临着烟草行业的改革，卷烟取得高效益的同时带来了高额的物流费用，两者之间的矛盾日益突出，进一步推动了烟草企业对定额管理和定额标准在卷烟物流环节中控制物流费用的强烈要求。烟草企业对物流费用的控制要求更深程度的精细化管理，对物流费用的控制是烟草企业未来的物流环节乃至企业整体的供应链工作重心。

二、烟草企业实施定额管理的必要性

我国的定额管理虽然在不断发展并取得成就，但是仍旧处于初步发展阶段。国家已经开始逐步重视定额管理的发展，大力提倡烟草企业优化物流环节的采购、仓储和配送业务，相应制定物流费用的定额标准和指标体系，同时对物流费用实施定额管理。烟草行业为我国的税收贡献巨大，但是由于其危害健康的特殊性，我国的烟草实施实行国家烟草专卖体制，在这一体制下，随着销售网络的不断发展，卷烟物流环节成为烟草企业的重要发展环节。现代物流以其先进的服务流程和管理技术，对烟草企业的影响越来越重大。同时物流费用又是烟草企业的成本费用中占比最高的一项费用，物流费用在2015-2017年度不断增加，在烟草企业的费用支出总额中占比很高，对企业的收益有着直接影响。目前烟草企业普遍存在着物流费用管理粗放，定额标准的制定不完善，物流费用偏高的问题，是企业应当关注的重难点。卷烟物流费用不仅是烟草企业的一项重点关注费用，同时也是烟草行业默认的用来衡量企业自身的物流中心的物流运营水平和物流质量高低的一项关键指标。物流费用定额标准的制定和定额管理的实施是烟草企业实行精细化管理必不可少的措施。

三、物流费用概述

物流费用在未有统一标准发布之前，各烟草企业的物流费用的包含范围和处理都不一致，也不利于公司管理和行业把控。国家烟草局为了加强烟草行业中物流费用的的把控和管理，于2006年11月15日印发了《烟草行业商业企业卷烟物流费用管理办法和核算规程》（以下简称《管理办法和核算规程》）。根据该《管理办法和核算规程》，将物流环节分成采购、储存、运输、销售等八个环节，物流费用是物流中心在这八个环节的发生的物力、人力以及财力的费用总和。该《管理办法和核算规程》不仅明确规定了物流费用的定义，还对其分类和包含范围作出了明确规定，根据物流费用是否可控将其分为可控费用和不可控费用即变动费用和固定费用，其中变动费用包含运输费、车辆燃油费等8项费用，固定费用包含物流中心的相关人员费用、折旧摊销、税费、保险费及其他相关费用。国家烟草局顺应定额管理的发展印发了该《管理办法和核算规程》，因此在其中对企业提出了定额管理的要求，要求烟草企业对物流费用制定科学合理的定额标准和指标体系，执行定额管理制度，按照各自的卷烟物流费用的不同特点制定相应的定额明确规定了卷烟物流费用按照仓储、分拣、配送和卷烟物流管理环节分别核算。某市烟草公司根据自身特点将卷烟物流环节具体细分为仓储环节、分拣环节、送货环节管理环节和库区装卸环节这五个环节，卷烟物流费用具体细分为物流耗材、办公费、水电费、车辆油费、车辆修理费、装卸费这六项费用。

四、定额管理在烟草企业物流费用控制中的应用现状

定额管理是我国烟草企业推行精细化管理必定要求的一项措施，不少烟草企业需要进行物流费用管理的新课题研究并制定出切实可行的定额标准。某市烟草公司遵循要求开展了定额管理的课题研究并制定出了试行的定额标准体系。以下基于某市烟草公司来对我国烟草企业在物流费用控制中关于定额管理的应用现状展开分析：

首先，已制定的定额标准和指标不实际可行。虽然制定了定额标准，明确了公司的卷烟物流费用总额包括仓储定额、分拣定额、送货定额、管理定额、装卸定额五项二级定额以及按照具体费用、作业环节、工序确定的确定物流耗材、办公费、水电费、车辆油耗、车辆修理费、装卸费六项费用定额，但是却不实际可行，定额指标应用没有落实到物流运营中，县级的物流中心把控力度不强，没有真正的去实施定额管理。并且也没有规定对实施定额标准之后的结果设立奖赏。

其次，定额标准的制定过程不够科学合理，物流费用数据收集不及时。定额标准体系建设领导小组主要由某市本级的高层领导组成，虽然成立卷烟物流中心归口管理的工作小组，但是领导小组和地方工作小组之间的联系不密切，在定额标准的制定过程中没有结合公司自身某市本级和各县级的实际情况来选择合适又科学合理的制定方法，更多的是采用经验估计和仿照其他企业的方式来制定得出定额标准。此外，在定额标准的制定过程期间和已经试行定额标准体系的205-2017年期间内，缺乏相关的日常物流费用的数据，并且由于下属的县级烟草公司和中转站多，不同层级的公司、部门和人员间还没有建立良好、及时的预算管理信息系统，物流费用收集不及时，存在定额控制不及时的信息化风险。

最后，缺乏有效的物流费用监督和绩效考核体系。定额管理控制体系要求每一季度及时、准确的采集费用数据，但是县级和中转站的日常费用数据收集不准确，难以有效的对已经发生的物流费用情况进行监督和预算控制。

此外，公司没有制定详细的不同部门和人员对定额管理实施的工作职责和奖罚措施，也没有设定具体的绩效考核指标，绩效考核制度不完善，不能将物流费用的定额标准运用到物流中心的日常经营中，没有实现公司有效定额控制物流费用的目标。

五、定额管理在某市烟草物流费用成本控制中存在的问题

近年来，某市烟草卷烟物流配送中心逐渐对定额管理问题重视。某市卷烟物流配送中心根据年度总费用支出(2015-2017年数据)，对支出费用进行项目的细分，分别从物流耗材、办公费、水电费、车辆油耗费用、车辆维修费用、装卸费六个方面制定相关的标准，根据相关标准规定采取定额管理手段。同时，在2018年就以前年度情况制定物流配送中心的仓储环节、分拣环节、送货环节、管理环节、库区装卸环节六个环节制定定额计划和定额标准。此外对2015至2017年三年间的各个物流环节的费用预算状况做出细分，进一步实施管理手段。定额管理对某市烟草的物流运营有着强大的辅佐和监控作用，但是其实施过程却存在很大的困难性和复杂性，同时也需要长期实践来不断调整，主要还存在以下问题。

（一）定额体系标准建立有待完善

根据《公司预算定额标准体系》，卷烟物流中心的定额管理体系初步建立，体系总共分有30多个大类，每个大类又细分有多个小类，体系内总共有上百类定额管理项目，但缺乏相应的数据标准。对于定额管理来说，数据标准的制定是关键，如果这方面建设不到位，那么实施定额管理就会受阻。

（二）卷烟物流环节的卷烟物流耗材和装卸费都较高

卷烟物流环节的卷烟物流耗材和装卸费都较高分别占到了物流总费用的五分之一左右。物流耗材存在物流耗材费用的发生与其作业动因不对应的风险，物流耗材存在浪费现象。装卸环节以人工为主要劳动力，人力成本较高且工作效率没有达到最佳，且分拣环节机械化水平还不够，有很大提升空间，某市烟草的装卸业务量大，装卸环节的可控制力度大，存在较大的控制盲区。

（三）车辆油费、修理费较高

烟草公司的主要运输方式为车运，但却没有对运输费用进行细化控制，运输费用精细化程度不高，车辆管理部门职责不明确。物流中心的车辆油费一直都处于很高的水平，2015年和2016年均低于定额标准，但是差额较小。虽然2016年有所降低，但从整体趋势来看，车辆油费是呈现增长趋势的。这与油价的增减变动有一定关系，但更多的是送货车辆的使用情况，由于没有具体到物流中心的部门，车辆加油管理有漏洞，就比较难对油费进行把控，车辆修理费则不断减少，减少趋势明显，尤其2016和2017年的车辆修理费都已经低于定额标准。修理费降低的原因可能是公司对于对汽车构造及保养的专业知识增多，车辆修理费中主要以日常维护保养费为主，日常维护保养费在不同区域都是一笔很大的支出，说明对于日常维修保养的力度不够，这是一项可以进行重点控制得项目。车辆油费和修理费的基础分类还是不够严密，支撑内容不够明确，数据上报的时间、质量达不到预想的要求，需考虑汽车的整个生命周期不同阶段分别设置。按照定额标准要求，物流中心的送货车辆百公里油耗、百公里修理费定额区分为夏季、冬季标准，并且按照车型、使用年限、油品情况进行区分定额，但是目前的数据并没有按照要求进行区分，对于车辆油费和修理费仅仅是按照兴宁、宾阳等区域来汇总的，没有具体到部门，车辆管理职责不够明确，管理较粗放，对于车辆的登记不够完善，基础资料不全。

六、定额管理在某市烟草公司物流成本控制中的应用策略

烟草公司在定额标准的制定过程中，除了领导阶层外有近10个科室均有参与其中，涉及的人员多，不同科室和不同人员的利益和着重点不同，协调难度大，并且随着不同层级的物流中心的实际情况的不断变化，会相应增加定额标准的制定和定额管理实施的难度，下面提出几方面的建议：

（一）设立强有力的执行机构，有效实施定额管理计划

公司在设定职能部门时，设立一个专业的定额管理部门负责其他职能部门之间的信息沟通与相互合作。在烟草公司的组织管理中实施激励和约束机制进行管理，通过激励机制来调动各部门对定额管理的主动性和积极性，实施约束机制来对各部门的权责进行控制管理。完善和健全作业质量管理制度、定额预算管理制度来解决预算制度的风险。实施标准化作业，责任明确到人，在保证公司的成本和效率的基础上保证公司各个环节和业务的质量。

（二）在定额管理制度的基础上合理、科学的制定、完善和细化定额标准

鉴于定额管理的重要性，烟草公司的领导者要强化定额管理制度的建设，定额标准体系建设领导小组和各归口管理部门工作小组要分清楚哪些指标是适合公司研究和控制。另外，各小组需要做到全面把控，避免片面化，对不同级别的物流费用再进一步分级设置，以此形成一个全面完整、切实可行的一个定额管理系统，并且把最低级别的物流费用分类作为课题研究和定额标准制定的重要对象，形成适合某市烟草自身的物流费用定额标准体系。由于物流费用的产生有着可控和不可控的因素，在定额体系的制定过程中要加强对可控费用的监控，同时弱化不可控的物流费用，以确保最终制定出来的定额标准和指标具有控制性、可行性和合理性。

（三）加强物流费用管控，促进定额管理水平提升

根据物流中心的运营特点设立费用支出报告制度，实时跟踪收集相关费用数据，实时监控费用的支出情况，强化过程控制，定期修正标准；在物流中心成立专门的财务科，跟踪各项定额在仓储、分拣、装卸、配送、管理等环节之间的执行情况，对物流费用的定额管理做好日常会计核算和处理，做好各项台账，每月月末按时将财务和会计核算资料以及定额实施情况报送某市本级的财务科。另外要强化信息运用，通过利用信息化手段落实定额标准的运用，实现定额标准执行对比功能，促进定额管理水平提升。

（四）优化物流配送路线，明确车辆管理职责

针对不同层级的物流中心优化路线，减少路线重合，设定积极的烟叶采购和烟草配送政策，有效减少车辆油耗。车辆油费除了按照车辆类型和使用年限划分外，还要按照不同部门和人员来划分，减少油费计算的缺漏情况和造假情况。明确车辆管理职责，进行精细化管理，对所有的车辆登记完善的信息，增加基础分类，对物流中心的送货车辆按照百公里油耗区分为夏季和冬季的定额标准。

（五）建立基于定额标准的物流费用监督和绩效考核体系

为了确保不同层级的公司和部门能够积极实行定额管理，烟草公司需要建立一个健全的费用内部控制体系，设立独立的监督小组，不定期地实地考察不同层级和部门的实施情况。物流中心要制订物流费用定额考核细则，以确保考核工作的全面实施。为了使绩效考核的激励作用得到充分发挥，物流费用定额考核必须与实行严格的奖惩制度相结合。实行权利与责任匹配，做到奖惩分明。公司必须上下动员起来，最大限度地调动从领导阶层到普通员工级别的众多职工的积极性和主动性，确保费用管控能够落实到物流中心的所有环节和工序。

七、结语

物流费用是烟草公司的一项重要费用支出，实施物流费用定额管理对烟草公司的物流费用控制乃至整体的供应链管理中的费用控制发挥着越来越重大的作用，对物流费用制定一个合理有效的定额标准体系来实现烟草公司的物流精细化管理和提高公司的成本效益刻不容缓。物流费用定额标准的制定和定额管理的实施不仅是复杂的系统工作，还是需要公司全体长期坚持、持续投入并实时实地更新的工作，同时还需要在事前制定好定额框架，在事中加强监督并对相应错误进行改进，在事后开展有效的考核及评价。