高校固定资产信息管理系统的构建与实践

王 榕 钟 成

（西南财经大学天府学院，成都 610052）

引 言

随着高校办学规模的加大，高校固定资产管理难度的增加，高校固定资产总额的快速增长，需要运用现代化的手段提高固定资产管理有效性。当前高校固定资产的种类复杂，存在数量多，覆盖面广和固定资产多变的情况。传统的计算机辅助管理固定资产的模式已经不适应新时代的需要，只有建立统一的固定资产管理系统，基于互联网发挥多个部门在固定资产管理中的作用，才能全面掌握高校固定资产的状况，了解高校固定资产的存量、分布与维护情况。

高校固定资产风险主要来源于管理流程较为随意，固定资产数据信息变动情况不能及时的统计。运用信息化的管理方式有助于实现高校固定资产全过程管理，从固定资产进购开始就录入了较为详细准确的原始数据信息，有助于固定资产管理部门进行有效审核，全面了掌握了固定资产的运行情况。通过信息系统还可以全面的分类管理新增资产、闲置资产与存量资产。信息系统构建了更为合理的固定资产管理逻辑结构，实现了严格的分类管理，明确了固定资产管理工作的基本标准，有助于消除固定资产使用过程中的各种隐患，降低了固定资产管理工作的成本。

一、高校固定资产信息管理系统的主要构成

（一）物品采购模块

高校固定资产管理应当完善管理体系，从固定资产的采购开始，形成全方位的固定资产管理机制。首先，高校各部门应当根据工作计划，各种设施设备的使用需要，编制年度固定资产的申请计划，通过校园固定资产管理平台进行计划申报。其次，高校固定资产管理部门对各院系上报的申请计划进行统计，由专家对固定资产采购计划进行审核，制定总采购计划后进行政府招标采购，并且及时的公布采购计划的进展情况。最后，该系统还要开发审计监督模块，提高采购工作的透明度，以便于有效解决固定资产采购中的问题，防止采购工作存在的风险。

（二）设备管理系统

设备资产管理信息系统应当构建从入账、验收、使用到维护的全过程控制机制，强调对固定资产使用全过程数据信息的有效收集。首先，运用报表的形式对固定资产的运行状况进行动态化描述，可以通过学校固定资产的报表、报废设备报表、实验设备使用情况报表、维修费用报表等反映固定资产的运转状况。其次，建立数据分析纵横对比机制，运用大数据技术实现历年度数据信息的对比，基于数据分析的方法找出优化固定资产管理的着眼点，从而提高固定资产管理的有效性。最后，大型仪器设备的管理还要进行实物照片、技术指标、主要功能与开发创新方面的数据信息记录，并且通过校园固定资产管理信息系统与校园网的连接端口向社会公布相关数据信息。设备管理系统的主要任务是满足学校教学科研需要，发挥设备的服务社会功能。

（三）房产管理系统

房产管理系统的主要任务是绘制学校的楼层平面图，对每个房间的用途信息进行登记汇总。具体包括所有房间的名称、用途、分类、面积、设备配置情况的登记，在分类登记的基础上形成用房数据库。还要对房间的设备维护记录、公共设备的使用情况数据信息进行全方面的存储，以便于计算房间使用成本。重点加大灵活用户的管理力度，尤其对各部门单独使用的办公用户、出租用户进行统计，从而制定动态化的用房分配机制，解决高校用房方面的需要。

（四）数据分析系统

固定资产信息化管理的关键在于提高数据分析能力，对固定资产的使用情况者验收，解决固定资产使用和配置不当的问题。第一，应当提高数据管理水平，根据固定资产信息管理的需要开发专业的数据库，围绕着固定资产的变动情况对固定资产进行准确的统计，保证固定资产数据的完整性。第二，还要提高数据分析的质量，对固定资产的各种指标进行及时的统计分析，将相应的数据文件存入数据库当中，从而向校领导和有关部门提供决策依据，提高固定资产的使用效益。第三，提高数据上报的准确性，按照上级要求制成数据报表，供上级部门统计分析使用。第四，还要开发信息共享查询模块，满足校内外对固定资产数据信息的使用需要。

二、高校固定资产信息管理系统的建设策略

（一）创新信息管理模式

高校固定资产信息系统建设的主要任务在于提高数据分析能力。首先，采用正确的数据信息管理模式，优化数据信息处置流程，把现代信息技术与先进的管理理念相融全，提高固定资产管理的效益。其次，建立分级管理模式，在统一领域下形成多级管理机制，明确各极人员管理责任，实现物尽其用和管用结合。在信息系统的辅助下提高固定资产管理计划申报的有序性，形成多元审批机制，并且保证固定资产信息正常有序运行。最后，加大固定资产数据信息的处理力度，能够在大数据理念下提高数据信息挖掘质量，从而创新固定资产的管理方法。

（二）提高资产清查水平

信息化时代应当提高固定资产数据信息的检验水平，保证固定资产数据信息准确，有效降低固定资产管理中的风险。首先，建立完善的高校固定资产数据库，基于数据信息的动态变更进行固定资产的清查工作，保证账面数据的真实性，基于数据库信息对固定资产的存放地点、使用情况、使用单位等进行清查。其次，提高数据信息的维护水平，有效的防止数据冗余情况的出现，注重加大数据信息的安全防护力度，在保证数据安全的前提下提高固定资产管理的质量。

结 语

高校应当开发符合大数据理念的固定资产管理系统，完善固定资产数据信息的运转机制，基于先进固定资产管理系统的开发，提高固定资产管理的效率，发挥固定资产的教育教学服务价值。