浅谈新时代档案信息化建设

何云璐

（大同煤矿集团有限责任公司二医院，山西 大同 037031）

信息化的工作开始渗入到我们的工作和生活当中。这个时候必须要尝试一种最新的档案管理方式，就是所谓的信息化档案的管理，简单来说就是将以往的档案管理方式转变为具有新时代气息，成为信息化的档案管理，使档案管理起来变得更加便捷，操作起来也更加简单[1]。要想实现档案的管理进入信息化时代，使档案的管理变得有效率，这是这个时代对我们档案建设的要求。现在的档案管理，远远比我们想象中的问题还要多，所以，我们必须重视档案的管理，还要完善档案的管理制度，并且提高档案的管理效率。

一、档案管理应用信息化的意义

档案信息化管理建设的意义就在于要符合时代发展的步伐，因此在快速发展的大环境下，我国应该快速推动档案信息化建设，档案管理必须适应我们所处的新环境，进行信息化管理，做到规范管理，才能在新时代长期立足，由此可以看出建立信息化管理档案的重要性。在当今信息化时代，我们必须明白信息化管理档案是非常重要的。应用互联网技术让人们在大数据的环境下快速的应用信息、接收资源、提供信息，这些都是档案信息化建设的不变条件。档案信息化管理具有独立性，它包括技术性与保密性以及比较人性化的特征。独立性主要体现在两方面：第一，管理档案的资料利用信息化方法可以变得更有顺序。第二，应用电子档案进行信息化的管理使用起来安全性更高。新时代的发展，档案信息化管理的要求也就越高，必需紧随时代步伐，利用先进技术与经验为实践和理论做有力的支撑，并不断完善与管理电子档案。然而新时代的信息化档案管理比较人性化，做到“以人为本”的理念，将这一特点落到实处，使服务能够做到面面俱到，更好的服务广大用户。

二、档案管理的问题做出相应的分析

现在档案的管理对我们来说越来越为必要，并且很多人都在关注，因为发展的时间比较短，所以问题也比较多，下面是对这些问题的探讨。

（一）不完善的基础建设

档案管理在信息化建设中属于基础性建设，我们完善基础性建设就是对档案管理的建设，不完善的基础性建设有几个表现：首先，档案的管理设施中软件与硬件还没有那么完善，要想更好的完善档案的管理我们就要进行完善档案设施中的软件与硬件，这是档案管理的根本条件，也是必要条件，先进的技术能够确保档案的管理工作开展地更顺利；其次，不完善的队伍建设，大部分工作人员对档案的管理知识比较缺乏，不了解信息化管理的意义，更不知道怎样处理相关工作；最后，管理的制度不够完善，管理制度的完善可以督促工作顺利进行，但是目前的管理制度漏洞百出，存在许多不完善，从而影响了新时代档案信息化建设的开展。

（二）资源利用率低

利用信息化进行档案管理主要是为了改善档案管理的效率，能够更好地达到资源共享，从现在情况来看，一些资源信息没有充分的被利用，无法体现信息化建设的作用，如今许多地方已经建设档案专门管理的信息化管理机制，但是管理模式上依然非常的传统守旧，不去交流学习，使管理理念受到很多束缚，使资源利用率没有办法保证。现在是一个信息发展迅速的时代，很多资源和信息都不需要在进行保密的情况下，应该拿出来让大家共享与交流，这样就可以把资源很好地利用起来。

（三）信息水平低

虽然我国已经意识到档案管理比较薄弱，但是已经做出了调整，进行改变有了很大的进步，但是档案管理应用信息化还是很低，比如：管理运用信息化处理的能力还是很弱，无法在短时间内处理好档案，储存的设备不够标准，数据极易丢失和改变，此管理没有做到统一，使这些档案数据很难实现利用与共享。这些情况表现信息化的管理水平很低，我们必须做出相应的改变。

二、档案管理运用信息化的策略

对于管理档案使用信息化所出现的现象，我们在以后档案的管理中做出相应创新与改革，提高档案在管理中运用信息化的利用率。

（一）完善档案的管理建设模式

档案的管理使用信息化必须做出创新与改革，紧跟时代步伐，使管理的方式改进，只有这样做才会使档案的管理和信息化建设结合起来，让信息化在档案的管理中起到更大的作用。第一，在信息化的技术中，不仅需要提高先进的技术，还要重视技术的开发与适用，让二者达到一个平衡的状态，将信息化在档案管理中呈现出做好的效果。第二，在这项工作中，我们要把收集过来的信息进行更深层次的整理，建立更完善的数据库，使资源更好的被利用，体现其价值所在。

（二）培训档案的工作人员

在档案管理的工作人员，我们要对他们进行培训，这样可以提高信息化在档案管理中的效果，在档案的管理中，我们需要改进两方面：一方面，招聘专业的管理人才加入；另一方面，对档案的管理人员实施素质培训。第一，必须提升档案的管理人员，让他们理解什么是信息化，提高他们管理的能力，教他们怎样使用软件对信息进行处理及收集；第二，还要培养他们的管理能力，采用不同方法来提高培训及指导，时常对他们进行考核。

（三）资源的共享

档案的资源在被人们使用的时候才会显示出其价值，在当今社会中，如果档案的管理还是采用传统的管理模式，我们不去更新，不去改变，把所有收集来的资源信息只是固定的放在那里，没有人会去学习与搜寻，那么，这就是没有用的资源，与此同时，也是对资源的一种浪费，这样资源始终不能起到应有作用，各部门必须提高档案资源的交流与共享，把档案的管理优势发挥到最大。

四、结束语

综上所述，信息化运用在档案管理中是一个比较全面、长期又艰巨的工作，它不仅仅是一个部门所要完成的工作任务，更加不只是单纯只依靠计算机的人就可以完成的任务，这需要更多的档案工作人员的配合与积极参与，档案管理工作人员的素质对信息化的档案管理建设也起着重要的作用，只有不断地努力，才可以使档案信息化建设有一个美好的明天。