档案信息化管理中的风险及解决措施

2019-12-19 12:11:59王颖

活力 2019年24期

王颖

（陕西航天医院，西安 710025）

引言

档案是对各类机构全部活动信息的记录和评价，档案是单位的重要无形资产，传统的档案管理方式已经不适合瞬息万变的档案巽趋势，新的竞争越发激烈，需要单位采用新型的档案管理工作方式，进一步构建完善的档案管理工作体系，从而找出解决档案信息化管理方面存在的问题。

一、现代档案信息化管理中的主要问题

（一）人员风险

档案管理人员的技术水平在很大程度上决定档案管理质量。信息化时代档案管理人员需要不断提高专业技能水平。有些档案管理人员不掌握信息技术的前沿趋势，没能采用科学化的档案管理工作方法，档案管理的专业性、有效性、科学性不足，因此严重的影响了档案管理工作的水平。由于档案管理人员不懂得现代档案技术，企事业单位没能给档案管理人员提供学习信息技术的机会，不能促进档案管理人员主动的更新业务知识技能，因此制约了档案管理工作改革升级。还有的档案管理人员操作的随意性大，档案管理工作缺乏良好的职业精神，不能在信息化环境下养成良好的操作意识与风险防控意识，因此制约了档案管理工作的有效性。

（二）技术风险

技术风险主要指的是技术落后，技术不过关，现有的管理技术手段与档案资源不匹配问题。首先，电子信息档案主要以文档的形式保存，档案在信息化环境下容易被篡改，档案的安全性受到较大的挑战，在互联网防护技术不断发展的当下，档案在互联网运行存在着客观的数据泄露风险。其次，档案部门容易受到黑客的攻击，由于技术方面的限制，基层单位的档案加密技术水平不高，档案的使用权限过于分散，这在很大程度上影响档案管理工作的整体质量和效率。

（三）环境因素

档案信息在互联网环境运行面临着诸多不确定的因素，档案信息化的过程中难免存在着软件的设计缺陷，因网络中断或者档案存储设备方面的问题都可能造成安全隐患。电子信息时代档案操作的方法较为复杂，档案数据信息的使用受到外部环境因素影响较大，还要完善档案运转的互联网环境。还有的单位缺乏对环境风险的评估机制，没能根据档案运转状况分析档案可能遇到的风险，不能制定档案管理的应急方向，档案数据信息的备分不及，致使在面临风险时遭受巨大损失。

二、现代档案信息化管理的解决措施探讨

（一）加强组织领导工作

档案信息不仅记录着一个单位发展的过往，档案中的丰富信息也可以指明单位未来的发展方向，加强档案管理工作，有效应对档案管理的风险，应当提高档案管理领导水平，建立强有力的领导机制。首先，单位领导应当高度的重视档案管理，明确档案管理的目标，确定档案管理的工作方法。其次，单位的各级人员、各部门应当参与到档案管理当中，形成一个完善的档案管理工作体系。最后，对档案管理的问题进行梳理，总结档案管理的得失，进一步修订档案管理工作制度。

（二）完善档案管理体系

新时代档案管理工作不能仅仅依靠档案信息部门，企事业单位内部应当建立完善的档案运行工作体系。首先，进一步明确档案管理工作的制度规范，确定各部门配合档案管理部门的责任义务。其次，还要优化档案的存储格式，注重优化档案管理的流程，确定档案管理工作的重点任务。最后，形成强有力的责任分工机制，构建科学化无缝的档案衔接机制，以便于提高档案管理的整体质量。

（三）培养现代档案人才

现代档案管理人才应当具备信息意识，能够在信息化的环境下有序工作。档案管理人员的素质决定了档案管理工作的质量。首先，应当引进复合型档案管理人才，档案管理不仅要有相关专业领域档案管理工作的知识，档案管理人员还要熟悉互联网环境的档案管理操作方法，能够在大数据环境下实现档案数据检索，安全存储防控，档案数据信息监测方面的具体工作任务。现代档案管理人才还要有服务意识，能够有效应对档案的运行风险，同时还要提主档案的应用服务意识。

（四）防护网络安全问题

只有保证互联网的安全才能保证档案信息的安全。现代档案管理应当采用封闭式的档案管理工作方式，进一步实现档案系统与互联网的隔离，还要不断优化档案管理制度，加强档案防护机制的建设。首先，安装必要的档案管理系统防火墙，经常性的对档案管理系统进行有效维护。其次，建立档案系统的监测机制，由专业机构对档案部门的数据信息流量情况进行监测控制。最后，定期开展网络系统的维护工作，分析档案管理系统的潜在风险，保证档案信息的安全运行。

（五）加强信息资源共享

信息资源共享是信息时代档案管理工作的重要意义，在信息共享理念下应当搭建专门的档案信息交流平台，推动档案信息管理软件的不断升级，注重在安全的环境下实现数据信息有效互动。首先，搭建专门的档案信息传播渠道，基于专门路径进行档案传递，防止外网对档案运行的干涉。其次，还要搭建统一的信息发布平台，基于用户的权限实现各种信息档案的有效下载阅览。最后，建立信息资源的交互中心，在分布存储档案的基础上实现档案运行的标准化。