大数据环境下高校数字档案资源管理★

罗艳丽

（岭南师范学院档案馆 广东湛江 524048）

各种新型概念在社会的不断发展进程中开始兴起，并逐渐成为时代发展的代名词，对当前较为盛行的大数据概念而言，其能够帮助各种管理活动对数据进行更加高效的管理。对于高校的档案管理工作而言，管理人员也开始积极地构建数字化档案，并重视对数字化档案的数据资料进行高效处理。在数据规模不断加大的社会发展背景下，高校数字档案资源管理工作面临的局势更加严峻，此时，需要管理人员积极的应用大数据技术，创新管理方式，提升高校数字档案资源管理成效。

一、高校基于大数据环境进行数字化档案资源管理的重要价值

在高校数字档案管理过程中，数字化这一特征主要体现在计算机技术、互联网技术的应用上，而大数据技术作为关键技术之一，与高校数字化档案资源管理之间有着直接的联系。在高校数字档案资源管理过程中，面对不同的档案资源形式，管理人员要善于对其进行转化，将其转化为能够利用数字化表现的更加直观的资源形式，即可以将文字、图纸以及影响等信息进行压缩处理，将其存储在光盘中。同时在互联网平台下，还可以借助信息交互软件和终端设备等进行信息传递，提高用户查询和获取数据的效率。在大数据技术支持下，高校数字档案资源信息的安全性更能够得到保障，能够提高管理规范性，并有效控制档案原件丢失现象。基于大数据的高校档案管理模式是一种全新的管理模式，相较于传统的管理模式，能够显著减少投入成本。而在建成数字化档案之后，系统也会对档案资源内容进行自动化扫描和处理，并对数字化的资料进行归类，在计算机设备的支持下，将档案数据录入到学校数据库中，便于用户进行快速搜索。在大数据技术支持下，高校数字档案资源能够实现更有效的资源共享，并实现对数字档案信息的开发与利用。通过应用大数据技术，高校数字档案资源管理工作的数据处理质量会得到显著提升。因为大数据技术本身就具有更高的精准度，且在相应的算法支持下，能够规避人工计算的失误。在高校数字档案建设过程中，大数据技术应作为核心技术而存在。

二、高校数字档案资源管理的现存问题分析

（一）数字资源较为匮乏

高校在进行档案管理时，传统的管理模式还存在较多遗留，对于新型的管理工作是一种较大的阻碍。作为高校数字档案资源的管理人员，应该意识到当前数字化档案资源的匮乏问题。虽然大数据时代已经来临，但是高校数字档案资源管理人员还没有做到对档案数字资源的及时更新，导致当前的高校档案管理工作缺乏创新特征；且档案管理内容受限，数字资源开发与整合不到位，都是导致数字资源彰显匮乏度的主要成因。

（二）信息资源过于分散

高校在对数字档案资源进行管理时，需要结合高校的档案资源管理实况。而在具体的档案管理过程中，高校档案管理人员常面临信息资源过于分散的问题。大部分高校都没有针对数字档案资源管理制定统一的管理标准与具体管理细节要求，导致在信息资源整合过程中人员执行不力，而在具体信息资源整合过程中，管理人员没有针对数据类型差异采取针对性的整合措施，也会导致数据资源整合出现问题，具体则表现为信息资源分散。

（三）数字资源开发利用不到位

对于高校数字档案资源管理人员而言，在当前的管理氛围下，大部分管理人员都只是把做好数字资源的保存作为重点，对于数字资源的开发利用则缺乏重视。对于档案资源而言，在进行管理时，需要做好档案保存管理，但是在当前万物互联时代，管理人员也要意识到档案资源共享的重要性。仅仅将档案管理工作局限在资源归档、馆藏等方面，将会导致高校数字档案资源的服务水平低下，也就无法进一步创造社会价值。

（四）管理人员素质需提升

在高校数字档案资源管理过程中，管理人员的能力成为决定管理成效的关键。在当前大部分高校中的档案管理人员队伍中，都表现出专业管理人才匮乏的局面。大部分管理人员对于信息技术的掌握程度不够，且部分高校会任用退居二线的管理人员，大部分管理人员都只能进行简单的整理工作。对于管理人员而言，还存在数字档案资源管理意识低下的问题，这些都是高校数字档案资源管理过程中的人才困境。

三、大数据环境下高校数字档案资源管理的有效路径

（一）扩大数据容量

大数据时代的核心即数据，数据即资源。高校数字档案资源管理人员应更新资源观念，提高对数据积累与应用的重视程度。在此前提下，高校数据档案资源管理人员要积极地进行数据资源建设，以扩充数据容量为目的，增加数字档案资源库存。我国大部分高校对数字档案资源的管理还处在初步探索阶段，由于缺乏管理规范性文件，管理活动较为随意，数字资源不足也导致管理活动无法获得较高的成效。基于此，管理人员应注重对数据容量的有效扩充，拓宽数据获取渠道，并善于对各个社交媒体平台上的数据资源进行搜集，构建容量更多的数字档案资源数据库。在对高校数字档案资源容量进行扩充时，管理人员需要把握以下两种途径：一是加强征集电子档案。在计算机技术与物联网技术支持下，高校逐渐朝着自动化办公的方向发展，由此产生了大量的电子文件，对该类文档进行管理时，则要进行电子归档。因而，高校数字档案资源管理人员要认清这一趋势，加强各个部门之间的工作协调，对于工作过程中形成的电子文件要进行流程化的网络移交，至于高校档案馆则要建立专门的电子档案库；二是要建立各项数字档案信息资源的专题数据库。对高校档案资源进行数字化建设，要求建设人员建立专题数据库，应围绕档案全文、档案目录、光盘数据以及多媒体数据等建立专题数据库。

（二）整合数据资源

高校在对档案资源进行管理时，需要构建全面的档案资源管理体系，以支撑每一个档案管理环节的高效开展。在大数据时代下，高校数字档案资源管理工作仍然要遵循这一要义。实现这一目的的前提是对数据资源进行有效的整合，工作人员要在实际的数字档案资源管理中关注数据资源的整合。数据资源整合不仅仅是对数据的简单整合，还需要对档案内部结构进行优化调整，形成更加科学的档案资源格局。

在具体的数据资源整合过程中，整合人员首先要统一数字化资源整合标准。现代化的信息资源整合方式能够打破传统档案管理过程中的信息孤岛，在建立标准时，应具体创建元数据标准、数据交换格式与音频档案管理规范条件等。基于数据资源整合可以构建共享数据资源库，档案资源整合是手段，档案资源共享是目标。在对数据资源进行整合时，数据处理人员应借助各种先进的数据处理手段，实现高效率的数据整合，以满足高校数字档案资源的社会服务要求。

（三）重视开发利用

在高校档案管理工作中，自管理人员具备数字化意识起，就在不断地对管理体系进行构建与完善，以此督促管理人员积极应用大数据技术进行档案建设。作为档案管理人员，则要具备较强的责任意识，要明白在高校发展进程中，档案始终担任着重要角色，只有保存与利用好档案资源，高校才能获得更加稳固的发展根基。对高校数字档案资源进行开发利用的前提就是对档案资源进行全面的建设，要善于通过科学的手段对馆藏资源进行利用，可以将其转化为数据资源，使其能够发挥出在大数据时代的服务价值。其次，要想对高校数字档案资源进行开发与应用，还需要管理人员构建统一的数字管理标准。资源整合是对资源进行高效利用的重要前提，管理人员需要从多个角度对资源进行搜集与整合。在具体的档案资源开发与应用过程中，需要管理人员对数据资源进行深度的挖掘，以发现数据的潜在价值。基于此，才能真正地对数据资源进行更深层次的应用。在进行数据挖掘时，则需要数据处理人员采用先进的数据挖掘与分析技术。在这个过程中会涉及到相关的算法，数据处理人员要根据数据算法步骤与要求对数据进行处理，可以在高校数字档案资源管理平台中设置数据深度挖掘模块，作为数据处理人员，则要具备较高的数据敏感度，对具有隐藏价值的数据要做到及时发现，避免造成不必要的损失。对于档案资源的进一步开发和利用而言，高校数字档案管理人员要注重对未来的大数据发展趋势进行把握，要制定档案数据的大数据发展战略，追求大数据的发展创新，在此背景下，对高校数字档案管理工作进行优化。在整个档案数据资源的应用过程中，最需要关注的是数据共享。数据共享是进行数据高效开发与应用的基本前提。当前，已经有越来越多的国家开始关注大数据的重要价值，并将其上升到国家战略层面。因而高校在对数字化档案进行构建时，也要具备国际化视野。高校作为人才的培养基地，要善于利用自身优势，整合多种资源，对高校档案进行更高水准的数字化建设，以彰显大数据时代的巨大发展价值。

（四）提高人员素质

针对高校数字档案资源管理工作，各个高校应不断提高管理人员素质。在人才队伍建设方面，高校管理部门要建立档案管理专业人才的引进制度和人才培训制度。在引进档案管理专业人才时，要拓宽人才引进渠道，同时校方可以进行自主培养，对现有的数字档案资源管理人才队伍进行优化，提升队伍整体素质水平。在培养人才的过程中，高校还要关注用户的具体需求，以此丰富管理人员的理论知识与实践技能。而在具体的高校数字档案资源管理工作中，高校也可以通过与外界的合作来实现人才的共同培养，如地方档案馆可以提供人才进行高校数字档案管理工作扶持，定期召开数字化档案管理工作交流会等，可以显著提升管理人员的工作能力。

四、结语

从大数据时代出发对高校数字档案资源管理进行研究，需要研究人员立足于大数据与数字档案的结合点。高校的档案管理人员则要了解在大数据环境下进行数字档案管理的必要性，结合实际情况分析高校数字档案资源管理过程中出现的问题，分析问题成因，找到问题突破点。在具体的高校数字档案资源管理过程中，管理人员要把握四个维度，即扩大数据容量、整合数据资源、重视开发利用和提高人员素质，四位一体，确保高效档案管理工作能够跟上现代化建设与互联网时代的发展步伐。