高校海外跨文化交流档案的建立与完善★

周萌

（桂林理工大学 广西桂林 541004）

一、建设高校海外跨文化交流档案的重要作用

在高校中，海外跨文化交流档案指的就是高校师生在参与各项海外跨文化交流实践活动中，师生产生的实践经验、理论认知等进行全程真实、客观记录的内容集合。高校海外跨文化交流档案也是高校一项重要的智力与信息资源，可以为高校深入落实各种国际交流项目，规范、有序开展高校海外交流活动管理工作等提供真实可靠的参考依据，使得高校师生可以对跨文化交际活动及相关项目形成正确认知，并帮助其突破跨文化交流中存在的语言、文化等方面的现实障碍与真实困难，真正实现优秀中华文化与高校文化的“走出去”与海外优秀文化的“引进来”。

作为当前许多高校的重要工作内容之一，建设并有效完善高校海外跨文化交流档案，可以真实记录高校师生参与海外交流实践活动的全过程，将与之相关的文字、图片、影音视频等不同形式的资料信息、材料内容进行集中整合，从而有效帮助其他师生客观评估海外跨文化交流活动，并对其进行反思总结，为日后更好地落实学校海外跨文化交流活动项目奠定坚实基础。与此同时，海外跨文化交流档案也可以为高校开展英语教学活动以及建设国际化的校园文化等提供相应参考，可见高校深入落实海外跨文化交流档案建设与完善工作具有十分重要的现实意义。

二、高校海外跨文化交流档案的现存建设问题

（一）对档案建设认识不足。虽然当前开展海外跨文化交流活动及相关项目的高校数量正在逐渐增加，但能够有意识地建设海外跨文化交流档案的高校数量相对较少。这主要是由于在高校教育改革持续深化下，大部分学校将更多的精力放置在学校教育、教学管理等方面，校领导以及相关管理人员并未对建设海外跨文化交流档案形成较高的正确认识[1]。而大多数档案建设与管理人员也长期习惯被动接受上级部门分配的工作任务，鲜少能够主动搜集整理相关档案信息资源并开展海外跨文化交流档案的建设与完善工作。此外，本文在对当前部分高校的海外跨文化交流档案建设情况进行调查分析的过程中，也发现有许多学校中的档案工作人员错误地将海外跨文化交流档案建设，认为是搜集整理所有参与学校海外跨文化交流活动项目的师生信息，并对项目材料等进行妥善存放即可。因此由于学校目前在海外跨文化交流档案建设方面缺乏正确认知，且相关专业优秀人才数量不足，因此导致现阶段我国海外跨文化交流档案建设水平整体相对较低。

（二）档案资源少内容混乱。因绝大多数高校并未专门针对海外跨文化交流档案建设与完善工作，成立专门的职能部门并主动培育相关高素质、专业、优秀的档案人才，而现有工作人员的档案建设意识较为落后，故而导致已经建设和归档的海外跨文化交流档案内容较为混乱，相关档案资源数量较少且类型单一。例如本文在研究中发现许多高校在海外跨文化交流档案建设中，只搜集整理了师生参与海外跨文化交流活动中产生的文字资料，如海外交流日记、翻译材料等，但相关的语音资料、图文信息以及影音视频等则并未进行集中收集与分类整理，因此导致高校海外跨文化交流档案内容极为有限，难以充分发挥其应有效用，为完善高校海外跨文化交际项目、优化高校英语教学等提供重要的参考帮助。

（三）缺乏完善的管理制度。在眼下高校海外跨文化交流档案建设中，普遍未能建立起专门的档案管理制度，且有部分档案建设与管理人员对自身工作职责、管理内容等缺乏清晰认知。这也直接导致在部分高校开展的海外跨文化交流档案建设与完善工作中，档案建设、档案管理较为随意，档案资源与相关信息内容分散。因此本文也认为，想要深入落实高校海外跨文化交流档案建设与完善工作，有必要主动建立起相关完善的管理制度，统一明确各环节的工作流程以及其他相关内容，进而为有效提升高校海外跨文化交流档案建设水平奠定良好基础。

（四）管理手段较为单一化。就眼下高校海外跨文化交流档案建设情况来看，档案管理方式手段较为传统，且存在单一化的情况。这也与学校中档案管理人员长期受到传统工作理念的影响和制约有关，加之学校几乎不组织档案负责人员参与相关方面的专业培训教育，故而使得能够熟练掌握先进档案管理理念与档案管理技术手段的优质人才极为有限。在实际进行高校海外跨文化交流档案建设工作时，大部分工作人员习惯采用人工模式，以搜集整理各种纸质文档为主，即便有部分学校开始有意识地加强海外跨文化交流档案信息化建设，但也大多停留在简单利用Excel以及其他专业软件系统，对搜集得到的档案资料、档案信息进行准确录入。并未对各项档案资源进行深入挖掘与充分利用，因此同样也在一定程度上制约了高校海外跨文化交流档案有效性的充分发挥。

三、高校海外跨文化交流档案的建设与完善对策

（一）主动形成正确档建意识。在建设并完善高校海外跨文化交流档案的过程中，首先需要上至学校领导下至一线工作人员均树立其正确、积极的档案建设与档案管理意识[2]。为此，学校可以通过充分运用其各项媒介资源，如微信工作群、学校官网等加强对建立海外跨文化交流档案的宣传力度，使得全体工作人员均可以意识到档案建设的重要性，并主动配合档案工作人员深入落实高校海外跨文化交流档案建设与完善工作。其次，学校需要充分结合自身实际情况，主动加大对海外跨文化交流档案建设的投入力度，为其提供必要的人力、物力以及资金支持，为进一步完善高校海外跨文化交流档案建设创造良好环境。

（二）构建完善档案建设体系。第一，规范档案内容与建设流程。针对现阶段部分高校在海外跨文化交流档案建设过程中存在的随意性、主观性较强以及档案建设管理不规范等问题。本文认为，各高校应当认真参照国家相关规定要求，立足自身实际针对高校海外跨文化交流档案构建专门的档案建设体系。通过将高校档案工作纳入到学校重点工作范畴中，要求学校主动学习其他优秀学校在建设海外跨文化交流档案方面的先进经验，对各项档案信息内容与文件资料进行明确分类，以此有效保障档案建设的规范性。例如学校可以主动结合其开展的各项海外跨文化交流活动项目内容，将其与其他学校中的相关项目内容进行比对分析，总结出本校在该方面的特色与优势，并将其融入至海外跨文化交流档案内容中。在此基础上，要求档案管理人员灵活采用专业的档案管理软件系统，以自动化的方式对其进行分类整理和妥善保存，从而有效提高学校整体海外跨文化交流档案建设水平。第二，深入挖掘更多的档案资源。高校在实际开展海外跨文化交流档案建设工作时，一方面需要继续加大对各项相关纸质文档资料的搜集整理，另一方面还需要有意识地收集图文影像以及其他不同类型的档案资源。在按照其具体类型、档案内容进行分门别类整理后，要求工作人员合理使用大数据技术、云计算技术等各种档案资源蕴含的价值信息进行深入挖掘。例如高校可以充分利用参与海外交流项目中师生整理记录的交流日记、交流视频等，以此为基础科学评估学校开展的海外交流项目成果，及时发现其中存在的问题与不足，并有针对性地进行改善。与此同时，学校也可以将高校在开展英语交流、外交礼仪等教学中的教案、教学视频等作为宝贵的档案资源，进行归档整理并主动与海外跨文化交流档案内容进行相互整合，进而使得教师可以灵活运用各种成功的海外跨文化交流案例，制定出科学合理的英语教学方案、师生跨文化交际能力培训对策等，从而使得高校海外跨文化交流档案的应有效用可以得到充分发挥。

（三）建立健全相关管理制度。高校同样需要高度重视对海外跨文化交流档案管理制度的建立与完善。要求其在依照国家现行的档案管理规章制度下，结合学校实际情况与档案管理要求，制定出具有学校自身特色的档案管理制度，对海外跨文化交流档案建设与完善中各部门工作人员的应负职责、管理范围、管理内容与方式以及具体管理流程等进行统一明确[3]。从根本上保障高校海外跨文化交流档案建设管理工作的规范落实，而为了能够有效调动相关工作人员的内在动机与工作热情，学校还可以积极将现代企业中的绩效考核与激励机制引入其中。加强对海外跨文化交流档案工作人员的绩效考核力度，将其对先进档案管理意识与档案管理技术手段的掌握程度、深入挖掘各类档案信息资源的能力、工作态度等一并纳入到绩效考核范畴中，并直接将考核结果与工作人员的职位晋升、评奖评优等切身利益相挂钩，以此有效提升相关工作人员的自我提升意识。使其能够全身心地投入到高校海外跨文化交流档案建设与完善当中，为深入落实档案管理工作贡献出自己的全部力量。

（四）创新使用多元工作手段。传统的人工管理方式和工作手段显然已经难以满足现代化的高校海外跨文化交流档案建设需求。为此，高校应当积极运用各种现代化、智能化的技术手段，进一步提升其海外跨文化交流档案建设水平。例如高校可以通过专门建设海外跨文化交流档案网站，并设置包括海外交流师生、高校海外交流政策等各种专栏，开放网站的评论功能，鼓励广大师生积极结合自身实际对海外跨文化交流及其档案建设建言献策，从而在有效加强师生交流的同时，更好地完成档案资源的搜集整理；工作人员也可以根据师生的留言评论等，分析其具体需求，进而有针对性地为其提供所需的档案服务。同时，高校也可以积极搭建完善的海外跨文化交流档案信息化管理平台，利用传感器技术、移动通讯技术等，自动完成各类档案资源与档案信息的采集整理与深入分析。用户则只需在平台搜索栏中键入关键词，即可灵活、高效地完成档案信息资源的查询、下载等操作。而考虑到高校在不断发展的过程中，其涉及的海外跨文化交流档案资源数量也将持续增加，因此高校还可以积极运用数据库技术等其他先进科学技术，专门建设相应的数据库从而使得高校海外跨文化交流档案建设与管理成效可以得到全面优化。

四、结语

综上所述，建设并完善高校海外跨文化交流档案，无论是对于高校持续发展海外跨文化交际活动，还是全面落实高校英语教学等工作，均具有重要作用。针对当前高校在建设海外跨文化交流档案中存在的档案建设理念与档案管理手段落后、档案资源较少且档案内容混乱、缺乏相关完善的管理制度等问题。各高校还需要充分结合自身实际情况。主动建立起正确的档案建设意识，在严格参考国家相关管理要求和标准规定下，建立完善的档案管理制度与规范的档案建设体系，同时灵活运用各种先进科学技术手段不断创新档案管理方式，以此有效落实高校海外跨文化交流档案建设工作，使其得以不断实现优化完善。