对医院档案管理信息化的思考

陈颖

【摘要】医院档案管理信息化已经成为现代化医疗卫生管理的重要手段之一，也是数字化医院建设的重要组成部分。随着“互联网+医疗”全民健康医疗服务工作步伐的加快推进，医院档案管理的信息化建设工作也随之兴起，档案信息化水平将成为医院整体实力与服务能力的重要体现。本文从医院的档案管理信息化出发，深入分析当前医院档案信息化建设与管理存在的不足，并提出具体的应对措施和建议。

【关键词】医院档案;档案信息化;档案管理

医院档案是医院在党务、行政、医疗技术、教学、科研、基建、设备、会计等活动中直接形成的，对医院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像及其电子文件等不同形式、不同载体的历史记录。是医院管理工作中的原始凭证，是医疗机构服务情况与患者健康状况等信息的真实记录。

一、医院的档案管理信息化现状

（一）医院档案管理的主要内容及分类。医院档案文件材料基本分为八大类：党政管理类、医疗技术类、教学类、科学研究类、基本建设类、设备仪器类、财会类、特种载体类，归档材料包括纸质、照片、录像带、录音带及其电子文件等各种载体形式。

（二）医院档案管理信息化的基本情况。1.软硬件情况。所谓医院档案管理信息化就是把医院档案资料信息进行收集、存储、检索、管理、利用，并为医院行政工作提供借鉴及参考等，再通过网络技术化传输进程进行综合记录的过程。但目前医院档案系统建设停留在单机版模式，内网控制终端，数据上传及下载停留在软硬盘的拷贝，如将系统升级后，能使档案系统与院内终端系统打通，只能达到电子版互通模式。这种单纯的档案系统不能有效利用信息数据可持续化的作用。2.机构与人员情况。医院档案管理的机构基本下设在党办或院办公室，管理人员2-4人，学历本科以上，兼职档案员1人分布在各个科室负责收集材料，信息化相关人员0-1人，学历本科以上，档案管理学人员1-2人，学历本科以上。专业档案管理人员占全院人员比例1：2000。3.资金投入情况。近5年来，医院档案管理信息化的资金投入，保持在较低、甚至不投入的状态。要进行信息化建设，首先要提高档案信息化管理的质量与水平，同时要进行机器设备的更新和应用。目前，国内已有较稳定的档案信息系统，但引进或升级，需要一定的资金投入。如更换或升级档案信息系统后，可提高档案利用性。档案管理是有效利用和可持续化的，以达到档案管理的常态化、科学化、数据化。

二、医院档案管理信息化的不足表现

（一）对档案管理信息化的认识不够。医院领导层对该项工作的不够重视，对档案管理信息化的重要性和长远意义认识不够。档案管理系统是否能应用在档案信息管理中，取决于院领导的支持和各科室主任的积极参与，特别是领导思想意识的提高至关重要。如果一个部门没有一名思想理念更新迅速的领导对档案信息管理工作的关注，医院的档案管理信息化就是一句空话。

（二）医院档案管理系统的投入不足。软硬件设施设备老化，资金投入不足，导致信息化建设滞后，无法满足医院档案管理工作的发展要求，档案管理的效率不高，制约着档案信息化的可持续发展。舍得投入财力，配置与之相适应的软硬件，才能实现医院档案信息化管理。使用专业医院档案系统可以有效并且减少档案介质占用的空间，从而使保存方便快捷并有效保密，储存量也十分丰富而广泛，无论是对医院本身查找资料，还是对其他查阅和利用档案的人都会快捷而准确。医院要从实际出发，创造优良的条件，运用档案系统管理工具，把医院各类资料贮存于其中，才能更好实现医院档案管理的网络化、标准化、现代化。

（三）医院档案管理信息化的人才缺失。医院档案管理工作人员的信息化专业水平不高，对新兴的大数据、云计算、移动互联、区块链等信息技术的掌握和应用不够，无法将新技术与档案管理工作有效结合，也无法充分发挥新兴科学技术作用，从而阻碍了医院档案管理信息化进程。从医院档案管理工作的人员专业分布来看，几乎无档案管理专业人才，甚至对档案管理知识缺乏。加强人员专业培训才能更好地改变这种状况，才能有效快速改变人员组织素质架构，从而适应工作需要。

（四）档案管理信息化建设缺乏规划。档案管理信息化建设呈现随意性，受领导意志、建设资金等多方面因素的影响较大，缺乏档案管理信息化的长远规划，未能将信息化建设与当前医院的发展目标相结合，存在盲目性。

三、加强医院档案信息化管理与建设的意见

（一）提高医院档案管理信息化重要性和必要性的意识。一方面，是增强医院领导班子、员工的认识;另一方面，是加强与地方医疗监管部门的沟通协调，积极取得监管部门对医院档案管理信息化工作的支持。特别是在具体档案管理工作上，指定专门的主管领导，重点抓现代化医院的档案管理。实现医院档案信息化建设将成为医疗卫生服务系统建设标准化、现代化和高质量医疗服务工作重中之重的基础，逐步搭建起医院档案信息管理平台，有效提高工作水平和效率、从而提高医院医疗服务质量。医院档案现代化管理，不是各门类档案简单集中保管，而是一项实现医院档案管理工作规范化、科学化、现代化，高标准、高要求的系统工程，是档案工作人员面临的新的挑战。

（二）建立医院档案管理信息化长远规划。立足医院自身情况，结合医院发展目标，建立并完善档案管理信息化近期、中期、远期发展与建设规划，且纳入医院各阶段建设范畴，合理安排建设资金、人力、物力，有序推进规划落地实施。争取政府和上级部门的支持，从而使医院档案管理工作水平提升，为医院提升服务质量打下坚实基础。

（三）加强医院档案管理信息化人才培养。医院档案管理信息化工作涉及医学、信息科学、档案管理学等多学科知识，应通过脱产学习、轮岗学习、外派交流等多种形式，加强对档案管理工作岗位上的人员培养，不断提高医院档案管理信息化人才的综合能力，另外培养和招聘医院檔案管理专业型人才，做好人才储备工作，才能把基础性的档案管理工作做好。医院档案管理的形势已趋于现代化，这也迫使档案管理工作人员发奋刻苦学习新知识、新技术，全面掌握科学有效的档案管理综合服务技能。

（四）充分发挥新兴信息技术特点，提升档案管理信息化水平。大数据、云计算、移动互联、区块链等信息技术方兴未艾，如何发挥新技术的特点和优势，快速提升医院档案管理的信息化水平，是医院档案管理人员应积极探索思考的问题，应密切关注新技术的发展，特别是新技术在医疗卫生行业的推广应用情况，积极借鉴新技术的成功应用经验。

四、结束语

医院档案管理工作必须不断地从管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面紧跟时代的步伐。这也要求医院档案工作者不断学习、不断进取，以足够的专业知识和丰富的信息数据、计算机操作等技能，灵活运用于档案工作中，从而提高新时期档案工作者的自身综合素质与技能，以满足社会进步和医院发展对档案管理不断提高的要求。

【参考文献】

[1]刘军.医院档案管理信息化浅析[J].四川档案，2011（6）：47.

[2]龙萍.医院档案管理信息化的几点思考[J].山东档案，2008 （4）：48-49.