对基于信息化的工程建筑档案管理建设方法的研究*

褚锡星

(湖州职业技术学院学生处 浙江湖州 313000)

信息化时代的到来加快了信息传递效率，在档案管理工作开展中，更多使用网络和计算机技术，可在计算机平台上完成数据导入和存储，简化了办公操作，提高了信息共享效率，为档案管理工作高质量展开提供了便利。因此，在建筑企业发展过程中，要注重档案管理的信息化建设，逐渐形成新的管理模式，解决当前工程建筑档案管理现实问题，并发挥档案信息在企业管理和决策上的作用。

一、当前档案管理信息化建设存在的不足

目前阶段国内工程建筑档案信息化建设中的不足主要体现在以下方面：一是建筑步伐缓慢。档案信息化管理是一种必然趋势，我国在档案信息化发展方面投入大量精力，但在工程建筑行业，信息化档案管理建设却步伐缓慢。原因是档案信息来源于不同部门，信息收集难度大，难以进行统一管理；另外，一些建筑单位管理观念落后，受到原有管理模式的限制，导致档案管理出现信息化程度不足的问题。二是缺乏动力。在档案管理信息化建设过程中，会遇到多种问题，由于部分工程建筑企业在信息化建设方面，存在技术落后、操作性差、针对性不强的弊端，使得档案管理部门缺乏信息化构建动力，这也是导致档案信息化发展步伐缓慢的主要原因。

二、工程建筑档案管理信息化发展的重要意义

（一）扩展档案服务。工程建筑档案管理工作实质上是进行信息资源的管理，挖掘和采集有价值的信息，创造信息资源的社会价值，使其能有效运用于施工项目的安全运行。信息化技术结合到档案管理中，能有效提高信息资源开发程度和传递时效性，最大程度发挥信息作用，在先进管理手段作用下，确保档案管理的科学性和有效性，根据工程开展实际情况，合理分配信息资源，进而在信息流顺利流通的基础上，实现各个施工环节的紧密衔接，加强档案工作服务效果。因此，我们认为档案管理的信息化建设有着重要意义，有利于建筑企业发展。

（二）减少纸质数据。提高建筑领域档案信息化建设水平，能为档案管理工作的展开提供有效的操作平台，如将档案资料以数字化信息形式存储到计算机平台上，能避免数据丢失，加强档案信息管理，提高档案信息管理信息化和系统化。传统的纸质记录档案资料的方式，档案存储难度大，需要设立专门的档案资料放置空间，并且要做好防潮和防火工作。相对而言，信息化档案管理模式的出现，有效解决了上述问题，不仅节省了企业资源的使用，还增加了信息储量，可利用信息存储技术，采用多样化储存模式，丰富档案信息，满足建筑工程高效展开的要求。

（三）提高档案信息系统整体标准。进行档案信息化系统建设过程中，需要将建筑工程有关资料整合在一起，建立系统化的档案内容体系，集中管理档案信息，将档案资料导入系统中，为之后的调用和查询提供便利。档案管理系统最主要特点便是连续性和多功能性，确保有关资料的紧密衔接，避免出现管理漏洞[1]。在管理实践中，管理人员要找准管理重点和标准，随之展开管理工作，逐渐丰富档案信息内容。当发现信息管理问题时，要采取可行性管理对策，以免造成整个档案管理体系无法正常实施的后果。

三、基于信息化技术的工程建筑档案管理建设方法

近年来，档案信息化建设在促进建筑领域发展上的重要性越来越突显，因此，我国加大了对建筑档案信息化管理的关注，以期在信息化管理基础上，实现建筑领域现代化发展；提高工程建筑档案管理信息化基础配置水平，进而保证档案信息收集和整理有效性。下面将具体讨论在信息化技术基础上加强工程建筑档案信息化建设的相关策略。

（一）提高档案管理现代化意识。现代化意识的引领，促进管理者自觉利用信息技术进行管理作业，保证工程档案管理水平不断提高。要知道，在建筑工程开展的过程中离不开档案信息，必须通过档案信息了解工程建设质量及进度，但是国内工程建筑档案建设相对缓慢，管理方法单一，难以做到与时俱进，致使工程档案使用效能被削弱。为了提高工程档案管理水平，需要对加强档案管理的有效性提起重视，将现代化管理理念融入到管理实践中，以便促进档案管理工作与信息化建设协调发展。在档案管理操作中，突破传统管理形式的束缚，利用先进技术，形成一套科学、可操作性强的档案管理模式，在此基础上实现信息化管理手段在档案信息收集与处理上的有效运用。档案信息化管理系统的构建，能为建筑企业发展创造良好条件，奠定建筑企业在国民经济体系上的重要地位。

（二）培养高素质的工程档案管理队伍。档案管理人员的素质直接影响档案管理的信息化发展效果，因此，建筑单位要加大对档案管理人员的培养，使其有效执行档案管理规划，协助工程建筑项目的正常进行。随着建筑企业转型发展，以往管理法已不再适用于现代建筑档案管理，因此还应从打造一支高水平管理人员队伍的角度出发，加大培训力度，引导档案管理人员自觉增强自身专业技能和理论知识，在工作实践中提高职业道德，有效完成岗位工作[2]。例如，目前管理部门通过不定期组织培训活动，使档案管理者认识到信息化管理是必然的，将计算机软件使用技巧、信息化管理案例等纳入培训内容中，提高管理人员思想认识，使其在正确思想引导下，有意识地借助网络技术收集和整理档案信息。实践表明，培训活动的展开，有助于提高管理者的实践能力，使其熟练运用计算机软件进行数据采集、整理、导入和存储等操作，从根本上加速档案管理的信息化发展步伐。同时，纸质档案要做到与时俱进，紧跟时代步伐，将创新意识运用到管理工作中。档案管理工作要在两种信息存储形式共同作用下，保证档案信息完整性和准确性。

（三）加强档案数据信息化管理。为了促进工程档案管理的规范化、系统化建设，应探索信息化技术在档案管理上的应用途径，建立大规模管理平台，并配置具备一定信息系统操作水平的管理人员，以便提高信息化系统在档案管理中的运用程度，提高信息共享和使用效率。档案信息资源应用价值实现的重要途径便是信息广泛共享，突出信息资源借鉴作用。因此，要将信息化管理理念贯彻在档案数据库建设上，根据信息存储要求进行数据转化，之后将工程档案上传到管理系统，由系统自动完成档案分类和整理。归档结束后，在数据库平台上保存档案信息，为之后信息采集和调用提供条件。上述档案管理模式，节省了人力和物力，使建筑企业档案管理成本得到有效控制，同时促进了档案管理信息系统自动化程度的不断提高，明确标识信息内容，方便快速检索，说明信息化管理模式在建筑领域有着较好发展前景。

（四）强化管理人员安全意识。在档案管理信息系统构建过程中，主要面临着数据泄露和被破坏的风险，尤其在信息化技术和工程建筑档案管理不断融合的背景下，信息安全风险随之增大。要想发挥信息系统应用价值，需要尽快解决以上问题，从信息技术不确定性的角度出发，采取安全防护措施来减少档案信息管理中的安全隐患。现阶段，我国大部分工程建筑档案管理部门在实施信息化建设的过程中，都加大了对档案安全性和保密性的重视，降低档案丢失可能性[3]。在这一发展趋势下，相关部门展开信息化档案管理作业时，需要结合档案具体内容和保密性质，采取加密措施，提高档案安全保护力度。例如，在建设档案信息管理系统的同时，构建加密安全系统和安全防护系统，利用加密技术、防护墙技术等，确保数据安全性，提高档案管理质量，促进建筑企业的稳定发展。相较于传统管理模式来讲，信息化管理模式有着明显优势，在档案信息化建设过程中，要遵循相关规定，积累档案信息化管理经验，不断优化信息化管理，保证建筑工程开展中档案管理工作的高质量进行。

（五）保证原始数据的有效采集和归档。在建筑行业档案管理信息化构建过程中，档案数据采集和存档是重要的管理环节，要加强资料收集和管理。在档案信息收集方面，应从多渠道出发来收集资料数据，之后利用计算机扫描功能导入相应的数据，将关于建筑工程设计图纸、进度和一些文件资料进行归档，将工程建筑数据储存到计算机设备中，避免出现档案信息损坏或丢失等现象。进行档案资料存档后，要进行档案分类处理，方便之后的资料查询。采用上述管理措施，可提高档案管理效率，确保建筑工程施工各个阶段都有对应的数据信息，帮助建筑单位顺利完成施工任务。因此，在档案信息化发展进程中，要关注原始数据的收集和储存，切实发挥档案数据在工程顺利开展上的作用。数据挖掘技术、数据库建设技术的运用，一定程度上提高了档案信息化构建水平，在数据挖掘技术支持下，从海量数据中筛选出有价值的数据信息，去除冗余数据，进而提高数据分析和采集效率，突出信息化管理优势。

（六）加大在档案信息化建设上的技术和资金支持。工程建筑档案管理合理开展，是保证建筑施工安全性和可靠性的关键，为了搭建功能完善的信息化管理系统，建筑企业应加大在信息化档案管理上的资金投入和技术研发。无论是建设自动化管理系统或是人才培养，都需要配备足够的资金资源，将国外先进技术和管理理念引入国内建筑档案管理中，从多方面入手强化档案信息化构建[4]。同时，应注重技术资金的及时供应，这是加强信息化管理的重要手段。在技术研发方面，要将重点放在档案管理系统软硬件功能的完善上，根据档案管理具体需求，动态更新系统功能，使其有效运用于各项档案管理工作中。另外，加大政府财政支持，能为建筑企业档案管理的发展提供帮助，加强资金投入力度，推动档案管理系统良好构建。最后，在技术研发方面，要关注网络安全问题，开发多样化安全防护技术，以便抑制档案在线管理中的安全风险因素。具体来说，信息化管理理念在工程建筑档案管理中的运用，为档案管理改革优化提供了动力，对提高建筑工程质量和可靠性方面有着重要意义。实际进行档案管理时，需要在信息化建设方面不断学习，提高整个建筑领域的档案信息化管理水平。

四、结语

综上所述，工程建筑档案管理信息化建设相较于传统管理模式有着一定优势，加大对信息化管理技术的推广，有助于保障施工的进度和安全性，发挥档案管理功能。当前工程建筑领域应将档案管理的信息化发展作为研究重点，在结合档案管理经验的基础上，积累信息化建设经验和理论知识，建立系统的信息化档案管理体系，进一步推进建筑行业健康发展。