加强新时期专业档案工作探略

詹 锐/宁波市档案馆

近年来，国家档案局持续推进“三个体系”建设，浙江省档案局不断深化“五档共建”。在此背景下，专业档案工作的重要性和价值日益凸显，以民生档案建设为代表的专业档案工作越来越受到各级档案部门的重视。新时期探讨加强专业档案工作的策略，具有重要的现实意义。

1 专业档案工作面临的机遇与挑战

当前，档案工作的内涵和外延、档案工作的内外部环境都发生了很大变化，专业档案工作既存在新的发展机遇，也面临新的挑战。丁薛祥同志在调研中央档案馆国家档案局时指出，随着国家治理体系和治理能力现代化的深入推进，档案工作发挥作用的空间越来越大，与老百姓的关系也越来越密切，社会信用体系、社会保障体系等都需要有高水平的档案管理作为支撑。我们要根据发展变化的新形势新任务，从战略和全局的高度对全国档案事业发展作出规划、指导和引领，认真研究谋划档案工作变革与转型、创新与发展问题，进一步提高档案工作的制度化、规范化、科学化水平，更好地服务党和国家各项事业发展。这一重要论述为我们做好新时代专业档案工作指明了方向，是我们推动专业档案工作创新发展的重要遵循。今年全国档案局长馆长会议明确要求，推动建立与国家治理体系现代化相匹配的专业档案工作机制。机构改革后，各级档案行政管理部门宏观管理的工作职能得到强化，要以更高站位对档案事业发展进行统筹谋划，应从需求导向、问题导向出发，将专业档案工作纳入视野。

与此同时，也应当看到专业档案工作还未引起各级档案部门的足够重视，重文书档案、轻专业档案的现象仍较为普遍，专业档案工作的规范化、制度化、科学化水平有待提高。一是缺乏顶层设计。档案部门重视具体类别专业档案的管理规范和部分重点民生领域推进，不重视对专业档案工作进行整体定位、明确总体要求和开展基础性制度建设，专业档案工作顶层设计缺失。二是监管难度大。专业档案门类庞杂、形成主体多元，档案行政管理部门与各业务主管部门的协调配合难度大，在工作监管上往往力不从心。三是专业档案集中集约度低。专业档案未实行集中统一管理的情况较多，综合档案馆馆藏专业档案比例整体偏低，开展专业档案接收时缺乏明确的接收范围和完善的工作机制。四是专业档案管理与服务水平差异较大。部分重点民生领域的专业档案管理与服务水平较高、工作现代化程度较高，但也有一些专业档案管理工作不到位，存在严重安全隐患，更谈不上提供服务了。此外，专业档案工作在人才支撑、信息化支持、档案设施经费等条件保障方面也存在一些问题。

2 做好专业档案工作的必要性与可行性

做好专业档案工作的必要性主要体现在：一是专业档案资源是重要的国家档案资源。专业档案具有直接记录和服务治理现代化实践、与群众切身利益密切相关、现实需求广泛的价值属性。从国家档案资源体系来讲，专业档案资源无疑是种类最丰富、数量最庞大的一个方面。二是专业档案工作是各领域活动的重要保障。专业档案工作是各领域活动顺利开展的一项不可或缺的基础性、服务性、支撑性工作。三是专业档案管理是档案事业的重要组成部分。我们往往强调档案馆是档案事业的主体，应当注意的是各专业档案部门（注：很多专业档案的管理主体为各单位档案室）同样是档案事业的主体，也是档案馆的源头。馆室协调发展是档案事业更高质量更高水平发展的一个重要标志。

新时期，档案事业的快速发展为推进专业档案工作打下了坚实的基础、提供了更多的可能。一是加强统筹规划，专业档案管理制度逐步完善。党的十八大以来，国家档案局积极推进专业档案工作顶层架构设计，以《国家基本专业档案目录》为基础，以制定专业档案管理办法为抓手，着力构建科学完整的专业档案管理体系。二是各部门高度重视，专业档案管理规范化系统推进。社保、卫健、教育、国土、财税等部门积极推进系统档案工作整体规范化建设，形成了“系统抓、抓系统”的良好态势。三是信息化发展为专业档案共建共享提供了后发优势。以“最多跑一次”改革和电子政务建设为契机，专业档案信息资源共建共享成为政府数字化转型的重要内容。四是基础条件保障为推进专业档案工作提供了有效支撑。城市档案中心、电子文件备份中心等机构的设立，数字档案馆系统、政务网归档平台等信息化项目的建设应用等，都为专业档案工作的开展提供了支撑。

3 加强专业档案工作的策略与措施

新时期专业档案工作要按照依法规范、集中统一、齐全完整、便民利民的原则，进一步提升专业档案依法管理、有效利用和现代化管理的水平。

一是加强专业档案法规制度建设。坚持制度先行。建议国家档案行政管理部门加强专业档案工作的顶层设计，加快研究制定《关于做好新时期专业档案工作的意见》，明确新时期专业档案工作的发展方向、基本原则和重点任务。贯彻落实《国家档案法规体系方案》，加快专业档案法规制修订工作，与相关部门及时研究制定重点专门领域档案管理办法，提高专业档案立法质量，完善归档范围、整理规则等有关配套制度，增强专业档案工作的可操作性。坚持制定与实施并重，确保专业档案法规制度落到实处。加大专业档案工作监督检查力度，开展经常性、有针对性的档案行政执法检查。近年来，宁波市通过制定实施行政执法检查3年行动计划，对教育、国土等重点领域开展档案执法检查，有力促进了档案法律法规的贯彻实施，专业档案已经并将继续成为全市档案行政管理部门监督管理的重点领域。要加大对专业档案工作中存在的档案违法行为的查处力度，以案说法强化专业档案法规制度的执行。

二是创新专业档案管理体制机制。档案机构改革后，档案行政管理部门要按照统一领导、分级管理的原则，继续强化对专业档案工作的行政管理，及时关注档案工作产生的新领域、出现的新业务，努力做到经济社会发展到哪里、档案工作就跟进到哪里。要积极发挥各主管部门的作用，强化其对本系统（专业）档案工作的行政指导职能，通过共同制定办法规范、联合开展检查指导、协同实施目标管理等方式，抓好专业档案工作的全流程管理和整体推进。要结合实际，有重点抓好中心工作“一线”单位、民生领域“前沿”部门和国家治理现代化最基础最急需环节专业档案的监督指导。要针对专业档案面广量大的特点，创新监管思路、优化监管方式、加强专业档案执法流程和配套工具的设计应用，通过深入应用“互联网+监管”“双随机一公开”等平台和机制，提升专业档案行政管理效能。

三是推进专业档案资源整合。要在两批基本专业目录基础上，更好地建立和完善专业档案目录体系和动态调整机制。按照“以人为本、以我为主”的原则，把涉及人的、与各专门领域活动密切相关的有保存价值的文件材料纳入归档范围，合理确定保管期限，落实收集归档机制，把好专业档案“入口关”。加快研究解决内容广泛的专业档案归属流向与移交进馆问题，灵活采取强制进馆、协商进馆、整体进馆、部分进馆、取样进馆、特殊进馆等不同模式，发挥综合档案馆在专业档案资源建设中的主导作用，进一步提升馆藏专业档案比例。要优化和完善档案馆网结构，在重点发展各级国家综合档案馆的原则下，根据需要适当建立部门档案馆和企业事业单位档案馆，收集管理本部门单位及所属机构的专业档案，如天津成立了天津社保档案馆、苏州成立了苏州市工商档案管理中心、宁波成立了宁波市城乡规划档案馆等。也可以采取建立城市档案中心、设立综合档案馆分馆等模式，对专业档案进行集中集约化管理，进一步整合专业档案资源。

四是提升专业档案信息化等条件保障。主动应对、积极把握政府数字化转型的有利契机，以数字档案馆室建设为抓手，加快统建、自建平台归档管理功能建设和档案管理系统升级改造，为专业档案信息资源互联互通、共建共享提供信息化支持。统一各类电子专业档案技术规范，扎实做好重点专业档案数据化工作，深化专业档案电子化归档接收和“单套制”管理实践。以应用为导向，推进专业档案“网上办”“掌上办”“电子出证”，提升专业档案利用水平与服务效率。以安全为基础，落实专业档案登记备份、异地异质备份等安全保障机制，确保专业档案实体与信息安全。当前，专业档案工作中人员、库房设施、经费等制约因素还较为突出，要以贯彻《机关档案管理规定》等法规为动力，以年检、考核、业务评价等手段综合施策，依法保障和促进专业档案工作的开展。各级档案部门还要进一步加强专业档案工作的宣传，营造全社会共同关心、支持、参与专业档案工作的良好氛围。