基于档案建设工作的中等职业学校特色档案管理★

郑青

（福建省泉州市机关文化干部学校 福建泉州 362000）

学校档案即记录学校一切活动、历史发展、教学工作、教师成长、财政开支等的文字材料或文件材料。档案管理在中等职业学校发展中占据着重要地位，是学校管理工作的重要环节之一。

一、学校档案管理的重要性

（一）学校档案是评价学校办学水平的直接条件。档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分之一，学校内部的教学评估、质量检测、科研指导都需要借助档案资料记录，需要以档案记录为基础。由于档案管理工作自身的重要性与特殊性，学校档案管理工作做得好与否，也是学校办学水平的侧面反映。一个学校内部本职工作是否称职，也是影响学校办学水平的直接因素。

（二）学校档案是学校发展的历史记录。学校档案主要是学校以往的重要活动、教学工作、行政工作、科研工作等等的以文字或者其他形式呈现的有意义的客观文件材料记录。从学校的档案中可以查看到一个学校的成长过程与发展过程，其档案记载了有关于学校发展的、具有重要价值的内容以及学校个体的绩效记录，是学校历史的活的呈现形式，对学校的稳定发展具有重要的历史参考意义。

（三）学校档案是学校重要决策与发展规划的重要基础。基于学校档案的真实性、客观性、有效性特点，档案是学校决策的重要基础。在决策与规划中，学校可以参考学校档案的历史发展，对于历史发展中优秀的部分进行借鉴弘扬，对于落后的部分进行反思，为学校在将来的发展积累历史经验，可以有效地避免不必要的麻烦，吸取教训，防止重蹈覆辙。通过档案，一方面可以有效地提高学校决策的精确性，实现高质量的决策目标，另一方面也促进了学校管理水平的提升。

（四）学校档案是促进学校可持续发展的基础途径与内部动力。一方面，学校档案为学校的重要决策提供了良好基础，在有效提高学校行政部门决策水平的同时还提升了学校的管理水平；另一方面，学校档案建设工作有利于充分调动学校员工的工作积极性，也能有效地激发学生的学习动力。

二、中等职业学校档案管理现状

（一）缺乏充分的档案管理意识。学校的档案管理在近年来虽然受到越来越多的关注与重视，但在有些学校仍存在档案管理意识缺乏的现象。档案意识不足的现象是由多方面原因造成的，例如学校领导部门与教师队伍的忽视。由于他们缺乏对这一方面的正确认识，没有深刻意识到档案工作在学校整体管理工作中的重要性，因而将档案管理工作置于无足轻重的处地。又如学校整体的档案建设工作氛围不浓厚，档案建设没有得到确切落实，缺乏档案意识的宣传。

（二）学校档案的管理机制与监督机制不够完善。学校在档案管理机制与监管机制方面基础薄弱，没有开展规范性的档案建设工作，加上档案主管部门对工作的懈怠，造成档案管理水平低下，出现档案丢失、档案不符等问题。比如在档案录入信息的采集阶段，收集信息的工作人员能力水平低下，忽视工作的重要性，没有进行有效收集，从而影响了信息的准确性、有效性，阻碍了后续整理档案工作的开展，同时也拉低了整体档案工作的水平。

（三）档案管理技术不成熟。由于对档案工作的开展没有清晰正确的认识，没有形成健全的档案系统，因而档案管理部门仍采用落后繁琐的技术，这导致日常档案工作效率低，档案工作停滞不前。例如在整理档案信息阶段，档案部门使用的方法停留在传统的分类保存阶段，没有充分运用现代计算机技术。

（四）缺乏专业档案管理工作人员。很多中等职业学校存在缺乏专业档案工作人员的问题，少数学校存在没有专门工作人员的现象。一方面，负责档案工作的人员在专业能力方面的短缺没有得到及时改善，相关的人力部门对工作人员要求宽松，而且没有对这些人员进行专业性的培训，对有价值的档案辨识能力不足，互联网技术生疏；这在一定程度上阻碍了档案工作的推行发展，也造成档案内容精确性低下。

三、中等职业学校特色档案建设的策略

针对目前中等职业学校档案管理存在的问题，结合学校发展的实际情况，提出以下策略：

（一）抓住档案建设工作重点。要想有效推进档案建设工作的开展，准确把握中等职业学校档案建设工作的重点是重中之重，应先落实重点工作，再逐个击破。首先明确中等职业学校档案建设工作的立场与目标，通过宣传活动提高档案管理意识，并且在学校与社会中树立中等职业学校的良好形象。其次是紧跟时代发展潮流，把握正确方向，投入信息化建设，提高档案建设工作的有效性与科学性。再者是完善档案工作管理机制与监管机制，形成完备的档案工作系统，为档案工作的开展提供制度保障。

（二）形成特色档案管理体系。中等职业学校进行档案建设工作时，应形成具有特色的管理体系。根据学校自身的历史发展特点，形成明确的办学特色，营造良好的校园氛围，提高社会地位从而加强社会影响。加强对教学质量和学生的关注，根据社会发展需要培养人才，逐步提升办学水平。其次在档案信息采集方面，注重对优秀人才、办学成果、重要活动等的档案保存，将涉及到的一系列信息进行分门别类，从而为教学评估和以后的教学规划提供参考。

（三）提高档案管理工作人员的管理能力。在选用档案工作人员方面，应选拔更多专业性人才，在正式开始工作之前进行专业性培训，以此提高档案工作人员的能力水平。除此之外，要提高工作人员的档案建设工作意识，增强其社会责任感，提高职业素养；建立工作激励制度，奖惩分明，提高工作有效性。

四、结语

基于中等职业学校档案管理的现存问题，学校相关部门应加大改善力度，努力推动学校特色档案管理工作，充分发挥档案在学校发展中的重要作用。抓住档案建设重点，根据中等职业学校的实际情况构建特色档案管理制度，从而优化学校内部教育结构，形成独特的办学特色，促进中等职业学校的不断进步。