分析科技档案管理信息化应用中存在的问题与应对措施

秦彩霞

摘 要：科技档案管理可以迅速鉴别和筛选科技文件，提升工作效率，实现文件的系统化和规范化，有助于科技档案管理的价值最大化发挥。所以档案管理在企事业单位当中也占据了重要的地位，尤其是现代化的信息技术发展，科学档案管理信息化更是提高了企事业单位的办事效率，增强了企事业单位的竞争力。但在建设科技档案管理信息化应用方面依然存在着诸多的问题，本文将对这些问题逐一进行分析，并提出简要的对策。

关键词：科技档案管理;信息化;应用

1 科技档案管理信息化在企事业单位当中的作用

1）加强科技档案的社会性。当今市场竞争越来越注重知识的竞争，所以企事业单位也越来越注重知识的力量，很多企事业单位因此开展了大量的研发工作。不断的汲取前人的经验，总结出一般规律，再开发出适合当今社会的科技成果。科技档案则记录了这些研究中有价值的文件资料，对企事业单位研发工作的开展具有重要意义。研究成果转化成实际成品，推动研究成果的社会化，科技档案管理也应该增强社会性，促进信息化进程的加快，以助于发挥更大的作用。

2）满足企事业单位的多样化需求。现在什么工作都离不开互联网，企事业单位的发展也离不开科技档案的辅助。企事业单位内部不同部门，对于科技档案的内容形式要求都不一样，推动科技档案的信息化应用可以使科技档案满足不同部门的查阅需求。比如企事业单位领导可以通过查阅科技档案来制定企事业单位发展的大方向，再比如产品研究员可以通过查阅科技档案来扩大开发思路，促进新产品的研发。

3）丰富科技档案内容。自从互联网发展到今天，信息的来源以及获取方式逐渐变得丰富多样。以前的科技档案管理资料来源比较单一，获取的内容信息也比较少，处理起来虽然简单，但是无法满足企事业单位的发展需要。但在今天，科技档案的信息化应用可以扩大档案管理的内容来源，丰富档案记录内部内容，扩大档案管理的使用范围。不仅如此，档案管理的形式也在多变。从单一的纸质录音文件，转向信息化文件，容易储存且容易查阅，科技档案的信息化应用是信息科技发展的必然趋势。

2 科技档案管理信息化在实践应用中出现的问题

在发展过程中，科技档案管理信息化在实践应用中也出现了不少问题。这些问题部分已经得到了解决，部分正在解决的道路上。科技档案中包含着企事业单位发展的历史以及搜集到的资料经验教训，具备十分重要的查阅价值。所以在面临科技档案管理信息化在实践应用中出现的问题，企事业单位应及时采取解决方案，有效促进科技档案管理信息化的建设。

1）缺乏专业化人才。虽然科技档案管理的信息化应用对我国企事业单位的发展大有裨益，但就目前而言，现阶段我国各企事业单位关于科技档案管理信息化的专业人员却很少，不但因为科技档案管理只是因近些年经济发展才提出来的新概念，以至于接触到的人比较少，在企事业单位内部还没有完全推广开来。专业人才的匮乏使得很多企事业单位在科技管理档案的信息化应用上落后于其他同行，降低了其管理水平，而其他有些企事业单位就算是实行了档案管理信息化，但是因为其内部专业人员的缺乏，也导致了档案管理信息化无法发挥其最大价值。就目前掌握到的情况来，我国高校目前开设了相关的学科以培养相关专业的人才，但开设时间比较短，还不足以纳入考虑范围。档案管理信息化不仅需要人才具备档案管理技能，还需要人才具备一定的信息技术，复合型人才的缺乏，导致了现在科技档案管理信息化应用无法真正展开。

2）对科技档案管理信息化的认知不足。现阶段科技管理信息化所出现的问题归根结底，是因为现在企事业单位对科技档案管理信息化的认知不足，给予的重视不够，才导致科技档案管理信息化，无法真正应用到每一个部门。很多企事业单位依然保留着传统的思想，认为科技档案管理只是企事业单位管理中的辅佐手段之一，无关紧要，但恰恰相反的是，档案管理对企事业单位有着非常积极的促进作用。部分企事业单位对科技档案管理信息化有着一定的认知，但认知不足，在制定有关企事业单位信息化建设策略方案时，方案存在一定的问题，不能坚持科学完善的原则，所以也不能构建成强有力的科技档案信息化管理平台，对企事业单位的发展只能起到很小的促进作用。

3）企事业单位内信息化设备不足。要实现科技档案管理信息化，信息化设备是必不可少的硬件。但很多企事业单位因为资金原因，在科技档案管理，部分投入预算太少，买不到合适的信息化系统设备，造成企事业单位内部信息化设备不足，减缓了科技档案管理信息化建设的进程，阻碍了企事业单位内部资源共享。另外，现在市面上并没有统一的檔案管理软件，各个企事业单位所使用的档案管理软件也不尽相同，规格不一，版本不一，导致各个企事业单位之间可以共享的资源没有展示的空间。，没有软件可供共同使用，阻碍了各个企事业单位之间的资源共享。

3 提高科技档案管理信息化的有效措施

在计算机技术和信息技术飞速发展冲击的今天，企事业单位内的科技档案管理模式发生了巨大的变化，从传统模式向信息化转变，可以从以下几个方面参考。

1）加强企事业单位内部科技档案管理部门的人力资源建设。首先要改变企事业单位管理人员的传统观念，提高对档案信息管理工作信息化的重视性，重新对科技档案管理信息化，做出合理的规划方案，将科技档案管理信息化建设作为企事业单位发展中的一个重点步骤来执行。企事业单位内部应当设立专门的科技档案管理部门，筹备一定的专业人才队伍，统一规划安排，加强科技档案信息化建设。公司内部要定期开展培训活动，是档案管理人员及时更新内部消息，提高业务能力，加快实现科技档案管理的信息化应用。

2）设立安全监督体系，保护档案信息的安全隐私。虽然信息化应用使得档案管理提高了效率，但是信息的共享，也使得档案管理的工作难度加大。比如说信息的保护仍然存在着一定的问题，科技档案的安全很容易受到病毒传播，非法入侵等多种不良因素的影响，一旦网络安全没有做好，出现问题，企事业单位将面临着巨大的损失。所以做好档案管理信息化应用的安全工作，也是档案管理部门的职能之一。同时应加强内部人员保密工作，在选拔人员时应格外注意，避免出现内部安全事故。公司还应建立人才激励考评机制，有奖励也有惩罚，提高员工工作的积极性，加强对相关工作人员的规范，进一步保障档案管理信息化应用的进行。

3）引进现代化科技档案管理信息化设备。现代化的科技档案管理信息化设备，是实现科技档案管理信息化应用的必要条件。所以企事业单位应该加大相关部门的资金投入，使档案管理系统得到不断完善，再就是与专业的软件公司合作进行系统的日常维护和升级，保证档案管理信息化有序进行。企事业单位应立足自身实际情况，充分利用现代档案技术，促进各部门之间的交流与发展，提高了工作效率，也提高了文件的利用率。把信息化与网络化连接起来，增加信息化的使用范围，进一步帮助企事业单位的发展。

4 小结

因经济的发展，现在很多企事业单位都看到了档案管理的信息化应用对于企事业单位发展所带来的帮助。所以现代企事业单位越来越重视科技档案管理资源与信息化的融合，这是时代的进步，也是企事业单位发展的必然趋势。企事业单位不仅要充分重视档案管理的信息化建设，还要为档案管理信息化搭建高校科学的平台，提高企事业单位内部科技档案管理工作的科学性，进一步促进企事业单位的发展。

参考文献

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