分析新时期民政档案管理工作中的常见问题及对策

杨艳琴

摘 要：随着国家经济的不断增长，民政档案管理活动的关键性越来越明显。这点尽管获得民政部门的一致认同，但民政档案保管过程仍然产生了很多问题。文章就从这些问题着手，提出许多改善对策，希望促进国内民政档案保管活动的顺利开展。

关键词：新时代;民政档案;管理策略;问题分析

民政部门是各级政府的重要职能部门之一，对确保与改善民生、推动社会建设、促使社会融洽、保证社会安定、稳固党的执行基础有着非常重要的作用。伴随深入改革及社会的发展，民政于和谐社会创建中地位作用日益凸显。

1 新形势下民政档案保管中存在的问题

1.1 民政档案中数字化管理未突出时代及地区特点

目前，在民政档案保管体制中，主要出现了许多结构方面的不科学现象。具体表现为：1）在档案资料的来源方面，主要涉及本行政区域的一级机构的资料，但是针对二、三级机构的资料信息存储量就相对很少。该种档案资料架构上，必定难以体现我国社会架构转型和经济体系市场化之后，许多经济模式多样化的现状，所以许多经济成分和员工的档案均是二、三级机构保管。但是，当前国内民政部门对该方面的档案保管却比较薄弱，所以民政档案保管难以突出这个时代特点。2）民政档案所记载的内容，重点包含国家有关机关与团体层面的工作档案，与群众关系紧密的档案信息非常少，体现宏观民政管控的档案内容很多，而包含到地区民政特色档案的内容相对很少。3）在民政信息管理门类方面，一般文字信息很多，而依靠计算机系统的多媒体档案内容却很少，该种文字方面的资料管理不仅下降了档案管理质量，还从本质上限制了档案管理的应用功能发挥。

1.2 民政档案数据资源共享不好

民政档案数据资源共享不好具体表现在以下几点：1）民政档案保管采取垂直领导的单位会根据有关规定不再向本地综合档案馆上交相关档案。2）具备保密性的专业化民政档案信息也不再给综合民政资料管理中心移交，及其包含到公安和检察院等单位的一些档案，因为牵扯到当事人的隐私信息，不可以泄密，因此根据规定就不可以向专门的综合民政资料管理中心移交。3）目前整体的民政资料管理机构针对专业信息接收与采集的服务力度也明显不足。

1.3 民政档案数字化建设比较困难

其一，从思想意识上没有引起重视，针对档案管理數字化的发展趋势不够清楚，如此领导在推动民政机关档案管理数字化建设时就非常松懈，则相关的执行部门就会产生推脱行为，如此就难以贯彻落实民政档案数字化管理工作。其二，投资不够，因为档案管理数字化不只是要包含软件的研发成本，还要包含硬件成本与维护和实施成本，因此总体上的成本还非常大，并且这笔成本的投资短期内无法取得显著汇报，如此就很难提高领导投入这笔经费的信心，因此许多投资均不够彻底。其三，档案数字化管理的专业化人才稀少。国内民政档案管理中心的许多人均是传统管理方式下的专业化人才，但针对数字化的管理并不清楚，而档案管理数字化与人工管理模式有明显区别，这些均会造成档案管理数字化发展缺少专业化人才。

此外，基建比较落后，开发应用不彻底。针对档案管理而言，随着时代的发展及工作内容的改变，还要有先进的技术与设备支持。近几年，国家在民政档案保管方面硬件环境得到了明显改善，但针对部分比较科学的档案管理科技及设备还不能与时代发展相符，如档案库房创建、微机配置等还无法满足当下民政档案保管的需求。

2 新时代加强民政档案保管的有效策略

2.1 完善民政档案信息架构

档案管理中心应充分根据新时期社会及经济发展特征，按照国内民政档案资料的变化，尤其是流动人口、教育资料和人口素养等方面的信息资料，通过对于该方面的信息采集与分析，才可以为领导经济建设决策，知识教育转型提供关键的信息基础。进一步开发群众在文化与教育等层面的档案数据资源，进而促使国家在教育与文化建设中的决策质量提高[1]。而且，还要完全转变计划经济背景下产生的档案管理方式，应将档案管理由被动变成主动，不只是重视本领域的档案信息采集，还要扩展新的信息领导，而且要严格监管新开发的档案领域。此外，国家民政档案创建的中心更应当将档案管理活动置于围绕中心业务的宏观调控方面，例如经济调节与市场监督，及其公共事务的控制等。档案民政管理中心更应当做好档案馆馆藏信息的多样化收集，针对档案资料的信息结构进行完善。无论是一般民众或者个体经营户、中小公司的档案信息，都要融入民政档案数据平台中，而非简单的政府有关部门的档案信息，唯有这样方可进一步提高档案管理质量。

2.2 科学整合民政档案信息

对民政档案信息的整合，不只是对多样化民政档案信息的采集与征集，其是要实现集中管理的前提下进行分级保管，进而得到对民政档案信息的高效分配与整合，以迎合现代化经济建设特点[2]。对民政档案信息的整合，要求克服原来信息来源的局限，其需要综合多种资源，进而实现部门范畴内多种资源档案信息的高度系统化与整体化。结合这些档案信息加强电子化管理，借助电子数字化的档案管理功能促进档案共享，如此档案信息资源整合的成效方可体现出来。民政档案信息的整合共享是目前民政档案保管的关键发展方向，而促进信息共享既需要数字化建设为支撑，还需要对包含到的民政管理机构进行高效交流，处理当下民政每个分支部门档案资料的数据孤岛现象，通过建立统一的数字管理系统，实现各种权限下的信息共享，如此就可以有效提高民政档案信息资料的使用率，而且还可以处理民政档案数据低效保管现状。

2.3 健全信息资料的数字化系统建立

首先，加大对民政档案数字化的投入力度。如此就需要各大领导从思想方面充分意识到档案信息资料的关键性，针对领导决策及发展均可以达到重要作用，唯有基于这种思想认识，经过领导的大力推动，加大民政档案数字化系统的创建力度，方可有效推动民政档案数字化建设，由于从当前民政档案保管的现状来说，唯有领导引起高度重视，方可有效开展档案管理资料的数字化建立。其次，培育大量专业化管理人才[3]。其是保证民政档案管理数字化系统建立的重点，由于以往的人工方式下的档案管理活动与依靠数字化系统建立的档案管理活动时不同形式，对档案管理者提出了较高要求，例如档案管理者应对计算机的操作与档案管理数字化系统的应用十分娴熟，且可以根据相关信息展开良好的信息分析与信息开发，进而为领导宏观决策带来必要的信息支撑。最后，不断提高档案信息的安全性，基于对不同应用部门设立一定的权限来确保信息不会被泄露，此外，采取软件手段，强化对信息的备份与信息录入的安全检验，进而提高档案信息的安全程度。

3 结束语

总之，新时代民政档案信息针对促进社会融洽、经济建设具有非常重要的意义，为此，民政档案保管就应当促使信息来源的多样化和科学的整合，并且建立完整的档案管理数字平台来提高民政档案信息的管理质量，为国家宏观调控、经济建设、社会融洽起到最大化作用。

参考文献

[1]李巍.新时期民政档案管理工作面对的问题和对策[J].城建档案，2014（12）：81-82.

[2]王海燕.新时期强化事业单位档案管理的具体举措[J].丝路视野，2017（18）：166-166.

[3]刘伟.民政局档案规范化管理工作探析[J].中小企业管理与科技，2010（34）：38-38.