档案信息化建设现状及改进策略分析

安芬

摘 要：本文主要就档案信息化建设过程中存在的问题进行分析，并提出了相应的改进对策。

关键词：档案信息化建设 存在问题 改进策略

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）11-00-01

当前我国档案管理信息化建设，取得了突出成就，档案管理的信息化程度显著提高，资源得到了有效开发利用，档案信息基础建设进程加快，档案管理和利用的现代化水平，得到了极大的提升，但同时也存在着很多制约问题。

一、档案信息化建设的必要性

1.社会发展趋势

进入21世纪以来，我们逐步进入到信息化时代，信息技术在各个领域的应用范围逐步扩大，所扮演的角色越来越重要。档案信息在社会信息需求不断扩展的大背景下，越来越受到社会大众的高度重视，如何更加高效的开发和利用档案信息，就成为现阶段需要我们重点攻克的难题。随着信息技术的成熟应用，不断渗透，其高效性、便捷性、快捷性的优势不言而喻。通过将信息技术应用到档案管理工作当中，能够有效的开发和利用各种档案信息资源，确保有价值的档案信息资源得以高效利用，促进当地经济和社会发展。实现档案信息化建设已经成为档案管理迫在眉睫的重要工作。

2.拓展服务范围

档案管理的最终目的是提高档案信息资源的利用效率，向社会各个领域中提供有价值的信息，发挥档案应有的价值。信息技术的不断成熟应用，使得各个领域迎来了全新的变革。随着社会经济不断发展，以及社会大众信息化需求不断增加，对信息采集传递的便利和快捷程度提出了更高要求，跨行业、跨地区、跨空间信息共享，已经成为现阶段社会大众的诉求。而在档案中包包含着各种原始信息资源，它是社会信息资源的重要组成部分，在社会发展、经济建设方面发挥着日益重要的作用，为此尽快实现档案信息化建设，能够进一步拓展档案服务范围，确保应用现代化管理手段，更加高效的开发利用档案资源，从而产生更加广泛的社会效应。

二、档案信息化建设存在的问题

1.缺乏统一的网络化协调机构

目前档案信息化建设还没有统一的标准，还没有一个统一的组织机构来对档案信息化建设进行统筹规划。各个机构在进行档案信息化建设过程中，相互独立、分散，系统不标准，信息编制不统一，信息资源分散，常常形成信息孤岛，难以实现信息的共享和高效传输。因为建设标准存在很大差异，管理不一致，各类档案管理部门需要构建属于自己部门的网络检索系统和数据库管理系统，资金成本投入高，效率低下。很多档案机构所建立的信息化系统在单机状态下应用还可以，如果要想构建覆盖更加广泛的集成系统，不管是在功能还是在安全性、数据完整性方面，都不能很好的满足档案信息共享需求，常常导致资源信息无法共享。

2.档案信息价值丢失

我们可以指导档案信息，要想形成信息资源，就是要发挥其应用性和可开发性。但在档案信息化建设过程中，如何确保所收集到的信息资源具有应用性和可开发性，是我们需要首先解决的问题。在档案收集之前，往往具有较强的预见性，能够对档案信息在今后的利用方向，内容范围有充分的认知。一般情况下，在档案信息资源收集归档整理过程中，虽然有所取舍，有所选择，但因为收集范围，收集时间和个人因素限制，常常使得很多有价值的原始记录难以收集齐传。再加上时间与事物发展过程的单向性特点，使得档案部门所收集到的档案信息，常常会因为时间的流逝和客观事物的发展而失去价值。针对信息流动过程中不断发生变化，如何才能够确保档案信息资源应有的价值得以体现，是现阶段需要重点解决的一个问题。

3.工作人员整体素质较低

档案信息化建设信息化管理人员是最主要的因素，档案信息化建设和档案信息化管理都离不开人的参与。信息化背景下，对档案管理人员提出了更高要求，要求其不仅精通档案传统管理业务，而且还应该掌握自动化技术、网络技术、信息技术，成为信息挖掘员、知识导航员。当然，在现有的档案工作队伍中，普遍存在着专业素质较差的问题，难以适应高速发展的信息化工作环境，缺乏计算机技术，不懂得如何应用信息化系统。现阶段，既懂得计算机技术、通信技术、网络技术，又懂得档案业务的复合型人才严重缺乏。

三、档案信息化建设改进策略

1.制定完善的规划标准和行业规范

档案信息化建设是一个系统性很强的工作，建设之前需要进行统筹规划，确保整个项目能够有计划、有步骤、有目的的进行。有条件的地区应该实现区域内的档案信息化建设标准统一，要求网络环境中的各种数据库格式、档案信息的储存方式、著录格式、网络体系结构和信息处理界面等工作内容必须实现标准化和规范化，要立足现实，兼顾与国际接轨，只有做到这样，才能够确保档案信息化建设的规范性、统一性、协调性，避免档案信息资源重复建设，重复开发，提高资源利用效率，实现档案信息资源高效共享。

2.探索更加合理的档案，保密和档案安全解决办法

档案管理的服务性就决定了档案部门要尽可能多、尽快的开展信息资源共享、信息资源收集，然而共享和安全是一个难以调和的矛盾，为此档案部门应该严格按照国家相关法律法规，结合本单位档案管理工作实际，要求制定更为严格的规章制度，形成计算机网络管理、档案信息安全保障体系，确保制度落实到位，严格责任到人。作为档案管理人员应该具备良好的保密意识，要对自己所管理的档案信息资源负责，及时作出鉴定，要把档案保密程度和开放范围事宜，严格档案利用审查，严格档案资源管理。现代信息社会，档案管理人员还应该树立安全意识，防止人为攻击信息化系统，盗取档案资源，密切做好杀毒消毒工作，确保档案信息的安全性和完整性。

3.构建完善的工作队伍

强化档案信息化建设，需要构建一支专业素质过硬的档案信息管理队伍。相关部门应该将培养高素质档案管理人员放在首位，采取有效的培训方式，不断完善培训内容，培训方法，拓展档案管理人员的业务能力。为了切实发挥档案管理人员的工作积极性，还应该制定严格的奖惩制度，明确岗位职责，将档案管理人员的考核和薪酬相挂钩，提高档案管理人员的工作积极性，不断强化业务学习，完善自我知識结构，提高自身信息素养，确保档案管理信息化建设工作能够顺利开展。

参考文献

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