探究在一流企业建设中办公室的综合与协调职能

魏嘉

国家电投集团新疆能源化工有限责任公司办公室 新疆乌鲁木齐 830011

办公室作为企业的办事机构，其工作的核心就是对各部门工作的协调与指挥。在塑造办公室文化系统时，需要对其工作模式进行控制，并在走向的管理过程中，保证各部门协调状态。而为了实现这一管理目标，需要对办公室的协调职能做出分析，以此配合领导决策，并优化单位与企业的工作效率。

1 办公室协调职能概述

办公室的首要工作任务，是对上级领导机关指示与文件精神的传递。同时，也通过对下属单位工作情况与请示内容的收集与转达，形成上下级结构中的信息综合反馈，以便为上级部门决策提供基础。为此，办公室工作人员，需保持对领导的关注，在建立良好上下级关系的同时，使基层单位提出的想法与建议，可以更好地起到作用[1]。另外，在组织机构的系统体系中，需要多个部门的协同配合，才能完成企业的运行管理。这就需要办公室在各部门领导间，建立起有效的通报与协调机制，在组织各领导级会议的同时，统一调配各部门的领导间的沟通与协作，以此保证企业管理的有效执行。而这一内容，也可以减少企业的运营中的内部消耗，在消除内部矛盾的基础上，维护企业的良性运行状态。

2 办公室工作的基本原则

基于办公室的工作职能与岗位作用，需要在建设一流企业具体工作中，设定明确的工作原则，以此对办公室工作方案的执行情况形成指挥，使其可以更好的发挥自身价值，完成自身对于企业或单位的协同管理。内容上，办公室的工作原则，可总结为以下几点。第一，需要严格执行规章制度，将其作为办公室工作的基本保障条件，在局部服务全局的条件下，完成岗位服务工作。第二，需坚持服务型工作模式，履行服务职责为根本，在为企业各层级、各部门提供服务的同时，不断优化自身的岗位服务效果，体现部门价值。第三，瞄准产业发展，企业办公室需对自身定位进行明确，在坚守“参与不干预，参谋不决策，管家不当家，到位不越位”原则基础上，守好部门本分。第四，需落实部门服务整体原则。在灵活处理各内部关系的同时，从宏观角度出发，以长远利益、大局观为核心，整理企业各部门关系，辅助各部门完成协调工作，确保企业运转正常。

3 优化办公室协调工作的基本方案

3.1 调整部门定位，明确职权内容

由于办公室在企业中，带有一定的特殊性，因此，更要在部门的岗位定位管理中明确自身的职权内容，在忠于职守的过程中摆正姿态，更好地处理与领导的关系，并重点关注领导与办公室工作人员、领导工作与办公室实践的联系。尤其在部门定位管理上，务必明确把握工作“界限”，在优化工作流程的基础上，按程序完成工作，避免出现越权处理工作的现象。执行“参与不干预，参谋不决策，管家不当家，到位不越位”的过程中，在职权范围的限制内完成工作，绝不过问超出职权范围的事物。

3.2 优化内部协调，保证业务顺畅

企业办公室工作中，协调功能是其工作业务的核心，也是其对接其他职能部门的有效手段。这一工作内容的有效执行，自然将办公室内部的协同运行条件作为基础，在保证内部运行效率化的条件下，更好地对接外部协调工作。

由此，要求办公室工作人员，能够在各工作流程内容中，维护岗位操作的规范性，并在严格执行管理制度的基础上，保障各工序环节的有效对接，以维护内部工作的协调性基础。而在与外部部门进行对接的过程中，也要延续这一规范性条件，在深刻落实管理制度内容的基础上，时刻关注协调运转中出现的问题，并在促进有效交流的同时，形成默契配合，以此保证工作执行效果。另外，在内部协调性工作内容中，需要发挥不同人才的个性化素质优势，在充分挖掘组织力量的过程中，使骨干人才优势，得到塑造与锻炼，以便其更好地适应办公室协调工作，在提高工作效率上发挥积极作用。

3.3 补充学习能力，加强队伍建设

办公室工作中，为了更好地完成工作任务，应当平衡日常工作与岗位学习的关系。在办公室工作人员的培训教育中，以提高综合素质、培育优良作风、履行服务职责为根本，将工作与学习有机地结合起来，做到在学习中成长，在工作中锤炼的成长性个人与团队。这一工作模式引导下，不能以工作忙为借口而拒绝学习，也不能带有学习无用的推托思想。在办公室的工作氛围环境中，形成良好的学习氛围，通过补充学习能力，平衡办公室的工作与成长属性，使其内部工作人员，可以更好地将理论内容与实践方法结合起来，以此为部门的综合协调工作，提供基础性的业务能力，并为其工作的创新突破带来优势动力条件[2]。

3.4 落实准备工作，提高防范意识

办公室的综合协调工作中，需要提高准备工作的地位，在加强防范意识的同时，通过提前介入与合理准备，为更好地完成工作任务进行未雨绸缪的准备。内容上，需要在以下四种类型上进行准备。第一，在重大决策执行前；第二，在重要活动组织前；第三，在重大会议召开前；第四，在重要工作部署前。

同时，在做到提前介入的基础上，还要对项目工作进行全程监督管理，利用事中的协同管理与及时协调，保证工作项目的执行效果。而在项目完成之后，也要对其中的协同工作进行总结与分析，并通过客观、理性的评价，研究本次项目工作中的执行方法，经过对不足工作内容的总结，分析出产生问题的原因，为今后的工作优化提供方法指导[3]。

4 结语

综上，针对当前社会发展状态，办公室在企业与单位中的地位愈发明显，在维护企业管理系统协调性的同时，体现出核心岗位价值。尤其在企业结构日趋复杂的前提下，强化办公室协调能力，不仅可为推动一流企业建设发展提供基础保障，也在一定程度上，成为促进办公室核心业务成长的有效措施。