信息化条件下企业档案管理工作的问题与对策

摘 要：计算机技术让我国各个领域都得到了迅猛的发展，信息化处理是目前各领域的主要处理形式，信息化时代的来临代表着高效和便捷。档案管理的问题遇到了很多的挑战。对于管理问题应该不断进行创新，加强工作人员的工作质量，提升工作效率主要依靠信息化的管理手段。想要提升档案管理的效率就应该运用适合企业的管理方式。信息化管理背景下，企业的档案管理工作出现的问题应该得到及时的解决，提出改进档案管理工作的方法对于企业发展也是一个重要的举措。本文将对信息化条件下企业档案管理工作的问题与对策进行探讨。

关键词：信息化背景;企业档案管理;问题与对策

我国正处在一个飞速的发展的信息化时代，信息技术在全球范围内都得到了广泛的应用。这种信息化的处理方式不光对于经济结构和效率产生较大影响，对于我国的社会文化背景和精神文明也有很重要的意义。信息化条件在一定程度上改变人们的生活工作方法，目前企业生产管理活动中各个领域都广泛应用了信息技术，在这样的大趋势下，企业的档案管理工作信息化建设是一定要进行的。

1 企业档案管理建设概述

企业档案是在企业各项工作中形成的信息案底，管理工作则是要对企业所有档案进行处理，这种原始的记录方式可以记录整个企业的发展过程。企业档案对于企业的经济利益和历史面貌也有重要意义，企业的发展进步是要依赖于原始凭证的，所以企业档案对于企业的未来发展有很重要的服务作用。企业档案管理和其他管理工作有很大的不同，这项工作是一项比较基础的工作，而且随着现代企业的不断发展，很多企业建立了适合自己公司发展的制度，企业档案管理工作的作用大小以及地位层次都随着企业制度在不断变化。企业档案管理工作在信息化背景的影响下，想要更好的为企业生产经营服务就应该转变管理方式，更好的发挥档案的基本作用。企业档案管理对企业的生存发展有着非常重要的作用，所以企业在发展过程中应该给予这项工作一定的重视，从企业的实际情况出发，对企业档案管理工作存在的问题一定要提出科学合理的解决方式。

2 企业档案管理在信息化背景下存在的问题概述

信息化背景可以为企业的档案管理工作变得更高效和便捷，但是也会遇到很多的问题。

第一个问题就目前网络安全性是比较差的，企业的档案是比较机密的存在，所以传统的档案管理工作可以將实质的档案进行妥善保管，并且让专门的管理人员进行监管。但是目前信息化背景下的档案都是电子形式的，保存起来是很容易出现问题的，企业的网络如果遭受到了恶意的攻击，企业的档案会有一定的危险，这对于企业发展和经济利益增长都是非常不利的。网络的风险性很难避免，信息被窃取和盗用是有可能会出现的。网络分布的广泛性又比较强，网络系统本身也比较复杂，这种隐患都让网络环境下的信息化档案承受威胁。网络化发展以及电子档案信息对于网络环境的安全要求是比较更好的，档案信息安全性问题如果比较突出，网络系统就有可能会遭受到黑客或者病毒的攻击。系统被非法攻击和使用会造成信息数据的泄露和遗失，当前背景下，电子档案信息被破坏的可能性是非常大的。

第二种就是档案信息的利用率下降。企业档案管理人员的观念和遗失是比较保守的，对于当前形势的发展是比较不利的。如果不能对档案的秘密进行正确的处理，档案信息资源以及开发手段和查阅档案资料方法不严密的话就很容易让电子档案遭受恶意篡改。但是如果企业的档案信息比较难查阅，前台等服务设施不完善，阅览环境相对较差的话会很难让企业工作人员对档案信息进行利用。企业档案信息如果利用率不该会让档案的开发利用效率变得极低[1]。

第三点就是档案人才培养不合理的问题，现代企业的发展水平是不一样的，企业档案管理队伍要和现代化的管理要求还有一定的距离，如果缺乏对档案相关法律知识和业务知识的了解，工作仅仅是收集和整理，档案的深层开发力度就会不够。这样会严重影响档案创新工作的进度。企业档案管理队伍也会出现男女比例不平衡以及年龄结构不合理的问题，年龄比较大的工作人员濒临退休，对于工作的认真态度是很难保证的。高级职称的人员较少也比较难以调动工作人员的工作积极性。信息化的背景需要信息技术作为支撑，企业的人员调配不合理就很难让档案管理工作和现代化的信息技术进行合作，不利用信息化的现代技术就很难保证档案管理工作的效率，从而影响企业的发展[2]。人才的供需矛盾也是企业发展的突出问题，市场经济的基本形式下，高素质的人才是很容易流失的，非专业的人员比较多，档案管理队伍素质很难提升[3]。

第四点就是企业领导的档案管理意识以及对信息化技术应用的意识比较浅薄。档案管理工作得不到相应的重视就会让管理工作很难进行。企业持续经营的最大目的就是创造经济收益，追求最大经济效益是企业最大的目标[4]。企业档案工作相比其他工作来说，工作内容是比较基础的，而且属于服务型的工作项目，很难直接产生经济效益。所以档案工作基本处在企业运转的边缘，管理非常松散，这种情况是会直接导致企业档案工作机构不健全，对于企业未来的发展很难发挥应有的效益。

3 企业档案管理的基本改革措施

第一个建议就是建立适合企业本身的规章制度，每个企业都有自己不同的特点，所以企业领导应该针对自己企业的发展特点和目标建立相应的制度，这样才能让企业档案管理工作进行的更加顺利。对于网络环境不安全的威胁，企业可以让档案管理人员进修一些信息安全技术工作，档案管理人员一定要增强档案的安全意识。在进行档案管理工作的过程中需要严谨的对档案信息进行鉴别，确定档案的保密程度以及开放范围。这样经过严格筛选之后的档案才能对企业员工们进行开放。企业也应该确立监管人员的具体点责任，遵循着档案管理工作人员对主管下档案负责的基本原则。档案信息建设以及应用的各个阶段也应该严格按照国家的标准和规范去执行，计算机网络系统的建设使用以及维护管理和涉密信息采集，储存都有很大的关系。想要保证电子文档中的档案信息不被非法访问和使用，应该对入网访问进行一定程度的控制，只让规定范围内的人员登录服务器，获取企业档案资源，这种情况下还应该采取一些信息保护技术，对网络安全进行维护。

第二个建议就是转变企业的管理观念，对企业的管理方式进行创新，提供更加高效的档案信息服务。企业的档案利用需求是有一定规律的，企业档案信息资源想要转化为现实生产力为企业制造出相应的经济利益，就应该大胆利用信息化技术进行管理，这样才能让企业档案信息资源转换成为可观的经济效益或者社会效益。

第三个建议就是应该不断提升企业档案管理人员的综合素质，加强档案管理人员的工作素质和人才队伍建设就是新时期内企业档案工作的基本要义。档案工作人员一定要有现代化的管理方法，对于信息化技术的应用也尽量线束，学习新的方法新的技能对于企业档案信息建设是比较有帮助的。档案管理工作人员的培养也应该投入一定比例的资金，这对于企业来说也是一个不小的挑战，企业领导应该尽量让工作人员得到培训的机会。

4 结束语

企业档案管理工作对于企业来说是一项比较重要的内容，无论是未来的经济效益还是社会效益都需要档案资源进行辅助，企业领导应该重视企业档案管理工作，档案管理工作人员也应该让档案资源为企业发展贡献出自己的力量。

参考文献

[1]刘建华.信息化条件下企业档案管理工作的问题与对策[J].办公室业务，2017（7）：60-61.

[2]曹阳.信息化条件下医科大学档案管理工作问题与对策[J].兰台世界（01）.

[3]刘爱云.建筑企业电子档案管理存在的问题及对策[J].建材发展导向（下），2017（7）.

[4]刘伶俐.信息化背景下电力企业档案管理面临的问题与对策[J].通讯世界，2017（22）：336-337.

作者简介

覃方圆（1984-），女，壮族，广西来宾，本科，研究方向：档案管理。