试析如何提高企业办公室档案管理工作效率

陈扬

摘 要：随着社会的发展，我国的企业的发展也突飞猛进。进入新世纪后，计算机技术获得空前发展，很多企业逐步建立现代企业制度，这给企业档案管理工作提出了更高的要求，就档案管理自身工作而言，也应该不断地适应现代企业管理制度，充分借助现代化手段和技术，发挥档案管理的功能，做好档案管理工作，助力企业发展。

关键词：提高企业办公室;档案管理;工作效率

科学技术迅猛发展背景下传统的办公室档案管理工作模式已经难以满足需要，网络信息化在办公室档案管理工作中的应用是大势所趋。办公室档案管理在企业工作中具有积极的作用，关系到企业各项工作业务开展，网络信息化技术的应用对提高办公室档案管理工作效率意义重大。因此，本文将围绕问题和对策来探讨办公室档案管理工作。

1 办公室档案管理工作面临的主要问题

1）管理观念急需创新。办公室档案管理在企业工作中具有重要作用，档案管理的精准性和完整性对企业业务开展和信息查找意义重大。但是，从根本上来说，受企业规模和工作重视程度的影响，办公室档案管理工作并没有受到所有企业的重视，重视程度不够是导致办公室档案管理工作效率低下的重要原因，没有在企业内形成良好的档案管理观念，办公室内部也缺乏科学的档案管理工作观念，严重影响了档案管理工作效率。

2）管理方式较为落后。管理观念不科学是引起管理方式落后的根本原因，办公室档案管理方式较为落后主要表现为管理工作停留在资料保存方面，管理工作更加流于表面形式，除了日常资料保存，部分人员也没有及时对接信息及时上传，缺乏一定的资料搜集，管理方法仍然以传统管理模式为主，还没有很好地应用到现代网络信息技术到档案管理工作中来。

3）档案管理人员配置需要加强。从数量来看，受企业重视程度的影响，办公室档案管理工作人员的数量还难以满足庞大复杂的档案管理工作开展需要，在一定程度上来说急需选优配齊办公室档案管理工作人员。从质量上来看，非档案管理专业背景出身的档案管理工作人员占了较大的比例，缺乏专业档案管理知识和水平的档案管理工作人员难以适应业务工作开展要求，实习人员与兼职人员难以准确把握档案管理工作的重要性，也缺乏现代科技网络信息技术应用能力来解决档案管理工作问题。因此，要提高档案管理工作效率就必须在档案管理工作人员方面下功夫，档案管理工作人员良好的信息化知识、档案管理水平是提高档案管理工作效率的重要保证。

2 现代企业制度下企业对档案信息的要求

1）及时性。及时性是企业生产决策部署的显著特征之一，如果不重视，就会在瞬息万变的信息中错失经营商机，无法满足市场化的要求，导致企业经济受损。连续性是企业发展的重要特征，作为有价值信息载体的档案，如果使用正确、科学的方法进行开发，会转化为不容忽视的生产力，提升企业的发展水平。在档案信息及时的帮助下，企业决策层能够迅速作出科学的决策。

2）准确性。半年内的信息是很多企业决策所需的信息之一。因为和决策有关的信息并非是静态的，而是在不断的变化之中，而档案则可以把动态的信息以静态的形式保存起来，以满足企业各项活动的需求，最终为决策提供必要的支撑和依据。如果信息无法被集中管理，再加上档案自身的隐蔽特征，有时很难提供准确的档案信息支撑，因此作为档案管理人员，必须确保档案信息准确性，以免误导最终的决策。

3）适用性。一段时间内企业经营管理活动和这一段时间的环境、政策等息息相关。随着时代的发展和进步，我们必须以辩证的思维去伪存真，在众多的信息中找到对当下有用的信息并继续保存，用以对企业经济生产进行指导。就当前发展形势而言，企业选择的重点应该是信息，在众多的档案信息中总结、提炼有用的信息，从中找到规律，深入总结、概括、浓缩，保持档案信息的严谨性，使之成为对企业发展有利的信息综合体，在企业管理各个部门、管理中传递和使用，保证各个部门和个人根据部门的特征和自身的工作情况，选用最佳的信息。

3 创新思路提高办公室档案管理工作效率的策略

1）构建现代化档案管理工作体系。要构建现代化档案管理工作体系，就必须树立现代化的档案管理工作观念，以现代办公室档案管理要求出发，正确处理和把握档案管理和文件管理的关系，结合管理是现代化档案管理工作体系的根本要求。档案管理工作人员要全过程全环节参与到资料收集、整理和记录中来，在熟悉和了解档案资料信息的基础上，建立完善办公室档案管理系统。同时，结合实际情况要建立科学的档案管理制度，明确档案管理的具体操作程序。

2）树立创新化的档案管理工作观念。要多措并举提高企业以及档案管理工作人员对档案管理工作重要性的认识，就必须树立创新化的档案管理工作观念。从单位企业出发，规范办公室档案管理，建立相应的制度管理来提升其规范化和重要性认识;从办公室内部管理出发，引导工作人员准确把握办公室档案管理与其他业务工作的关系，制定明确的档案管理工作目标，引导办公室内部工作人员树立现代化档案管理理念;从档案管理工作人员出发，实施强制化岗位责任制，提升档案管理工作人员的工作意识;从档案收集出发，做好档案收集、整理、分类、编排和保管的规范性工作，以文字编号、正文提料、主题词提取、附件处理、目录编号和文件检索为核心做好档案管理工作。

3）强化档案管理工作人员配置。一方面，加强档案管理专业背景出身的工作人员的引进，吸收有经验有知识有观念的档案管理工作人员进入到办公室档案管理工作系统中，充实现有的档案管理工作队伍。另一方面，强化办公室现有档案管理工作队伍的培训，以信息化技术学习、档案管理工作知识学习等为切入点，以网络视频、专题讲座、集中培训等为手段，做好办公室档案管理工作人员的专业培训，在提高其专业档案管理技能、工作责任感和使命感的基础上，全面推进档案管理工作人员素质提升。

4）提高专业性。针对企业内部档案管理水平不高，人员能力有待提升的问题。企业可以采取人才引进的方式提升企业档案管理层次。在公司人才招聘过程中，纳入档案专业人才，在学校中招聘档案管理相关专业的毕业生，充实企业档案管理人才队伍。对现有的档案管理人员，倾注更多的精力培养，创造更多的培训机会，让他们接受更专业、更科学的培训，不断提升其知识水平，满足现代企业档案管理的人才需求。档案管理人员水平的提升，带动档案管理工作的提升，最终实现助力企业生产经营活动的目的。重视档案管理人才的培养，宣传推介档案管理工作，让内部员工了解档案管理，深化认知认同档案管理。探索多样化的培养方式，如引入数字技术、信息化技术、计算机技术，以图文结合、喜闻乐见的方式提高培养的针对性和效果。企业领导应带领员工学习档案管理知识，尊重档案管理人员，提高档案管理人员企业认同感。

4 结语

科学技术的更新换代对企业的发展带来很多有利的影响，档案管理尤为如此，因此我们要敢于利用新思维、新思想、新手段来不断提升档案管理工作水平，不断提高档案管理从业者的工作积极性，以便提升档案管理工作效能。

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