新形势下医院档案精细化管理

栾立振 李涛 李兖

摘 要：随着社会的发展，医院档案显得更加重要。如何优化医院档案管理成为了当前医院工作的总要内容。精细化管理是指分工精细化和服务质量的精细化，是以常规管理为基础的、明确管理责任和要求的一种管理模式。医院档案精细化管理有利于提高档案管理的工作效率，推动医院的健康发展。本文主要分析了新形势下医院档案管理中存在的主要问题，提出了档案精细化管理的对策，期望能够优化医院档案管理，促进医院的发展。

关键词：医院档案;精细化管理;对策

随着社会的发展进步，我国的医疗卫生体系也不断健全，为更多的群众提供了更优质的服务。在医院管理中，档案管理是一项重要的工作，其不仅能够为医院的行政、医疗和科研提供有力的支撑，同时也能够全面提升医院的管理水平，更好地服务于群众。在目前的医院档案管理中，多数医院的管理模式较为粗放，很多环节和步骤不符合规范，很容易造成档案的遗失，不利于档案管理质量的提升，同时也阻碍了档案价值的发挥。因此，应实施医院档案的精细化管理，提高档案管理水平。

1 精细化管理概述

精细化管理是源于日本的一种管理理念，是社会大分工精细化和服务质量精细化的要求。精细化管理是指以常规管理为基础，融入管理责任具体化、明确化的要求，使每一个管理者都能够尽职尽责的一种科学化的管理模式。精细化管理的应用能够将管理目标分解、细化，并将其融入到管理的每一个环节，是提升管理执行力的重要途径。对医院来说，档案精细化管理就是根据医院档案的管理实际，按照“精细化”的要求，找到突出问题、薄弱环节，分阶段地完成每一项档案管理任务，从而更高效地管理档案，更大地发挥档案的价值，从而推动医院整体管理水平的提升。

2 医院档案管理中存在的问题

1）管理制度不完善。当前，很多医院的档案管理制度中还存在着很多漏洞和不足，经常发生档案不知如何归档、归档分类错误、档案完整度较低等问题，给后续的档案使用带来了很多麻烦，严重影响了档案管理的工作效率。另外，在医院的管理活动和学术研究活动中，档案所发挥的作用较小，很多档案的价值被埋没。

2）档案管理文化落后。在很多医院中，有关档案文化的内容很少，医院缺乏档案管理的文化氛围。这不仅阻碍了医院员工对档案重视程度的提升，同时也影响了档案的撰写，降低了档案质量。

3）档案管理方式不科学。当前，多数医院的档案管理以传统的管理模式为主，管理模式粗放，管理效率低，而且容易造成档案的丢失、损毁。此外，由于对档案的重视程度不够，很多档案长时间得不到更新，档案内容陈旧，跟不上医院管理实际的发展，造成档案的实用性较低，被长期搁置、遗忘，档案的价值被忽视。另外，在档案管理中，各科室和档案管理部门之间的协调性较差，沟通不畅，很多档案不能被及时、完整地收录到档案室中，造成档案的流失。

4）管理人员专业水平较低。在一些医院，档案管理人员都不是档案管理专业出身，大多是由医护人员、行政人员改行进而档案管理部门的。这就导致档案管理人员缺乏专业的档案管理知识，专业水平低，在档案管理工作日渐繁重的情况下，他们很难适应档案管理的要求，在日常工作中經常出现差错，进而影响了档案管理质量。

5）信息化程度低。随着信息技术的发展，医院档案管理也逐渐使用了现代化的信息技术，有效推动了档案管理活动的有效开展。但在一些条件较差的医院，档案管理的信息化程度还较低，大量的医疗数据和信息不能被有效搜集、整理，同时也给档案信息的查询和使用带来了很大不便，降低了档案管理水平。

3 医院档案精细化管理的意义

医院档案是医院日常工作的书面化的记录。医院档案能够为各个科室的工作提供科学的参考和依据。因此，对于管理者来说，档案不仅与医护人员的工作效率相关，同时也与医院的日常工作有关，因此，管理人员应充分重视档案管理工作，积极开展精细化管理。档案精细化管理不仅能够提升各个科室对档案的重视，更有效的参与到档案管理之中，同时也能够提高档案管理质量和水平，确保档案的完整、真实，保护档案的价值，促进档案作用的发挥，而且还能够推动医院整体管理水平的提升，更好地为群众服务。

4 医院档案精细化管理对策

1）提高对档案管理的重视。基于医院档案的重要性，医院管理者应充分重视档案管理工作，将其列入医院的日常事物加强管理。同时，要加大对档案管理的财力、物力等方面的支持，为档案管理提供良好的条件。此外，管理者还应经常性地深入档案管理工作一线，了解档案管理工作的实际，掌握档案管理人员的工作需求，不断优化工作思路和工作理念，为档案管理提供更加坚强的后盾。

2）明确医院档案管理的目标。在医院档案管理的过程应明确档案管理目标，将管理目标分解、细化，将不同的目标或同一阶段的目标落实到各个科室及其人员身上。在医院发展的各个阶段，管理目标也不同，因此应结合医院的长期和短期目标制定各个阶段的任务，充分将每个部门都纳入到目标实现的过程中，承担相应的责任。为了保障实施效果，应将各部门的档案管理工作纳入到考核标准中，并设立相应的奖惩措施。在档案的搜集过程中，档案管理人员应将档案有序记录下来，标准时间、科室和主要内容等;另外，还应将类似、相关的文件保存在一起或者通过一定的标签标注出来，提升档案的标准化;在档案的借阅过程中，要详细记录借阅时间、借阅人、规定归还时间、实际归还时间等内容，避免档案丢失。

3）完善医院档案管理制度。为了提升医院档案管理水平，应不断完善医院档案管理体制。医院档案管理体制的完善应融入精细化的管理理念，从医院的档案管理实际入手，明确档案管理的内容和标准，并根据档案管理工作的发展不断进行完善，确保档案管理的实效性。另外，根据各个部门的职能将档案管理中的各个环节和步骤分配下去，并根据一定的标准对管理人员进行考核，推动管理工作的正常开展。

4）建设医院档案管理文化。任何工作的开展都离不开文化的支持，医院档案管理工作也不例外。在医院档案的精细化管理过程中，应加强档案管理文化的建设。一方面，档案管理部门也深入各个科室宣传档案的重要性，提升员工对档案的认识。另一方面，档案管理部门还可以定期举办档案知识专题讲座，宣讲档案有关知识，传授档案管理的有关步骤和注意事项等。

5）提升档案管理人员的专业素质。档案精细化对档案管理人员的专业素质也提出了更多的要求。医院管理者应不断提升档案管理人员的专业素质，定期开展培训和讲座等。同时还应加强档案管理人员综合素质的培养，培养他们责任心、耐心和细心等，以更好地服务于档案管理。

6）加大信息技术建设。当前，部分医院的档案管理方式落后，其主要原因是对信息技术的使用还不够充分。随着医院规模的不断扩大，医院的每项工作都会产生大量的数据信息，这些数据会给传统的医院档案管理带来很大的压力，不利于医院管理水平的提升。因此，应积极利用信息技术开展档案管理，实现档案搜集、保存、查询等工作的数字化，同时也能够确保档案的安全，保护档案的完整性。

5 结语

精细化管理是一种现代化的管理理念和管理思维。在医院档案管理中融入精细化管理不仅能够优化传统的档案管理模式，使档案管理流程更加规范、责任更加明确，确保了档案的完整性，保护了档案的价值，同时也能够推动医院管理水平的提升，保障医院的平稳运行，促进医院的健康发展。

参考文献

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