浅谈行政事业单位固定资产内部控制制度设计

摘  要：建立行政事业单位内部控制制度是为了合理保证单位经济活动合法合规、资产安全和有效使用、从而有效防范舞弊和预防腐败，以提高公共服务的效率和效果。因此说，行政事业单位各层面内部控制制度的建立和有效实施十分重要也十分必要。本文结合工作实际，仅对行政事业单位业务层面中固定资产内部控制制度设计工作进行探讨，以小见大，为相关内部控制制度设计者和使用者提供借鉴，进而将行政事业单位单位层面内部控制和其他业务层面内部控制制度更有效设计并得以实施。

关键词：行政事业单位;固定资产;内部控制

国有资产管理是行政事业单位重要的工作之一，资产流失、使用不当、配置不合理等都将影响国有资产效益的发挥，随着固定资产管理有关政策、制度、办法的逐步完善，如何做好行政单位固定资产内部控制制度设计工作就显得尤为重要，现从如下五个方面探讨如何做好这项工作。

一、分配固定资产管理权限

（1）固定资产账务管理与实物管理由不同部门负责的情况。通常情况下，行政事业单位会设置专门的固定资产账务管理部门，比如财务管理部门;同时，设置了专门的固定资产实物管理部门，比如专职的资产管理部门，或由办公室指派专人负责固定资产的实物管理。

此种情况下，财务管理部门主要负责固定资产账簿的设置;依据固定资产实物增减变动情况记录各类固定资产价值变化情况;负责固定资产购置、维修维护、处置相关资金管理。固定资产实物管理部门主要负责汇总、审核、形成固定资产需求配置计划;牵头固定资产购置、转让、调拨、分配;负责固定资产日常维修维护;负责跟踪、记录固定资产日常管理信息变化等情况。财务管理部门与资产管理部门应定期进行实物盘点，确保账实相符;年度终了后共同核对各类固定资产价值信息，确保账表一致、账账一致。

（2）固定资产账务管理与实物管理在同一部门的，应通过不兼容岗位设置，确保有专人分别负责固定资产账务管理和实物管理。必要情况下，引入单位纪委或中介机构等参与固定资产的实物盘点及固定资产关键信息核对工作，以确保账表一致、账账一致。

（3）由于固定资产具有较高价值，其管理工作具有一定的长期性和专业性，因此行政事业单位各内设机构均要指派专人，配合财务管理部门和固定资产实物管理部门做好固定资产的日常管理工作。其主要职责包括：提出固定资产配置和维修维护需求，报告固定资产管理和使用等信息情况，配合做好固定资产盘点工作。

（4）有条件的单位，可单独成立固定资产管理领导小组。领导小组成员包括分管财务工作、固定资产实物管理的领导，财务管理部门、固定资产管理部门负责人，财务会计人员，固定资产实物管理专员等。领导小组负责编写单位固定资产管理办法、初审固定资产需求配置计划、制定年度固定资产管理工作计划、评价固定资产盘点结果、提出固定资产处置建议等。

二、关于固定资产配置管理

（1）制定固定资产配置标准。一是要参照财政部门下发的政府采购等固定资产配置标准，制定本单位固定资产配置的单价标准;二是参照当地政府部门下发的行政单位实物资产配置標准，制定本单位固定资产配置的数量标准。

（2）拟定固定资产需求计划。一是由单位内设机构根据工作需要，参照固定资产配置标准，提出新的固定资产需求计划，同时上报闲置、待处置资产情况;二是固定资产实物管理部门经初步审核，汇总形成单位固定资产购置计划、内部调配方案及待处置计划，报分管领导或固定资产管理领导小组决策。

（3）编报固定资产购置预算。依据审核后的单位固定资产购置计划，按照财政部门有关要求编制固定资产购置预算。预算编制过程中，提前谋划好资金来源、固定资产采购方式、款项支付额度及时间等，以提高预算资金使用效率。

（4）通过政府采购的形式购置固定资产。购置固定资产前要履行好内部审批程序，以确认采购需求情况、资金来源情况及采购方式等。自行组织固定资产购置的，要由固定资产管理部门、财务管理部门、资产使用部门或单位纪委部门组成采购评标小组，选定供应商。涉及金额较大或具有特殊用途的固定资产采购，建议通过第三方中介机构通过公开招标的方式实施。

（5）发生新增固定资产的，由固定资产管理部门、财务管理部门、资产使用部门或单位纪委部门组成验收小组，查验并记录新增固定资产信息。新增固定资产信息由固定资产管理部门统一保管，并据此填制固定资产入账手续，报财务管理部门调整固定资产账面信息。

三、关于固定资产的日常管理

（1）固定资产的日常保管和分配应坚持“权责清晰、注重效率、便于工作”的原则。建议由资产管理部门统一保管，其他各部门按需使用的固定资产有房屋、车辆、大型打印设备、摄影摄像设备、应急保障设备等;各部门按需领用和保管的固定资产有办公桌椅、电脑、传真机、打印机、小型复印机、扫描仪等。

（2）各部门要按照“谁使用、谁保管、谁负责”的原则，指派专人负责本处室使用和保管的固定资产的日常管理，及时记录固定资产管理信息变化情况，并定期向固定资产管理部门报告，更新有关管理系统信息。

（3）固定资产的日常维修、维护工作应统一由固定资产管理部门负责。各部门使用和保管的固定资产有维修、维护需求时，由本部门固定资产管理人员报单位固定资产管理部门，由其组织实施和结算。预计发生大额支出的，需报分管领导或固定资产管理领导小组决策。

（4）因退休或工作变动调离本岗位的，调离前要办理好固定资产移交手续，移交的固定资产有异常情况的要写明情况及原因。办理移交后，要及时报送固定资产管理部门更新相关资产信息。

（5）固定资产使用和保管人要尽职尽责，不得擅自损坏、私自变卖或挪用固定资产。因失职或故意造成固定资产丢失或损坏的，相关责任人要依资产价值进行赔偿。

（6）固定资产管理部门应在每个年度组织一次固定资产清查盘点，重点核查是否做到了账实相符、账表一致、账账相符，以及资产信息是否记录完整、及时更新。有条件的情况下，可委托中介机构开展固定资产清查盘点工作，并出具专项报告。

四、关于固定资产的处置

（1）经盘点确认发现固定资产损失的，固定资产管理部门应拟定报废清单，并经财务管理部门确认后，报分管领导或固定资产管理领导小组决策。涉及金额较大、管理使用不当造成意外损失的，应经单位领导集体研究后作出相应决定。

（2）固定资产管理部门应按照当地政府部门下发的行政事业单位固定资产处置有关规定要求，履行好外部审批程序，并依据审批结果进行处置。

（3）固定资产处置后，固定资产管理部门调整固定资产管理系统有关信息，并将相关情况报财务管理部门调整有关账目，真实记录有关收入和支出情况。

五、关于开展固定资产管理自评工作

固定资产管理是一项长期而重要的系统工作，因此有必要开展管理自我评价工作，以完善相关制度办法，确保管理有效。

（1）制定适当的自评价指标体系。该体系应包括固定资产管理制度建设情况（包括管理职责划分是否清晰、工作流程是否完善、不兼容岗位设置情况、审批程序是否完整等）、固定资产管理重要工作开展情况（是否编报固定资产配置计划、编制固定资产购置预算、是否通过政府采购的形式新增固定资产、是否开展固定资产清查盤点及成果应用情况、是否召开固定资产管理专题会议或培训等、固定资产管理相关账表记录情况）、重要数据指标情况（固定资产配置计划和购置预算执行情况、人均资产配置情况、资产维修维护费用情况、损失待报废情况）。

（2）由固定资产管理部门、财务管理部门、资产使用部门或单位纪委部门组成固定资产管理自评价工作小组，开展相关工作，并形成专项工作报告。有条件的情况下，可委托中介机构开展此项工作，并出具专项报告。

（3）自评价成果应用。一是督促各部门重视固定资产管理工作，履行好相关岗位职责;二是督促相关部门做好几项固定资产管理重点工作;三是摸清单位内部固定资产配置情况，评价其合理性，为未来资产配置和处置提供依据;四是分析好单位固定资产管理成本效益情况，提高相关预算资金使用效率;五是发现不足，进一步完善单位固定资产管理制度和工作流程。

参考文献

[1]2019年度高级会计实务.财政部会计资格评价中心编

作者简介：王莉（1981-）女，汉，山东省会计师，学历：硕士研究生，单位：辽宁省水利事务服务中心，固定资产管理。