大型化工项目物资管理的研究

文/吴春晖

大型化工项目的物资（设备和主材）成本占整个项目成本的比重很高，以本项目为例，占到建设投资的63%左右。物资管理是项目管理的重要内容，物资管理水平的高低直接影响着项目成本和工程质量。

化工项目物资与传统项目物资相比，具有多样性和特殊性的特点，除极少数关键设备由业主自行采购外，其他大多数设备都是由EPC承包商进行采购，各家EPC承包商承建的装置又有其相对的独立性，因此对于物资的管理特别是EPC采购物资的管理，对整个项目的进度和费用管理至关重要。

随着信息技术的日益发展，目前市场上出现了很多的物资管理系统，结合项目实际情况，最终选用了上海金山石化物流有限公司的物资管理平台，通过将物资管理相关的项目管理制度和流程固化到物资管理系统中，建立物资管理信息化体系，可以切实提高项目物资管理水平。

图1：物资入库管理流程

一、项目概况

上海华谊集团拟在广西钦州石化园区建设华谊钦州化工新材料一体化基地，其中一期工业气体岛项目建设内容包括粉煤气化装置、净化及CO分离装置、甲醇合成及精馏装置、乙二醇装置、醋酸装置以及相关的配套辅助设施及公用工程等，主要由7个EPC承包商进行装置建设，总投资过百亿。

二、物资管理总体思路

本项目投资体量大，EPC承包商众多、物资种类和数量多，物资管理的目标是将物资（包括自采和EPC物资）的采购计划、到货、检验合格入库、领料出库等全过程进行管理，且相关数据要和进度、费用管理平台打通，及时调整资源，避免项目建设周期滞后、减少资金成本。同时，将相关信息整理后作为项目竣工决算、在建工程转固定资产、项目运营等的支撑。

三、物资控制管理

1.采购计划

业主自采物资在集团统一的合同管理平台进行合同审批，待审批完成后，业主物资采购人员将相关信息导入到物资管理系统完成采购计划输入，内容包括合同号、合同描述、签订日期、供货方等相关的基本信息。业主物资采购人员需要对一个合同对应的所有采购明细进行分项录入，内容包括货品代码、货品名称、数量、单价、用于装置名称等信息。其中，货品代码编码规则为合同号-流水号，一个流水号代表一个合同中相同的一批物资，由系统根据相关信息自动生成，最终形成采购计划。

对于EPC承包商自行采购的物资，根据EPC和供货方已经签订的物资采购合同，由各EPC承包商物资管理人员按照与业主自采相同的程序进行录入，并由业主方物资采购人员根据合同进行审核确认。

2.物资到货及入库管理

业主采购的物资具备发货条件并发货后，业主物资管理员根据到货单信息，直接在采购通知单模块中选择到货物资对应的合同等相关信息，分配给业主的需求部门。

EPC承包商采购的物资具备发货条件并发货后，由EPC承包商将到货单提交监理和业主，并在采购通知单模块中选择到货物资对应的合同等相关信息，分配给对应的EPC单位，并经监理和业主确认。

在入库单录入模块，根据货物归属，由业主物资管理员或EPC物资管理员选择采购通知单模块中已到货的信息，并在提示框中选择到货的具体规格货品，并填写实际到货数量，系统会自动显示此规格货品的计划采购数量、实际采购数量以及剩余采购数量等信息，如果填写到货数量超过计划数量，将显示出错信息进行提示，对于EPC承包商采购的，需要监理和业主确认。

在入库单确认模块，选择对应的入库单录入信息，由业主物资管理员统一根据实际情况分配存储仓库，包括业主仓库或EPC承包商在系统中的虚拟仓库，系统中的信息必须与实际一致。

业主采购物资入库后，业主物资管理员组织仓储PMC、监理、业主相关部门人员按照合同规定及相关规范要求对物资进行入库验收，对于不满足要求的，分为异常可发放（降级使用）和异常不可发放（残次品），并由业主物资管理员将实际情况录入入库检验模块，并附上相应的入库验收证明，同时落实不满足要求部分的处理。对于EPC承包商采购的，验收时增加对应的EPC承包商，其余与业主采购相似。

为了确保信息的保密性，对相应的权限进行了设置，如业主物资采购管理员可以看到所有采购信息，各EPC物资管理员只能看见自己和供货商签订的相关信息，避免EPC承包商获取其他EPC承包商物资采购的技术参数等信息。

通过物资采购控制模块，可以清晰的列出目前业主和承包商已经采购的所有物资合同，以及每项物资合同对应的不同规格的货品及相关信息，为对应的进度检测和进度款支付提供了依据。物资入库管理流程，如图1。

3.出库管理

物资完成检验合格正式入库后，待业主需求部门或者EPC单位需要使用时，需要填写领料申请，包括三种情况：业主自采及领用、业主自采EPC使用和EPC采购自用，其中第一种由业主使用部门进行申请，第二、三种由EPC提出申请，每个申请必须说明该物资具体使用的装置单元及专业，并阐述预计安装开始和完成的时间。

领料申请提交后，按照规定进行领料审核，三种领料审核对应各自的审批流程，待审批完成后由具体需求部门或者EPC单位填写出库单，出库单信息自动从领料审核信息导入，形成一个出库单号（包含日期及流水号），待完成拣货后进行出库确认，出库单确认是对物资信息的最后一次核对，核对完成后完成整个出库过程，同时系统将更新库存信息。出库管理流程，如图2。

图2：物资出库管理流程

四、物资管理的进一步应用

通过将物资管理系统中的信息和项目管理软件进行数据打通，能有效支撑项目的费用和进度管理。

针对EPC单位采购的设备材料款支付，对应的节点为EPC与供货商合同签订（10%）、具备发货条件（50%）、到货并检验合格（20%，无需安装的设备；10%，需要安装的设备和材料）、安装调试完成（10%，需要安装的设备和材料），对应物资管理系统中的采购计划、采购通知单（发货）、入库管理、出库管理，大部分是强相关，可以根据在物资管理系统的进度情况来确认应支付的费用和物资采购进度情况。

针对物资的进度管理，将项目管理软件中的WBS分解结构和具体物资进行挂接，通过检测物资的节点，将物资采购、到货、出库等实际情况和计划进行对比分析，对关键路径上的物资进行超期报警，对到货后长期不出库的物资进行提醒，及时反馈进度情况。

为了充分利用物资管理系统中的数据，基于业务需求开发了很多报表，如根据在建工程转固定资产格式要求开发的定制化报表，项目运营需要的相关数据的报表等，相关人员可以随时从系统中导出各项报表，更好的为项目建设进行服务。

五、结语

目前，本项目的主要设备材料已经在物资管理系统中进行管理，对项目顺利开展和推进起到了一定作用，但由于在EPC合同中没有明确其必须将所有物资都在系统中进行管理，导致系统的物资没有做到完全覆盖，后续将通过一定措施使系统中的数据更加全面，更好地发挥系统的功能。