浅析医院档案管理系统智能化应用的现状及对策

樊玲 中国科学技术大学附属第一医院西区（安徽省肿瘤医院）

随着信息技术时代的到来和互联网技术的迅速发展，人工智能已应用到了社会的各个领域，医院档案管理自然也不例外，而档案管理作为医院办公室工作中的一个重要部分，在医疗、教学、科研等活动中的作用日益凸显，档案信息资源的利用也愈加收到管理者的重视。为了尽快满足现代化医疗机构管理的需要，我们必须重新认识并利用人工智能的思维和技术参与到医院的档案的建设和创新中来，使之发挥更大的作用。

一、当前医院档案管理中存在的问题和难点

1.医院档案信息量过大，档案管理方式不当。目前，许多医院内部档案信息、数据形式多样，内容繁杂，主要有纸质类、影像类、电子类等档案信息形式，包括病例类、图表类、人力资源类、财务管理类等等多种档案内容，没有规范的管理制度和管理途径，致使档案数据信息过于混乱，给医院档案管理的收集、整理分类等工作产生了较大的影响，造成档案管理效率低下，对医院的发展形成了一定的阻碍。

2.医院档案数据信息缺乏明确的结构化分类。医院内部档案的非结构化现象严重，医院产生的许多内部数据和信息都需要纳入档案记录中，如果不对其加以细致的分类和整理，在利用时就会增加搜集难度，影响到档案资源的利用价值。同时，医院内部数据信息还有多数是非结构化信息，加强档案管理必须不断强化对非结构化数据信息的收集、整理和利用，促进医院内部档案资源的有效利用。

3.医院难以有效获取和转化隐性信息资源。隐性信息资源是医院档案中重要的组成部分，与显性信息资源共同组成了医院内部档案信息资源系统。一般而言，医院档案显性信息资源具有表达性、交流性和传播性等特点，是一种较易获取的信息资源；而医院档案隐性信息资源的获取和转化难度则非常大，大多隐性资源的获取是依靠档案管理人员的经验和判断而得来的，具有排他性和独立性的特点，难以用具体的客观数据加以展示和表达，交流和共享难度极大。

二、在专业技术领域的应对措施

1.充分利用智能搜索技术管理医院档案。医院的档案管理水平影响着医院发展的速度和质量，而如何提高医院档案信息的搜索能力则是影响档案管理水平的重要环节。将医院内外部信息数据资源进行有效的管理并加以最大限度的利用，是提高医院档案管理水平的必要方法和途径，医院应在组织和整理利用内部信息的同时，加强对医院外部信息资源的搜索和获取。但由于医院外部信息资源系统过于庞大，信息数据种类众多，其搜索和利用难度非常大，因此，需要医院积极采用人工智能搜索技术，对相关文件政策、法律文本、同行医院的报告文件及市场需求情况等采取共享的形式，避免因信息量过大和复杂，造成信息资源的搜索受限，影响到医院档案管理的整体水平和质量。同时，智能搜索技术包含模式识别和神经网络两部分，能够在档案文本内容含义的基础上对相关信息知识进行准确的搜索和定位，速度快、准确性高，能够有效满足医院对信息资源的需求。智能搜索技术可以最大限度地扩展信息资源的传递系统，是解决信息过载问题的主要途径。

2.科学应用智能分类技术非结构化信息。由于非结构化信息的存在，其来源和语言格式存在巨大的差异，对医院准确、快速地获取和利用相关信息资源造成很大的阻碍。科学应用智能分类技术，需依据一定的要求和原则，对医院内部重要的非结构化信息资源加以整理分类，准确对其定位和获取，提高利用效率。在具体的智能分类过程中，应将非结构化信息资源每一个较大的主题分为各种小主题，列出主题层次，形成整体的信息主题结构，并创建不同主题间的联系，依据主题分类质量制定相应的标准或规则，促进医院档案管理的科学性和有序性。

3.合理应用智能管理系统管理隐性信息。智能管理系统即是在医院档案管理过程中，使计算机系统能够对专家推理和解决问题的方式加以模仿，获取专业的相关知识，解决医院档案管理中的隐性信息资源难以获取和应用的问题。智能管理系统包括对隐性信息资源的获取、推理、解释和显示等内容。其中，获取隐性信息资源是其运行工作的核心内容。医院通过利用智能专家系统，能够有效挖掘医院内部各项隐性信息资源，将其转化为医院所需的信息资源。

三、在管理制度方面的相应举措

1.注重法律法规的建设，确立计算机智能管理档案的法律效用。计算机智能管理档案的法律效力是否被承认，是档案管理的前提。我们之所以要对文件进行收集、整理、分类、归档的管理，是以备后人查看利用。然而，查考使用的前提必须是这些文件具有法律效力，即对法律程序范围内可以作为接受证据的材料。如果文件没有公认的法律效力，对档案实行计算机管理也就失去意义。

2.档案管理人员应具备必要的软件和硬件及外语应用能力。档案管理人员应具备档案管理的基础知识，不了解档案管理的基本知识就无法了解档案保护的必要性和重要性，我们就不能采取一切必要的措施管理和保存好电子档案，最终使真实记录遭受损失。而不懂计算机硬件和软件技术就无法对文档的整理和归档文件进行有效的管理，是无法达到长期保存和开发利用档案的目的。具有必要的外语应用能力，不仅可以直接从国外出版物或者其他信息渠道获取计算机信息管理的先进技术，还可以促进档案管理人员更好地了解计算机硬件和软件技术。这三个方面（基础知识，软件和硬件技术，外语应用能力）条件并重，可以成为档案管理模式的复合型人才。

3.健全管理体制保障体系。为能充分做好相关的医院档案管理工作，促进模式的改革，医院各级管理人员均应加快健全管理的体制，积极开展各项管理工作，明确工作职责，做到专人收集资料、专人接收并转入档案、专人保管；待各级审核后，必须将档案妥善密封，加盖密封章，进行密封保管；还要全面落实责任的追究制度，防止出现随意改动或丢失档案等情况，切不可未经比准随意翻阅、复印、借出、或带出。

4.分管领导重视是关键，档案综合管理是医院现代化管理的重要组成部分，尽管只是医院主体医疗业务管理的辅助部分，但却是医院领导决策所依据的信息体系。在科学家技术日新月异的今天，原有的档案管理模式在许多方面已经不适应当前的档案信息化建设。这就需要分管领导更新观念，提高对档案工作的思想认识，调整档案管理模式，使档案管理模式从单纯的纸质收费、整理、利用的管理，逐步过渡到计算机网络化管理方式中来，充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用。只有领导重视和支持，通过档案人员的学习和努力，医院档案管理智能化完全可以实现。