数据挖掘分析在档案管理工作中的应用探究

徐绪琴

关键词：数据挖掘分析;档案管理;应用分析

在信息化时代数据具有至关重要的作用。对数据的合理利用和挖掘能够极大地提高我们生活和工作的效率，更加方便人们的生活。对于档案管理工作而言，传统工作方法已经无法满足高速、快捷的现代社会发展需求。将数据挖掘分析技术应用于档案管理工作中，开展档案的分类、收集以及分析等工作，是档案管理工作的新方向，既提高了档案管理工作的信息化水平，也提高了档案管理的效率。本文就数据挖掘分析在档案管理当中应用的可能性和必要性进行分析，然后就数据挖掘分析在档案管理中的具体应用方法提出了一些个人的看法和建议。

一、数据挖掘分析定义

对于数据挖掘而言，主要是指在海量的数据中对有效、有价值的数据进行筛选和挖掘。通过这样的数据挖掘过程来提高档案管理工作的管理效率，改进档案管理工作的模式和方法。目前在档案管理工作中主要采用的方法有关联分析法、序列模式分析法、分类分析法以及聚类分析法等。通过数据挖掘分析方法对档案数据中的共性进行梳理，寻找出其中存在的共同点，然后将档案进行分类和整理，使得档案管理能够进一步实现信息化。

二、数据挖掘分析在档案管理应用中的意义

通过数据挖掘分析的定义可以帮助我们对数据发掘分析在档案管理中应用的意义和价值进行深入分析。研究数据分析对档案管理工作的影响，帮助企业制定出适合企业发展的数据化档案管理制度。详细如下：

（一）数据挖掘的意义

众所周知，21世纪是信息化时代。当下人们生活在各种各样的数据中。数据在人们的生活中占据了越来越重要的作用和地位。因此，进行数据分析和挖掘对提高人们生活的效率，提高生活的便捷性显得十分重要。对于档案管理工作而言，档案就是由大量的各种各样的數据组成的，数据挖掘分析同样可以在档案管理当中占据重要的角色，通过数据分析可以更好地帮助档案管理人员将档案进行分类和管理，通过对库存的数据进行挖掘分析，可以实现对档案的未来数据进行预测。

（二）数据挖掘的作用

对于档案管理工作中的数据挖掘分析而言，其主要作用是对档案的数据库进行深度挖掘和分析，对大量的数据共同点进行梳理和分析，寻找出其中存在的共同点。然后根据分析结果对档案进行分类和处理。例如，可以将具有相同出生日期的档案进行编辑和管理，或者将具有相同经历的档案进行管理。在传统的档案管理工作中，由于档案数量巨大，纸质档案很难进行有效的数据处理和分析，容易出现管理混乱的局面。显然这样的档案管理工作无法进行档案的快速查找，大大降低了档案管理的效率。通过将档案管理工作数据化，能够在很大程度上方便日后的档案使用和查阅。除此之外，在档案管理中运用数据挖掘分析技术也可以有效地提高档案信息管理和保存的安全性，使得数据的丢失和泄露情况得到有效避免。

三、数据挖掘技术及其在档案管理中应用的可行性

随着信息化潮流席卷全球各行各业，档案管理工作的信息数据化也成为无法阻挡的发展潮流和趋势。档案中充满了大量的、不完全的、模糊的、随机的数据，如果不进行数据整理和分析，不仅无法帮助档案管理工作效率的提高，反而会增加档案管理工作的工作量，无法取得既定的目标。数据的挖掘分析技术起源于20世纪80年代，但是被应用于档案管理中，还是处于起步阶段，还存在着很多的问题和不足，目前还处于实验阶段，并没有在整个档案管理领域得到全面应用。

我国开展档案管理工作的自动化、信息化开始于20世纪末期，通过将档案管理进行自动化、现代化的升级和转变，形成了大量的档案管理数据。对于档案管理工作的数据化而言，以往主要是指事务性的数据化升级，即通过将档案管理工作进行数据化处理，进行档案的信息检索、人员统计等。这样的档案管理中涉及到的数据管理和运用只是处于数据利用的初级阶段，并没有对数据的利用和开发进行深度挖掘。同时，还需要不断投入精力进行数据的保存、维护，无形中大大增加了档案管理的费用和使用成本。早期的数据分析和管理工作由于系统还不够成熟，没有形成系统化的档案管理体系和制度。因此，当前数字档案管理工作中经常出现由于使用和维护不当，造成数据丢失的情况也是十分常见的。

近年来随着信息化技术的高速发展，档案管理工作的数据挖掘和分析水平也取得了很大的提高。因此，档案管理工作的信息化仍然处于初步的管理层次上，显然无法满足社会发展需求。对错综复杂的大量的数据进行深度挖掘和分析，寻找出其中存在的共同点和规律，进行档案管理的高效运行，以实现充分节省人力、财力的目标，推进档案管理的现代化。当前一些企业在档案管理工作中运用了简单的数据库处理分析技术来实现档案管理的现代化，但显然并不能满足这一效果。随着数据挖掘分析技术的成熟，将其运用于档案管理中具有很强的可操作性。数据挖掘分析的工作原理是通过对海量的数据中有效、有价值的数据进行筛选和挖掘，提取数据中隐含的信息进行层层剥离提取，以促进档案管理工作的进步。数据挖掘分析在档案管理中的应用是实现档案管理数字化必不可少的一个环节和步骤。通过数据挖掘分析，可以将档案管理工作和网络技术、数字化技术进行结合，实现档案管理工作中各种数据的调动，实现各数据之间的有效配合和联动。对档案管理的数据挖掘分析，可以帮助在档案管理工作中建立出相关的数字模型，最大程度将档案管理中的知识性资源进行挖掘和利用，使档案管理中的知识信息得到更合理的利用。通过上述的研究可以发现，在档案管理中运用数字挖掘技术不仅具有充足的理论支撑和依据，同时在条件上也具有现实的应用可行性。

四、数据挖掘分析在档案管理中的应用

虽然在目前的档案管理工作中，也运用了一些数据挖掘和分析技术，但是目前还处于初步探索阶段，还存在着一些问题和不足。例如档案管理工作的效率不高、安全性不足、系统不完善等。本文结合现有的现状和研究成果，就如何在档案管理中具体应用和提高数据挖掘分析技术，提出以下几点建议。

（一）提高档案管理数据挖掘分析的效率

在目前的档案管理中，数据挖掘分析存在着数据分析效率较低的情况。造成这一现状的原因是多方面的。一方面是以往的数据挖掘分析技术落后;另一方面是由于档案管理中的数据种类众多，数据量大。提高档案管理数据挖掘分析的效率，首先需要利用最新的互联网数据分析技术建立适应的数字模型，以提高档案管理工作的速度和质量。通过提高档案管理数据挖掘分析的效率可以有效降低企业的档案管理人力运营成本，减少不必要的支出。

（二）数据挖掘分析增强了档案管理的安全性

对于档案管理工作而言，档案的安全性占有至关重要的地位。在以往传统的档案管理中，采用的是纸质形式进行记录和保留信息。對于这种档案记录和保留方式，不仅不便于利用，随着时间推移还会出现褪色、虫蛀等问题。这样的管理方式会造成严重的信息丢失，信息安全性低。采用数字化的信息档案管理方式，利用电子档案可以实现档案的网络化管理，节约了档案管理的空间，提高了档案的管理效率。对于档案管理中应用数字挖掘分析方法也应当加强对数据信息的保密，提高档案信息的安全性。可以采用建立专业的安全防护措施，在数字系统中建立安全防御杀毒系统。另外，对于数据的挖掘和分析也需要做好备份和保存工作，避免档案的遗失和失窃，同时也便于后期的查询和调阅，提高档案管理的安全性。

（三）建立数据挖掘分析的档案管理完善体系

在档案管理中建立起系统化的数据挖掘和分析系统也是提高档案管理工作效率和质量的一个重要措施。数字化的档案管理，不仅需要进行档案数据信息的处理和分析，同时还需要进行档案的收集、分类以及保管，这些工作是一个系统性的工作体系。建立起完善的档案数据挖掘分析体系，首先需要细化档案管理的内容，根据档案管理的内容针对性地建立起完善的档案管理体系。通过制定档案管理制度，将档案的数据挖掘分析按照数据的重要与否、时间、地点等进行挖掘分析和分类保存，推动档案管理工作不断朝着现代化的方向进步和发展。

五、结语

随着信息技术的高速发展和进步，对数据的挖掘和分析是目前各行各业形成的共识。对于档案管理工作而言，传统的档案管理中采用的是纸质形式进行记录和保留，这样的档案管理工作不仅工作效率十分低下，同时数据的安全性也不高，容易发生数据的丢失和泄露。数据挖掘和分析技术在档案管理中应用不仅具有较高的理论可行性，同时也具有较高的实际应用价值。