电子文件管理问题与对策

胡臻

【摘要】随着我国科学技术的快速发展，我国大部分机关、企事业单位等已经推行电子化办公方式。与传统的文件管理方式相比，电子文件具备一定的便利性和快捷性。在电子文件的起草、修改、收发等环节都更加便捷。但是，电子文件管理系统在应用的过程中存在较多的问题，例如识别与保存等问题。解决电子文件存在的各种问题才能更好地发展电子文件，提高办公室文件管理的效率，更好地促进电子文件的发展。

【关键词】电子文件管理;存在的问题;对策建议

一、电子文件概述

电子文件一般是指由机构、组织或个人形成的所有电子记录，与传统文件、档案概念不一样。同时电子文件也特指由政府部门、公共机构形成的电子化文件，它具有文件的各种属性，且一般是公务活动中形成的，具备一定规范化的形成、审核、流转等程序和管理要求，具有真实性、完整性和有效性。

（一）共享性。电子文件与纸质文件最大的区别就是共享性。电子文件的使用不受时间以及地域的限制，人们可以在任何时候任何地点查找自己需要的信息，而且具有极大的快捷性，同时可以在类似的文件中查找自己需要的信息。

（二）随时性。电子文件是建立在网络上的一种应用，在网络上的文件，可以在任何时间内进行利用。而传统文件只能在固定的时间和固定的地点以及固定的方式进行查阅。

（三）多样性。电子文件的可操作性为利用者提供了更多的利用方式，除了传统档案常用的利用方式如阅览、复制外，还可以为我们提供各种多样性的服务。

（四）数字化。电子文件主要的特性就是数字化，传统的文件转化为数字化，传输到网络中去。这样人们就可以通过计算机随时随地进行信息的查找，人们可以借助计算机在显示器或打印机上只需要花费几分钟甚至几秒钟就可以查找到不同地域的文件。在计算机内部，无论是存储还是传输等数据处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。

二、电子文件管理问题分析

（一）规章制度不健全。目前，针对电子文件的起草、修改、收发、传阅等环节都没有具体的规章制度进行专业性的管理。尤其是针对于电子文件的存储问题，相对于传统的文件出现的字迹模糊、老化、破损等问题，电子文件会出现电脑病毒以及电脑自身故障等问题。针对这些问题，电子文件很难出台相应的规章制度进行管理。在某种程度上甚至会影响单位日常工作的开展。目前，我国的实际情况是在电子文件管理方面没有出台相应的法律法规，同时也很难通过相应的法律法规进行有效的规范，这成为电子文件管理最大的一个问题。

（二）缺乏专业人员。目前，我国政府、企业中使用电子文件的部门之间缺乏有效的沟通和联系，这些工作人员并没有认识到电子文件管理的重要性，也并不理解电子文件管理的重要作用和意义。同时，一些从事电子文件管理的工作人员综合素质不高，并没有进行相应的培训，缺乏专业的技术和能力，这样会在从事电子文件的管理过程中出现一定的问题。最后，单位中的工作人员如果出现工作调动或者调离的现象，很难将电子文件全部进行上传或者移交，这就会出现文件丢失的现象，从而会影响单位工作的开展。

（三）信息安全问题。随着当今社会科学技术不断发展，人们的工作生活已经难以离开计算机，计算机的应用大大提高了人们在工作时的效率，但是，计算机的信息安全问题仍然是一项非常难以解决的问题，由此带来的电脑病毒问题严重影响电子文件的安全性问题。尤其电脑病毒会侵入到电子文件管理系统，导致电子文件出现无法打开以及破损毁坏等问题，从而导致电子文件信息的不准确和不完整，从而影响到工作的开展。

三、电子文件管理对策建议

（一）标准化的管理。电子文件是一项非常复杂的工作，这就需要出台相应的规章制度，才能科学有效地对电子文件进行管理。由于我国电子文件管理工作是近几年刚刚兴起的管理方式，因此需要学习国外一些先进的经验。同时，制定规章制度进行标准化的管理，會让工作人员按照规章制度开展工作，按照规章制度在电脑上收发和查询文件，从根本上克服纸质文件制作难、查询难、传递难的问题，使办公手段产生质的飞跃。

（二）提高人员综合素质。随着我国信息技术的不断发展，办公自动化已经成为了未来社会的发展趋势，电子文件的信息化、数字化都对我国文件管理人员提出了更高的要求。首先，作为电子文件管理人员，要掌握一定的计算机知识和技能，能够熟练操作电脑。其次，还要具备一定的电子文件管理知识，这样才能更好地去从事电子文件工作。同时，电子文件管理人员要加强自身的学习，管理部门要定期对电子文件管理人员进行培训，让他们熟悉系统和轻松完成电子文件的整理、编辑、归档工作，能够更好地应用到工作中。

（三）加强信息安全。信息安全是电子文件管理中一项非常重要的工作。如果信息安全出现问题，将会导致电子文件的数据被删除、篡改、伪造、泄密，造成非常严重的损失。当今，人们的生活和工作都依赖计算机，对于电子文件的依赖性越来越强，加强信息安全，能够保障人们日常的生活和工作更好地开展，这也应该成为当今社会最重要的一项工作。

【参考文献】

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