浅析内部管理信息化的对策建议

◎文/天津市财政局预算编审中心

一、推进部门内部管理信息化的举措及成效

预算编审中心作为市财政局的直属单位，承担着经济财政指标的统计分析、千余家预算单位部门预算编制审核以及绩效管理改革等工作，业务范围广、头绪多、时效性强。为加强内部管理，提高工作质量和效率，中心运用信息化手段，自主设计研发了一套用于日常工作督办考核的 “工作纪实分析管理系统”，实现内部管理规范化、流程化、系统化。

（一）“工作纪实分析管理系统”基本情况

纵观目前，几乎所有政府部门都在推进内部管理信息化，但尚未形成明显的综合效应，究其原因主要有以下几个方面：一是信息化设备研发维护成本较高。大部分单位信息化软件通过购买或者外包取得，运行维护需要委托开发商进行，成本较高。二是信息化系统功能无法时时满足工作需求。由于软件更新依赖外部专业机构，因此很难根据业务变化及时调整，导致软件响应速度慢，功能逐渐脱离工作实际。三是信息化系统操作复杂。很多部门信息化系统技术要求高，操作繁琐，增加了干部工作负担，导致软件效用不高。

为避免上述问题，保证软件设计切实可行，自2016年下半年起，由中心主任、副主任牵头，抽调具有计算机专业背景的干部成立专门研发小组，开始自主研发“工作纪实分析管理系统”。经过半年的努力，软件正式投入使用，其优越性逐渐凸显。

1.研发的经济性。研发“工作纪实分析管理系统”所需的软硬件设施，经论证，中心现有的计算机设备均可满足，无需增加额外投入，中心在职干部通过自学可以掌握研发专业技能，不需要进行技术外包或者购买外部服务。整个研发过程完全依托现有资源，无需任何开支，且软件投入使用后的升级改造，均依靠本单位干部，确保了软件运行的经济性。

2.技术的专业性。“工作纪实分析管理系统”的研发，建立在中心内网技术、网络状况较为发达的基础上，采用了Access数据库和VBA编程等计算机专业技术，在使用过程中，可以根据实际情况和具体需求，及时进行调整完善、升级改造，保证软件与时俱进，符合单位工作实际。

3.操作的便捷性。“工作纪实分析管理系统”在用户端采用相关技术，中心干部只需要打开软件界面，按照相关权限登陆系统即可操作，具有使用简单、界面简洁、用户技术要求低等特点。中心的年度工作计划直接导入该系统，干部只需录入年度中的新增任务，不会增加太多的工作负担，中心所有干部均可顺利操作。

4.功能的全面性。“工作纪实分析管理系统”设置任务录入、审核、查询等功能，通过将所有工作任务分解细化，能够直观反映每名干部的本职工作、待办事项、完成时限。系统分析功能以可视化的形式反映不同时点、每个部门和每名干部承担工作的数量、完成质量等情况，时时监督工作进展，并可进行多维度查询分析，全面实现了工作任务的信息化管理。

（二）“工作纪实分析管理系统”应用取得显著成效

在日常工作中中心充分利用 “工作纪实分析管理系统”进行工作安排、任务督导。该系统的应用，全面规范了中心内部管理，工作效率明显提升，同时对于统筹考虑内部机构设置和人力资源安排也提供了重要参考。

一是提升内部管理效率，努力降低行政成本。“工作纪实分析管理系统”的正式应用，克服了以往纸质化办公流程繁琐、效率低下等诸多弊端，各层级领导可时时监测部门及干部的工作进展情况，能够有效防范工作进度失控、重要工作遗漏等问题。同时，该软件实现了内部办公协同化，促进了信息共享，减少了重复劳动，极大地节省了人力、物力等成本。

二是加强单位内控建设，有效防控潜在风险。“工作纪实分析管理系统”针对中心各部门工作的性质和内容，明确工作要求、完成时限以及注意事项等，并按照任务重要程度进行分级管理。对重点工作及容易发生工作失误的事项，加强监督，及时验收；对易发廉政风险的领域，予以提示和定期检查。“工作纪实分析管理系统”应用以来，中心未发生工作遗漏、失误以及廉政等方面的问题，有效防控了各项潜在风险。

三是提供绩效考核依据，有力促进担当作为。“工作纪实分析管理系统”能够可视化地反映各部门和每位干部工作完成情况，为干部培养、评优表彰以及年度考核等工作提供了重要参考，有效杜绝了干与不干一个样、干好干坏一个样，鼓励干部主动担当作为，坚持营造敬业深耕、笃实奋进的干事氛围。“工作纪实分析管理系统”应用以来，各部门工作按时完成率达90%以上，较往年大幅度提升。

四是加强工作指标分析，科学人力资源配置。“工作纪实分析管理系统”能够直观地展现整个单位全年的工作总量以及每个部门、每名干部的任务分配和责任范畴。通过全年的任务数量、工作强度及工作完成率等指标，可以反映出单位内部的机构职责和人员安排是否合理，是否存在人员欠缺或者冗余等情况，从而为机构设置、人力资源合理配备等内部管理问题提供数据支撑。

二、部门内部管理信息化过程中存在的问题

（一）软件功能有待进一步完善

目前，“工作纪实分析管理系统”的功能主要局限在中心内部工作的汇总展示和日常督导等方面，一定程度上实现了按部门、按人员等为检索条件的查询功能，但对于工作中存在的问题、工作安排合理性等深层次的分析功能还不完善。

（二）存在重建设轻应用的问题

信息化建设过程中，硬件是基础，核心是应用。中心对“工作纪实分析管理系统”的开发利用还不尽充分。一是该系统应用主要局限在领导每周督办以及部门领导的审核监测，普通干部的应用还有待进一步拓展；二是软件应用侧重于内部事务处理和行政管理需要，支撑部门决策的能力亟待提高。

（三）未建立同现有软件的关联

目前 “工作纪实分析管理系统”的工作任务主要依靠批量导入和手工录入，未实现同现有其他办公系统的有效关联。在面临来文较多或者工作量突增等特殊情况时，现有方式显然会影响工作进度，如果能做到相关数据自动关联，将大大提升应用效果。

三、加强部门内部管理信息化的建议

（一）领导高度重视，切实转变观念，着力推进信息化建设进程

推动部门内部管理信息化需要破除惯性思维，自上而下转变工作观念，加强各部门间沟通协作，这就要求部门领导必须具备角色转换意识和全局观念，不仅懂得政策熟悉业务，还要从管理高度谋划信息化建设方案，就信息化工作进行总体设计，统筹实施建设工程。督促部门干部精准落实，定期验收，确保信息化工作按期推进。

（二）立足自主研发，完善系统功能，切实降低信息化研运成本

部门内部信息化是一项系统复杂的工程，需要持续不断地投入人力、物力等相关资源，因此要充分利用部门内部具有计算机专业技能的干部，立足自主研发，组织专门人员负责运行维护，降低研运成本。同时结合单位实际，及时进行软件升级改造，逐步完善系统功能，保证内部管理系统与时俱进，防止流于形式。

（三）注重软件应用，实现工作联动，充分发挥信息化系统功效

内部管理信息化，研发是基础，应用是核心。进行内部管理信息化，一方面应当重视软件应用，不仅局限于日常工作处理，还要加强对单位工作安排、职责分工等深层次问题的分析，更好地为领导决策提供支撑。另一方面要建立新研发软件同现有办公系统之间的关联，打通新旧软件功能，形成信息化工作体系，充分发挥软件协同作用。