谈现代企业降低会议成本管理的方法

朱振辉

中圖分类号：F275.3 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）9-135-02

摘 要 随着我国社会、经济的发展，各个行业高速发展，企业内部事务和外部交流也随之增多，伴随带来的是会议数量的日益增加，企业管理成本的不断上升。本文通过分析探讨现代企业成本管理现状，提出了降低会议成本管理的几点措施，以供企业参考。

关键词 企业 会议成本 管理方法

会议具有传达精神、统一认识、布置工作、研究问题、信息沟通、组织协调、监督检查、决策部署等功能，是企业解决问题的有效途径之一，现代企业中，会议是企业管理中的重要组成。会议管理通过运用各种有效的管理方法，对会议进行有效的计划、组织、协调、指挥、控制，使会议的各环节不出差错，是确保会议效果和会议质量的系统性综合性管理活动。做好会议管理，是很多企业历来高度重视的工作，是推动企业发展的重要抓手，其中会议成本管理是会议管理的重要内容。

一、企业会议成本管理现状

一般在企业中，通过召开会议去落实各部门的工作，解决工作上的问题，是企业管理中直接、高效的管理手段。在许多实际工作中，企业可以通过会议进行工作布置，使工作有计划、有条理的进行。同时，企业也会通过参加一些行业内、不同行业间的交流学习、参观考察等会议活动，增加见识提高企业创新能力和竞争力。还有一些合作伙伴到公司进行商业合作洽谈等大大小小的会议众多，不管是企业内部的会议，还是外出参加一些学习交流会议，或是商业活动会议，都会产生会议费用，都有一笔企业管理成本的支出，我国企业普遍存在会务费用成本无法压减的问题。有企业进行过会议测算，按照20万元/人每年的人均生产效率来进行测算，该公司科技以上领导会议管理成本超过了44元/次[1]。通过对会议费用的开支进行分析归类，可以直观地发现产生会议成本过高的原因很多，比如企业没有规范的会议成本管理制度、会务安排过于奢侈和浪费、会议效率低、会议数量较多等。

二、现代企业会议成本管理的必要性

会议作为实施管理的最常用方法之一，企业管理者对之很重视。但是在现在的会务工作中也出现了许多会风不正的现象，主要表现为铺张浪费、会议开支增多，这大大增加了企业会议的成本，不仅影响了会议质量和效率，还形成了许多不良风气，影响企业形象。会议都存在一定的成本，会议成本包括住宿费、餐费、交通费、文件材料费及其他相关费用。会议成本管理是围绕着企业会议所有费用的发生进行成本的计划、成本的预算、成本的控制、成本的核算、成本考核等。在企业中，会议成本预算的根本原则是省时、省人、省钱、省事，避免铺张浪费。因此，企业建立控制会议成本的管理制度十分必要。企业控制会议成本的目的是为了保证会议的质量和效率，提高企业工作效率和增加企业经济效益、社会效益。

三、降低会议成本的措施

（一）在会务安排上控制成本

通过严格控制会议的总量、规模、人数、会期、地点等会议因素，是企业控制会议成本的重要措施。第一，控制会议的数量，按照“能不开的坚决不开，可以合并的坚决合并，能用电话、文件等形式部署的事项不再安排”原则，切实减少各类会议。把没有必要的会议取消，比如一些布置任务性质、通知性的、不需要专门讨论的事项，可以直接通过内部文件、电话去将事项通知、布置到相关部门和工作人员即可。同时加强会议计划管理，会议数量可以根据月度、季度进行规划安排，对即将召开的会议进行统筹管理，控制会议数量。对于定期召开的会议，可以通过延长召开周期，把周例会变成月例会，把季度会变成半年会，减少会议召开频率从而直接减少会议支出。第二，控制会议会期，会议时间太长会增加会议管理的成本。会议会期尽可能缩短，按照会议级别制定相应会议时长，简化会议程序，优化会议环节，减少形式主义，回归会议本质，明确会议主题目标，直奔主题解决会议议题，以解决实际问题为目的，发言人讲话应简洁有重点，避免过于啰嗦、长篇大论，控制会议发言时间，提高会议效率，提倡开短会、讲短话。第三，控制会议的规模，制参加会议的人员数量，不邀请与会议主题议题无关或者无太大联系的部门、人员参加会议，杜绝坐满全场等讲规模讲排场的不良风气，避免将所有会议变成全体职工大会，应该根据会议议题，与各部门和员工的工作相关性、会议的影响力，进行科学合理的规划，最终决定会议的规模大小。第四，控制好会议进行的地点，会议地点选择以满足会议需要为原则，并以企业内部会议室为主，避免外出到到酒店、旅游景点等地点开会。第五，制定会议费用开支上限标准，企业主持的一些交流学习、培训、考察等会议，需要接待、住宿、用餐、交通等安排的，会议期间应严格按照相关规定，不超标使用会议经费，按照一切从简的原则，到简化礼仪、节俭办会、务实高效、避免浪费。第六，坚持做到会务标准化，作业表单化。建立固定的专业会务服务队伍，制作相应会务工作标单及到位标准，加强会务服务人员专业培训，提升会议风险管控意识，统筹优化会议经济和时间成本，确保提供优质会议服务，维持良好、高效的会议秩序，实现精益化办会。

（二）科学管理，降低会议成本

成本控制是会议成本管理的重要内容之一，高效节俭的良好会议风气往往可以体现一个企业的管理水平，科学管理可以有效控制会议成本。建立健全会议经费的预决算制度，根据不同类型、不同规模的会议制定相对应的会议费用支出标准，并监督经费使用和管理。一般会议应该避免到旅游度假区、高级酒店宾馆进行，会后尽量不要安排宴席，确实要安排宴请，也要有一定的预算制度。

（三）创新会议形式

改进会议形式，除保密会议外，提倡采用网络平台、视频、电视电话的形式进行会议。企业总部组织参加一些培训、交流会议，分公司可以采用网络交流直播会议形式，减少到企业或员工在交通、时间成本，同时也可以进行有效的互动学习。一些行业内的论坛讲座，参加形式多样，可以通过网络直播平台和现场参加，如果论坛不在企业所在城市内，可以通过网络视频平台进行在线直播进行学习。商业洽谈活动，如果讨论的事项不太繁琐，可以通过电话视频会议等形式进行。这些非常规会议的形式，都可以大大节约时间，有效降低交通费用、住宿用餐等费用。全面推广无纸化会议，会议应用无纸化会议系统，不再印刷纸质会议材料，充分运用信息化手段，降低会议材料印刷成本。

（四）会议定点接待

会议接待已经是企业的一项常规性工作了，接待工作也越发受到企业的重视，一个企业接待水平的高低可以影响企业的整体形象。会议定点接待主要指必须在指点的定点酒店、宾馆入住，会议也在制定的场所召开。定点接待的有许多优势，首先可以有效的控制开支，定点接待管理制度对结算的方式有所转变，接待实行公务卡结算报销，更加公开、透明化；其次是定点接待可避免参与会议人员使用公费去私人会所等高档豪华的消费场所，必须到企业指定的场所，按照成本管理制定的用餐、住宿标准，严格控制会议成本预算，有效禁止会议接待人员讲排场、比阔气的不良行为习惯；再次是可以防止会议工作人员到相熟的住宿用餐酒店、饭店、宾馆等场所，与其串通收取回扣、虚开发票等以公谋私、弄虚作假、侵占企业公共财物资金的违规行为；最后是企业长期与定点接待地点的合作，酒店、宾馆、饭店也可以给出更多折扣优惠，节省会议接待的开销，有利于会议成本的控制。综合来说，实行定点会议接待制度的好处就可以有效控制会议接待成本，同时还保证了接待的质量。会议接待所需的服务基本属于用餐和住宿的服务范畴，实行定点会议接待制度，规范会议接待的流程，完善会议接待成本管理的办法，统一会议接待的标准，可以从制度上杜绝铺张浪费和公款吃喝等不良风气，有效节约开支费用，降低企业会议成本。

在现代社会发展中，会议是企业内部、行业内部、行业之间沟通的桥梁，是讨论解决问题的直接有效方法，会议具有一定的必要性，但随之会议的规格和成本也在不断的提高，企业对会议成本的管理意识也在不断提高，企业对于会议成本管理手段也不断加强，各企业都旨在兼顾会议质量的同时可以降低会议管理成本，营造良好的会议新气象。

参考文献：

[1]王明宇，郭庆林.降低会议成本五招[J].经济管理者，2007（10）：106-107.