应用区块链技术提升电子文件管理有良好前景

□ 文/图 雷 曼

区块链技术因其能够在技术层面建立去中心化的信任机制，其应用已从金融领域延伸到社会经济多个领域。目前，中国石化已验证区块链可与电子档案、电子合同两个应用系统接入，区块链技术应用前景广阔。

电子文件是由电子计算机、数码相机、数字传感器等数字设备生成、处理和存储的，其信息以二进制数字代码记录和表示的一种数字文件。在现代企业中，电子文件管理是企业管理基础性工作，其便捷性越来越被认可。现在，征信平台的广泛建立，使电子文件具备可信性和有效性，一方面可促进电子文件凭证的规范应用，另一方面可以在档案、审计、信息共享等方面发挥直接作用，减轻文件真实性验证所带来的工作量和沟通成本，显著提高工作效率。

区块链技术因其能够在技术层面建立去中心化的信任机制，其应用已从金融领域延伸到社会经济多个领域。中国石化电子文件管理经过多年的信息系统基础建设，具备区块链技术应用条件，其发展前景广阔。

中国石化电子文件管理总体情况

中国石化在央企信息化建设中处于领先水平，大量业务已实现电子化，具有成熟的制度标准，在电子公文和电子合同文件形成、传输、交换、存储、利用等环节已实现统一管理。公司从2006年开始进行档案管理系统建设，初期主要实现数字化归档和ERP系统归档接口。2009年～2017年，该公司在统一规划下对其进行了系统推广和功能完善提升，主要解决了对传统档案信息化归档范围内档案的著录、归档、保管、鉴定、统计、利用等在线管理，建立了自上而下的统一的档案管理系统，实现了公文管理、财务管理、合同管理、设备管理等信息系统产生电子文件的归档管理，实现公文和合同管理系统产生电子文件的在线自动归档。

中国石化合同管理系统建设始于2007年。经过多年的推广实施工作，合同管理系统已在全集团境内外各企业成功上线，合同全生命周期管理基本贯穿整个系统，实现了对合同全方位、全过程的动态监管，促进了企业合同管理水平全面提升。

综合来看，中国石化的电子文件管理有以下几个方面特点：

业务融合度高。主要业务已实现信息化，电子文件与公司经营管理、生产营运等各环节、各业务流程高度融合。

管理跨度大。涉及境内外和油田、炼化、销售、工程、科研等各板块，文件业务面覆盖行政、生产、经营、科研、工程建设等多个方面。

分布广泛。业务信息系统的系统化数据，专业软件、个人电脑、移动设备的零散文件等。

文件类型复杂。包括各类结构化的数据库信息加前端表单，非结构化的文本文件、图形文件、图像文件、音视频等多媒体文件，以及电子邮件等。

电子文件在企业内部具备凭证价值，但在票据往来、建设项目设计图交付、合同签署等与外部企业的业务往来中，则失去凭证价值和法律效力，电子文件跨企业可信认证面临挑战。

区块链3.0在社会经济各领域得到广泛应用

区块链的概念源自学者中本聪2008年发表的论文《比特币：一种点对点电子现金系统》。近年来，随着智能合约的引入，区块链已成为一种具备多应用场景扩展能力的分布式基础架构与计算范式。概括来讲，区块链是一个跨商业网络的、共享的、不可更改的、分布式交易记录系统，其记录可作为征信凭证，数据经过加密，可保证交易的不可泄密性，其扩展性高，可供想加入网络的组织低成本快速接入。

区块链的发展大体上经历了从可编程货币（1.0）、可编程金融（2.0）到可编程社会（3.0）的3个主要阶段。在3.0段，区块链技术的去中心化及数据防伪特性受到广泛关注，陆续被应用到法律、公证、审计、物流、跨境交易等多个领域，人们试图用区块链来颠覆互联网的底层协议，让整个社会进入智能互联网时代，形成一个“可编程社会”。

区块链技术架构对传统的软件架构带来巨大冲击和改变。引入区块链技术后，每个参与方都具有一个共享账本，当电子文件提交时，通过点对点的复制，所有账本得到更改，从而真实可信地记录电子文件来源；电子文件指纹历史可以被每个见证节点所记录，从而作为可长久保存的未被篡改的依据；基于共识机制或类似机制，使用密码算法可确保网络上的参与者仅能看到和他们相关的账本内容，以此来保证提交过程是安全的、被授权的和经验证的。

区块链技术在电子文件管理领域得到应用

中国石化档案管理系统和合同管理系统技术成熟、运行稳定，且应用广泛，系统运行中产生了大量有价值的电子文件，在全国范围内的网络和数据中心已初具规模，具备接入开展区块链服务平台技术验证和应用搭建的条件。目前，中国石化已验证区块链可以与电子档案和电子合同两个应用系统接入，实现了对电子文件的产生、变更、归档、利用等环节的可信性管理。

区块链技术可应用于中国石化的电子档案管理。真实性、完整性、可用性和安全性，是确保电子文件档案性质的重要属性。在档案管理系统中，当发起一项归档业务时，业务人员提交电子文件，业务系统审批后的电子文件成为电子档案，档案管理系统对归入电子文件可信链应用领域档案库的电子档案进行档案系统数字签名。该业务对应电子文件的数字指纹、基本业务数据将被一并存入区块链。在区块链中，各区块按照时间顺序生成并连接成链，区块头用于链接到前一个区块并通过时间戳来保证历史数据的完整性，区块体则包含了经过验证创建期间发生的所有业务信息。

在电子合同管理领域，区块链技术一样可以得到应用。合同系统归档前，先上链验证电子文件是否被篡改，通过合同编号查询链上对应电子文件标识值，区块链将链上的值返还给合同系统，合同系统比对两个标识值，一致代表未被篡改，发起归档。合同系统向档案系统发送归档信息包，档案系统接收后通过关键信息上链查询电子文件标识值，区块链将链上的标识值返还给档案系统，档案系统比对两个标识值，一致代表未被篡改，所有电子文件验证都通过，启动后续归档和检查并将归档信息反馈给合同系统。

基于区块链技术建立的可信性认证体系，可以很好解决电子文件跨企业、跨系统可信利用问题，在引入政府、法院、上下游企业等有公信力和社会影响力的第三方机构基础上，私有链可以扩展到联盟链，或与其他区块链通过跨链技术形成联盟链，认证体系将更加完备和多元化。电子文件可以与外部单位进行交换，并可认证其真实性，具有法律凭证作用，用于法律证据，在档案、合同、财务、电子商务、审计等更多业务领域发挥区块链基础应用作用。