会计档案的归档与立卷管理探讨

文/阿拉尔市档案馆 廖佳洁

会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告和其他材料等等，是记录和反映经济业务的重要史料和凭据，会计档案具有专业性强、利用率高的特点，因此对会计档案的整理和归档要求也不同于其他档案，对会计档案的管理必须要给予高度重视，本文对会计档案的归档与立卷管理进行探讨。

一、会计档案的重要性

会计档案就是需要按照相关规定进行归档保管的一些会计核算专业资料，主要包括会计凭证类、会计账簿类、财务会计报告类和其他类。会计档案是重要的经济档案，记录和反映了各项经济业务，也能够从中总结经验，为单位进行经济决策提供重要依据，为了防止会计档案丢失、损坏、抽换和销毁，必须要对其进行规范化的管理，确保会计档案得到妥善保管和有效利用。

二、会计档案的归档与整理

对于会计档案的收集和整理，首先要明确会计档案的收集范围，会计档案的归档范围包括四个部分，会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计核算资料，不应归档的主要有上级有关财务的普发性文件；未生效的合同、协议、单据；无查考利用价值的一般性、临时性文件等等。

（一）会计凭证。根据不同类别，会计凭证可以分为原始凭证和记账凭证。原始凭证就是在发生经济业务过程中所填写的书面证明，它是会计核算的重要原始依据，原始凭证又分为自制原始凭证和外来原始凭证两种，自制原始凭证是本单位填写的，外来原始凭证是从外部单位、部门和个人处所收取回来的；记账凭证是会计人员依据原始凭证进行整理所编制出来的，主要有收款凭证、付款凭证和转账凭证。

（二）会计账簿。会计账簿是对各项经济业务全面、系统、连续的记录，能够系统反映出整体的经济状况，根据不同的类别可以将会计账簿分为总账、明细账、日记账、固定资产卡片和辅助账簿等等。总账是按总分类账务分类登记的账簿、明细账是按照明细账户分类登记的账簿、日记账是指每天由出纳会计所填写的银行存款和现金日记账；辅助账是一种备查账簿，例如固定资产卡片就是在明细账里不能记载的事项。

（三）财务报告。财务报告是用统一的货币计量单位，综合地反映出单位一定时期经济活动和财务收支情况的报告文件，主要是在账簿记载基础上进行整理编制而成的，根据不同内容，财务报告可以分为资产负债表、收入支出表、业务收入支出明细表、基本建设收入支出明细表、现金流量表、产品成本计算表、净资产变动表、会计报表附注和财务情况说明书等等；根据不同时间又可以分为月报、季报和年报；根据不同单位可以分为基层报表和汇总表等等，报表附注和决算说明要与报表以通组卷装订，各类会计报表也要像账簿一样编写页码。

（四）其他材料。其他类会计文件主要包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册等等，除此之外，还包括一些具有一定保存价值的会计核算文件和记录，会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文件和其他会计核算资料都属于会计档案。

三、会计档案的形成与保管

对于单位当年所形成的会计档案，在会计年度终了之后，可以由会计机构暂时保管一年，在一年期满之后必须要由会计机构编制移交清册，并移交到档案管理机构统一保管，因工作需要确需推迟移交的应当经单位档案管理机构同意。

对于需要归档的会计档案，都要整理装盒，并根据要求完整填写各项内容，会计机构负责按照归档要求进行整理立卷，装订成册，并编制好会计档案保管清册，对于保管期限的确定，在会计凭证类中，原始凭证的保管期限为30年，记账凭证的保管期限为30年，在会计账簿类中，总账的保管期限为30年、明细账的保管期限为30年、日记账的保管期限为30年，现金和银行存款日记账为30年、固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年、辅助账簿为30年；在财务报告类中，月度财务报告和季度财务报告的保管期限为10年，年度财务报告的保管期限为永久；在其他类中，会计移交清册的保管期限为30年、会计档案保管清册以及会计档案销毁清册为永久，银行余额调节表和银行对账单均为10年。

会计档案的分类标准直接影响了分类的质量，对于会计档案来说，主要有形式特征分类法、年度分类法和机构分类法三种，一般情况下，在会计档案整理的过程中都是将几种方法结合起来使用的。在目前的会计档案管理中存在着会计档案立卷不规范的问题，以下针对四种会计档案对立卷管理进行探讨。

（一）会计凭证的整理立卷。对于会计凭证的立卷，要按照日清月结的顺序，将汇总凭证、记账凭证、原始凭证进行分册整理，一般情况下，分册的厚度要在5cm以下，同时要去掉金属物，加封面胶底，装订成册，在装订的过程中要左齐上齐，如果右边和下边不齐，可以将凭证进行折叠，达到与凭证封面大小规格一致的目的。对于册的装订，首先用打孔机在左上角打三个孔，将封底、封面一起三角装订，之后进行包角粘贴，并在贴口处加盖骑缝章。除此之外，在会计凭证案卷的封面，还要完整准确填写单位的名称、机构名称、年度、月份、一共几册，本册是第几册，还要写明记账凭证的页数、保管期限、档案号，最终由立卷人和负责人进行签名盖章，以示负责。如果原始凭证的数量过多，可以单独装订成册，在封面注明之后存放在其他类会计档案中。

（二）会计账簿的整理立卷。对于会计账簿的整理立卷，需要根据不同的年份和种类分别进行立卷，并将单位、内部机构、账簿的名称以及卷内的页数、保管的期限、所属的年度在会计账簿的封面一一写明，由相应的立卷人和负责人进行签字盖章。对于活页式的账簿，要严格按照顺序进行编页装订。对于总分类账簿，要写明账簿名称，那些有分订的，还要注明分订成几本，以及该本的顺序，而对于已经注销的卡片式账页，需要在年终进行集中组卷。

（三）财务报告的整理立卷。对于财务报告的整理立卷，要根据月度、季度和年度分别进行，除此之外，审计报告和决算审核意见书也要附在财务报告后一起进行装订，在财务报告的封面也与上述档案一样写明相应信息，做好签名盖章工作。

（四）其他类会计档案的整理立卷。对于其他类的会计档案立卷，主要是银行对账单、银行余额调节表、会计人员交接表和会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等等，在收集之后要进行审查和核对，无误之后进行分别组卷，同样案卷封面也要填写完整信息，签名、盖章。

四、结束语

总而言之，会计档案管理是财务管理中的重中之重，因此必须要做好基础工作，实行科学、有效、规范的管理，提高管理水平，确保会计档案资料的真实和准确，提高档案的利用价值，更好地维护单位的经济利益，从而为单位乃至社会经济的发展提供可靠保障。会计档案的收集、整理、立卷、归档是至关重要的内容，也是会计档案形成的前提和基础，本文对会计档案的归档与立卷管理进行了一些探讨，希望能够对相关工作提供一些帮助。