对彩票行业档案管理的思考

文/菏泽市福利彩票销售管理中心 齐雅璟

彩票行业发展中所产生的档案资料，均要采用合理的方法对其进行有效的管理，档案管理工作具有双重性的特点，一方面要对档案资料进行整理和保管，另一方面则是要进行合理的归档和编号，为以后的档案资料查询等提供便利。彩票行业的档案管理工作中，由于资料数量庞大、管理流程不够规范，导致整个档案管理工作的效率低下，影响后期的信息检索，这就要求综合档案管理的多种问题，分析实际的管理需求，创新管理方法，全面有效地提高彩票行业档案管理工作质量。

一、彩票行业档案管理的常见问题

彩票行业在不断发展的过程中，涉及的行业领域不断扩大，业务范围也更加广泛，同时，彩票行业运营发展中的人事管理、行政体制等各项管理工作均发生了重要的变化，彩票行业档案数量也在不断增加。彩票档案作为重要的行业资料，需要应用科学方法对其加强管理。但是彩票行业发展中，开发的游戏内容和技术更新快，导致档案管理工作更加复杂化，且档案管理的操作流程没有得到有效规范，例如档案号码记录错误、案卷标题书写不正确、案卷缺失和内目混乱等，这些都导致档案资料难以获得延续。彩票行业档案管理实践中，对于检索方式没有加强研究，传统手工检索效率低下，影响信息资源的利用率提高。由此可见，彩票行业档案管理工作存在较多问题，需结合实际研究对应的解决办法。

二、彩票行业档案管理的有效方法及措施

（一）完善各项管理机制。彩票行业档案管理工作的具体实施，离不开相关管理机制的约束和规范，彩票行业档案管理部门属于行政部门，因而工作人员要认真履行档案管理的方针政策和法律规定，规范、有序地安排档案管理工作。彩票行业档案管理并不是某个部门单一性的工作，档案管理具有连通性和开放性，各部门的档案资料汇集后，要统一整理、保存，后期其他部门也可以随时查阅，因此，对各个业务部门进行协调统一，要求其共同辅助彩票行业档案管理工作的完成。对此，可以建立健全规章制度，对档案管理工作的实施流程、工作法则以及基本的操作技术等，均进行明确规定，同时明确各部门在档案管理实践中的职责和权限，进一步强化对彩票行业档案管理工作的监督、指导和检查，做到分工明确。

（二）做好档案防护工作。彩票行业档案管理实践中经常出现的问题就是档案资料的不完整，档案中的重要信息缺失或错误等，均会给后期的资料查询带来影响。考虑到彩票行业档案管理的复杂性，需要依据国家相关文件要求，设立防盗器、保险柜和保险锁等，确保档案资料的安全性，对于一些未出售的彩票和无价值的彩票等要及时销毁。但是对于具有重要价值的彩票档案则需要集中搜集、整理和核查，保证档案资料内容的真实性、完整性，然后应用图表、文字、实物或声像等不同方式对档案进行保管。对档案资料的内容和质量状况进行严格把关后，要按照日期划分，对其保管年限进行合理设定，定期整理和处理这些档案资料，对于非权限范围内的人员，则不能接触一手档案，否则会造成资料的遗失或失窃。

（三）建立电子档案。电子信息技术的应用与发展，给不同行业的管理工作带来了重要的便利，彩票行业档案管理工作中使用信息技术，建立电子档案，不仅保护档案资料的安全性，同时还能够提高后期档案查询的效率。在电子档案管理中，相关人员要加强学习，掌握更多的工作经验，了解电子技术的运用方法，在计算机中正确输入高效的档案信息。电子档案的使用主要是起到档案备份的作用，纸质档案保管不当，会不同程度出现缺损或遗失，对其进行完善的电子档备份，则能够增加档案保存的寿命，同时这种管理方式也大大减轻了档案管理人员的工作量，使其能够更好地做好后期服务工作。

三、结语

彩票行业的发展具有一定的特殊性，因而在实际经营过程中所产生的各种档案资料，均要应用合理先进的方法对其进行保管。彩票行业的档案资料中包含重要的信息，这一信息资源的利用对于行业研究具有重要的作用，尤其是对于图画、文字、照片和声像等档案资料，要实施编码处理。此外，还可以通过建立电子档案的形式，对重要资料进行保管，但是对于数据库系统要定时检查和更新，不能随意更改内部资料，否则会给后期查询带来影响。应用新方法、新思路和新技术加强彩票行业档案管理，对于推动行业研究发展具有重要意义。