机构改革三个阶段档案主管部门的作用

文/山东省诸城市档案馆 李培元

2018年以来，从中央到地方，新一轮的国家机构改革持续推进。机构改革涉及方方面面的工作，档案工作是其中不可分割的一部分。在机构改革过程中，地方政府、改革部门、档案主管部门有各自的职责，档案主管部门需要承担什么样的责任，如何服务机构改革的大局？本文将机构改革档案工作分为三个部分，来探讨档案主管部门的作用。

一、机构改革工作开始前

机构改革是一项系统性的工作，涉及多个部门，档案主管部门必须在改革之前就提前介入，为后续的工作打好基础。要做好机构改革过程中的档案工作，各级档案主管部门要提前做好以下几个方面的工作：

（一）要吃透改革精神。掌握这次机构改革的内容是什么，重点有哪些，涉及到多少部门，撤销、合并、新成立的部门分别有哪些，机构改革进程是怎样的，要在多少天内完成等等，做到心中有数，这样才能根据机构改革的整体工作进度来制定自己的工作计划。

（二）要在机构改革之前就开展对机构改革档案工作的监督指导。提前召开会议，并提请上级政府制发文件，对机构改革中的档案工作进行部署，有针对性地提出意见和要求，明确责任。可以对改革涉及部门的档案员进行一次专门的培训，巩固提高档案员的业务水平。

（三）要加强与机构改革领导部门和改革涉及部门的沟通。及时掌握机构改革信息，并且加强对档案法律法规的宣传，使相关部门的领导同志认识到档案工作的重要性，如果造成档案的丢失、损坏等档案违法行为，需承担什么样的责任，督促各单位将档案工作落到实处。

（四）根据机构改革内容，做好调查摸底工作。对改革涉及到的部门做一次全面的排查，掌握哪些部门的档案工作做得很好，哪些部门做得不好，并根据排查情况，督促相关部门及时整改。

二、机构改革过程中

机构改革开始以后，工作千头万绪，档案主管部门必须要全程参与，做好以下几个方面的工作：

（一）做好机构改革涉及部门的档案业务监督指导工作。机构改革工作任务繁重，工作开始以后，档案工作有可能被忽视或者重视程度不够。档案主管部门要改变服务观念，主动上门服务，根据机构改革的进程和改革涉及部门的档案工作进度，对具体的工作提出明确要求，到现场指导，发现问题及时整改。

（二）要严格执行档案法律法规。在机构改革过程中，一个机关撤销或几个机关合并，工作繁多，人员不稳定，容易造成档案资料遗失和损毁，特别是电子文件、照片、音像等特殊载体档案更容易遗失。在机构改革中，档案主管部门要加大执法检查的力度，对不按规定处置、移交档案造成档案丢失、损毁的，要追究相关人员的责任，并提请上级部门处置。

（三）接收撤销机关档案进馆。机构改革过程中，有些部门被撤销了，其职能不再存在，其档案应移交档案馆。还有的部门合并到了新的部门中，但新部门没有条件接收和管理这些档案，档案主管部门也应将被撤并单位的档案接收进档案馆。在接收档案时，档案馆应严把质量关，对于档案材料不齐全、不规范的，要退回去重新整理，合格之后再行接收。

（四）监督档案交接工作。机构改革中，有的部门合并到了另一个部门，或者几个部门合并为一个新的部门，这就牵涉到档案交接的问题。档案主管部门要主动参与到这个工作中，监督案卷质量和数量，督促相关部门做好交接顺序，确保档案顺利交接。

三、机构改革完成后

机构改革的结束并不意味着档案工作的结束，档案主管部门还需要继续履行自己的职责，具体来说，包括以下几个方面：

（一）做好新接收进馆档案的管理工作。机构改革过程中，将有相当数量的档案移交到档案馆保管，档案馆要做好这些档案的清点，将档案排列上架，并做好进一步的管理工作，为接下来的档案服务利用做好准备。

（二）对新成立的部门做好档案业务指导工作。机构改革中，有多个机构合并成一个部门的情况，也有新设立的机构，这些都属于新成立的部门，办公地点、人员等都需要重新安排。在这个过程中，档案工作有的有延续性，有的则是从零开始，档案部门需要对这些部门做好指导工作，尤其是针对新设立的部门，更要做好全方位的服务，帮助他们理顺档案工作。

总之，在机构改革前、中、后三个阶段中，档案主管部门都应该主动作为，履行自己的职责，为机构改革工作保驾护航。