企业会议管理有效性探究

张婷

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）9-084-02

摘 要 会议是企业管理水准和企业文化的真实体现，是企业重要的沟通方式，高效有序的会议可以提高企业管理水平。本文主要分析了现代企业会议管理中存在的问题，并建议通过会议预防性管理、信息化手段、会议管理制度等途径提高会议管理水平，进而达到高效率、高质量、高收益的会议目的。

关键词 会议 会议高效管理 策略

会议是有组织有领导地商议事情的集会，随着现代企业发展，会议成为企业内部集思广益的渠道，是企业重要的群体沟通方式，在企业的生产经营、改革发展、日常管理中发挥着重大作用。会议的主要目的是解决问题，效果不佳的会议不仅会增加企业成本，造成企业工作效率低下。鉴于此，查找现代企业会议效率不高的症结所在，找出不足，采取适当策略提升现代企业管理工作水平，是现代企业需要思考的重要问题。

一、企业会议的分类和作用

（一）企业会议的分类

会议，是企业日常工作的重要组成部分，按照不同的分类标准，企业会议有多种划分类型。按照会议性质，可划分为常规会议、特种会议、专业会议。常规会议是按公司法和惯例召开的会议，有一定的程序性和规范性。如股东会、党委会、董事会、职代会、总经理办公会、高层管理人员会议等。特种会议具有特殊性，不受时间、规模、议程等限制，如学术会议、会见会、谈判会、洽谈会、庆典型会议、会展型会议、签约会等。专业会议是指企业内部经营、生产、管理过程中解决实际问题的会议，如安全生产会议、质量检验会、财务分析会、新品研发会等。

参照其他标准，企业会议可进行如下分类，按人数可分为一对一会议，团体会议；按照开会方式，有面对面、电话会议、视频会议；按照目的，可分为固定的部门会议、临时会议、宣布人事安排、讲解公司政策及当众表扬或批评会议等会议。从以上分类来看，会议有多种分类方式，但是无论怎么分，其最终目的是为了解决问题、促进工作，确保企业各项经营管理工作顺利开展。

（二）企业会议的作用

在现代企业中，会议是分配工作、推进工作、总结工作的重要环节，是促进企业正常发展的重要载体。企业会议的作用可大致归纳为交流信息、解决问题、作出决策。一是交流信息，在会议室面对面交流，开展有效沟通，其优越性是任何其他电子手段无法代替的，这也是任何时代都需要会议的根本原因之所在。在日常工作中，会议往往是沟通交流、集思广益、传递信息、大脑风暴、解决难题的重要手段，通过分享信息、交流经验，让与会者得到启发、受到启示。二是解决问题，在企业中，召开各种工作会议都是为了统一思想、明确目标任务，让各部门、各单位厘清自身责任，确保按照预定要求完成任务，实现目标。主要领导根据会议内容，会后在部门内部进行层层分解，明确承担的分目标，把工作任务落实到具体组织或个人，保障每一个环节紧密相连、每一项任务落实到位。这种自上而下、环环相扣的目标确认、分解和责任落实形成了目标的保证体系，可以有效解决问题、推动工作。三是作出决策。企业在运行发展中，经常需要对重大事务协商讨论，在会议中，参会者之间进行充分沟通与，协调，对分歧之处进行面对面的磋商与确认，进而达成一致意见，为后期执行扫清障碍。

二、现代企业会议工作存在的不足

（一）会议效率低下

在长期的实践中，观察和总结出高效率会议具备以下几个特点：精简会议，只在必要时才召开会议；会议要进行充分准备和筹划，会议通知要及时准确；会前要制定合理有效的会议议程表；严格遵守会议要求；参会者范围要合理控制，要注意参会者与会议主题的关联性；会议过程中进行点评、总结；会议记录要记清所有决议、建议和负责人。与此相反，现实中，很多会议不讲究科学办法、没有会议管理技能，致使会议效率低下，无助于问题解决，影响了工作。

（二）会议成本偏高

会议成本是指参会者及会务人员在会议期间与工作有关的各项开支的总和，即时间成本、效率损失成本（管理效率损失，机会损失）和直接会议成本（差旅费、食宿费、文件材料费用）。现实中，经常把会议和工作等同起来，甚至“以会代干”，认为开会就是工作，这种认识误区严重缺乏“成本意識”，只算会议政治帐，不算会议经济帐；只讲会议规格，不讲会议效益，最终制约了会议质量和效率，也让与会者对会议充满排斥和抵触情绪。

（三）会议质量较差

现代企业大多拥有较为复杂的组织机构、繁多的业务线条，使企业的内部会议管理难度越来越大。同时，会议数量和会议规模不断攀升，会议甚至成为一项形象工程，有些企业将会议数量、会议规模、邀请的领导作为年终重要考核依据，对会议效用反而不闻不问，造成舍本逐末倾向。但是，会议数量的猛增并不意味着问题的解决，会议质量高的企业，管理人员的管理技能也比较高，企业管理水平也相应高。反之，会议质量低下的企业，管理人员的管理技能也必然比较低，企业整体管理水平自然也低，企业整体运作效率也低下。

三、会议高效开展策略

（一）预防性管理

管理学中，有一个预防性管理这个概念，主要是说管理工作要以结果为导向，未雨绸缪、提前谋划和准备，防患于未然。事先对某一方面管理可能存在的隐患进行科学的综合的分析，最大限度地减少或消除由其产生的不良后果，减少事后纠正的损失。为提高企业质量和效率，就需要从会前准备、会中控制、会后跟进等方面进行管理。

1.会前准备

管理学中，5W1H是一种思考方式，也是进行目标分解和决策的思维程序。它从目的、对象、地点、时间、人员和方法提出一系列的询问，并找到解决问题的办法和答案。这个原则可以借用到企业会议管理工作中，为会议工作提供一种借鉴和思路。一是要明确会议目的，从实际出发，只有必要时才召开，对内容相近会议进行合并，不开无价值、无意义的会议，大会、长会少开，小会简开，高成本会议尽量避免，或以其他方式替代。二是要明确会议议题。会议议题是指根据会议目的确定的要讨论的话题或决策的对象。议题应与会议目标保持一致，数量要合适，议题的顺序应遵循逻辑原则和重要性优先原则。三是要明确与会人员。要合理规划与会者数量，让与工作有关的人员参会，避免无关人员列席，做好会议通知和会议资料发放工作。

2.会中控制

组织者必须对会议所需的相关设备熟练掌控，能应付和处理基本的设备故障，要及时提醒、沟通，确保会议按时开始，准时结束，制定详细的会议纪律并加以贯彻执行。与会者对会议内容应进行提前了解，准备好自己的发言材料，提高会议质量。主持人要把握会议进度，明确各个环节所用时间，围绕主题展开，还要根据现场情况，适时调节现场氛围。

3.会后跟进

会议结束后，如果没有沟通和行动计划，会议出了会议室就失去生命力。因为问题的关键不在于会议本身，而是经过会上讨论所要进一步采取的行动。会后，会议组织部门要对会议决策内容的资料及时整理，传达跟踪会议决策内容，监督反馈会议决定。

（二）信息化手段

随着计算机网络技术普及与发展，传统的以人为主的会议管理模式的弊端日益凸显，无法满足现代企业高速运转的需求。为提升企业管理效率和水平，提高会议组织管理的效率，在企业会议管理中采用信息化手段实现科学合理的会议管理运作方式显得尤为重要。有条件的企业可以引进全套电子会议管理系统，如会议室预定系统，信息发布系统等。此外，引进多媒体手段也是优化企业会议效果的重要途径，可以采取多媒体技术等方法，以动画、视频等形式展现会议内容，使会议的内容更加形象、直观，从而产生对会议氛围有效活跃的作用，推动会议整体效果的良好发展。

1.会议室预定

大型企业集团，往往具有多个会议室，传统的会议室管理办法依靠等级，缺乏统一安排调度，会出现使用会议室只能靠运气，定好的会议室临时被他人占用，或者开会中有人突然闯进来等状况。为实现会议室等资源的有效管理和调度，可以实施会议室电子预约系统，解决时间，提升效率。

2.会议座次排定

会议座次表是会议筹备中的重要环节。座次图一般主要依靠会务人员手工编制，但是一些大型会议往往存在参会人员临时增减调整、临时变动，加之会前工作繁琐、工作量大，会务组因疏忽漏掉参会者或重复姓名等问题都会直接影响会议座次图的制定，容易出错。在现办公系统中引进会议管理网络平台就显得很有必要，会议管理平台内设企业全部会议室座次模板，会务组依据选定的会议室和给定的参会人员信息，通过设置职级筛选、部门分类、区域等条件，可以自定义会议座位区域，达到系统排定座次、生成座次图、自动导出打印的效果，极大的节约了人力成本。

（三）会议管理制度

公司制度是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，完善、规范的制度是现代企业的重要特征之一。因此，为提高会议效率、加强会议管理、规范会议流程、避免会议冲突、保证会议质量，企业结合实际情况，建立标准化的会议管理体系，制定一套行之有效的“企业会议管理制度规范”非常必要。

“企业会议管理制度规范”应对会议分类、分级与组织进行明确界定，集团总部根据会议计划，统一进行报批和安排。对会议通知责任、通知时间、通知方式，会议资源和会议服务协调进行明确。会议进程管理中，要包括会议签到、会议主持、会议纪律等要求和说明，最后，再对会议纪要、会议决议、会议督办进行明确。

四、结语

综上所述，通过本文的研究分析，要解决会议管理中的问题，需要更新观念，按照求真务实、快捷高效的要求，端正会风，将会议效用最大化。同时，还应借鉴成功经验，探索出符合自己企业实际的会议管理路子，与时俱进，引进会议网络管理平台，节约会议组织时间，提高会议管理效率。

参考文献：

[1]现代汉语词典[M].第五版.北京.商务印书馆，2009.

[2]張晓彤.高效会议管理技巧[M].北京.北京大学出版社，2004.

[3]郑新胜.跨越会议误区，提高会议效率[J].办公室业务，1995，03：37.

[4]曹健荣.预防性管理的“四个结合”[J].企业管理，2015，04：65.

[5]徐智华.浅论会议管理[J].中外企业家，2008，02：64.

[6]梁从富等.企业会议管理网络平台建设与应用[J].科技经济导刊，2016，11：20.

[7]李森.析如何做好现代企业会议管理工作[J].现代国企研究，2016，04：30.