县级自然资源和规划档案管理现状、问题及对策

文/兴山县自然资源和规划局 黄艳

机构改革和职能整合，对自然资源和规划管理工作提出了更高的要求，为了提高自然资源和规划管理水平，实现土地、矿产、水、草、林业资源不动产登记、开发利用、规划等科学管理，必须提高自然资源和规划档案管理效率，促进自然资源和规划管理效率的提升。我们必须认识到工作中存在的问题，采取针对性的对策解决这些问题，提高县级自然资源和规划档案管理水平。

一、县级自然资源和规划档案管理存在的现状

随着自然资源管理职责的调整，自然资源档案管理工作发生了巨大的变化，机构改革、职能整合为档案管理工作带来了良好的发展机遇。做好自然资源和规划档案管理工作，能够保障土地、矿产、水、草、林业资源、不动产权籍所有者、使用者合法权益，解决其权属纠纷，促进土地、矿产资源合理开发利用等相关工作正常进行。在自然资源和规划管理职责调整后，造成自然资源和规划档案数量、门类大幅度增加，同时增加了自然资源和规划档案管理工作的难度。如果在工作中仍然应用传统的管理模式，无法有效提高工作效率。目前只能由多人在各部门按照行业规定分别使用不同的软件管理其档案，局机关无法集中、统一管理所属部门档案。一是档案人员对整合后的职能业务熟悉不透。二是档案库房面积无法保证。三是硬件设备不能保障，目前还没有一个兼容的软件能同时处理好机关档案、地质灾害防治中心档案和不动产权籍档案。

二、如何提高县级自然资源和规划档案管理水平

（一）提高对自然资源和规划档案管理的重视程度。首先，县级自然资源和规划领导需要重视档案管理工作，将这项工作列入年度工作计划和考核内容，成立档案工作领导小组，分管领导亲自抓、办公室具体抓、各业务股室、二级单位、自然资源所配合抓，形成了一个强有力的档案管理网络。

（二）建立完善的规章制度。在自然资源和规划档案管理工作中，完善的规章制度是提高工作水平的关键，因此，必须建立完善的规章制度。首先，健全档案管理制度。在原有工作基础上重新修订档案员岗位责任制、档案保管、利用、保密、鉴定销毁、档案移交、库房管理等一系列制度，同时完善自然资源系统档案“三合一”制度。确保档案从档案收集、整理、移交、归档、保管，到档案编研、开发、利用的全过程实行环节管理，实现各个环节管理责任制。

（三）提高档案管理工作时效性。为了提高档案管理工作时效性，需要加强自然资源档案经常性管理。首先，及时收集。各种材料一旦形成，及时归档，不出现档案积压。其次，注重完整性。整个自然资源工作过程中具有保存价值的文件材料全部收集，不出现遗漏。再次，坚持档案规范管理。经常性检查，保持时效、科学、规范。最后，加大对直属二级单位及各自然资源所档案的收集、整理、及时移交到局档案室归档。

（四）实现自然资源和规划档案的数字化管理。数字化管理是自然资源和规划档案的主流发展方向，为了实现这一目标，需要采取以下措施。首先，建立内部局域网，配备档案管理专用服务器。对库存档案永久、长期保管的档案进行原文扫描、数字化加工。实现从案卷级、文件级目录数据库向全文数据库管理的转变，实现纸质档案与电子档案同步归档，可以通过计算机直接查询。其次，引入先进的档案管理软件，建立完善的档案数据库，并实现自然资源系统档案资源的高度共享，在局域网可按访问权限查阅档案电子目录及全文数据，实现OA系统及原生电子文件在线归档管理。最后，建立专门的电子阅览室，配备完善的阅览设备，设立权限，专门为档案查询提供服务，缓解档案原件频繁使用磨损、提高信息检索速度、加强档案信息资源的开发和利用优势，减轻档案员工作量。

三、结束语

总而言之，随着社会的进步与经济的发展，对自然资源和规划档案管理工作提出了更高的要求。为了提高县级自然资源档案管理水平，相关领导必须充分重视这项工作，增加在自然资源档案管理方面的投入，建立完善的规章制度，积极探索先进的档案管理方法，加大力度进行档案管理数字化建设，提高县级自然资源和规划档案管理水平，保证档案管理工作的质量满足相关要求。